浅谈技术档案管理中的文化建设

◎张思宁

（深圳市特种设备安全检验研究院 广东 深圳 518300）

在互联网信息时代，管理文化与“单位形象”已被越来越多单位所重视，尤其是企业文化所带来的巨大创造力及其一系列商业价值。无论是行政事业单位还是企业，都结合生产工作、职工活动、企划宣传建立了自己独特的管理文化。

作为文化建设的重要记录形式和基础工作，档案管理与文化建设互相配合、互相补充、缺一不可；只有适应文化建设不断提出的新要求，才能进一步做好档案工作。本文以特种设备检验检测机构为例，分析档案管理工作中存在的问题和不足，并从文化建设角度探讨解决办法。

一、技术档案管理问题及现状

技术档案管理，指对技术档案的收集、整理、分类、保管、鉴定、统计和服务等一系列活动的管理过程。在实际工作中，很多单位的档案管理形同虚设，这种现象在以技术为主的机构尤为严重。重技术、不重文化已成为技术机构档案管理工作的普遍问题。

（一）档案管理岗位人员配置不足

目前大部分特种设备检验检测机构，并未配备专业的档案管理人员，档案管理工作主要由文员岗位兼职，进行简单的档案收集、装盒、上架工作，档案保护和管理工作形同虚设，更不要提培养专业的、有对应性的特种设备检验检测档案管理员；大多数机构的相关工作人员并不知道如何主动收集档案，如何对档案整理分类才能提高效率。长期忽视档案管理工作的结果是岗位人员业务素质低下，档案管理人员流动性大、管理松懈[1]。

（二）缺乏切实有效的管理制度

一些专业的技术机构的档案管理制度不健全。一方面原因是岗位人才缺失，另一方面是岗位配置的人员业务能力偏低。一名合格的检验检测档案管理员首先应熟悉其业务范围、流程，能判断档案收集的范围，鉴定档案的重要性。同时还要求档案管理人员具备专业档案资质与业务素养，懂得如何采集数据形成档案，用何种方式装订、归档，如何实现工作程序的标准化，从而提高技术档案管理的专项能力。而文职人员在一般岗位角色设置上仅仅是从事文字工作或是文件整理工作，缺乏档案管理人员专业能力，更不具备一名专业档案管理员的思维方式。

在此种情况下，技术机构建立的管理制度形同虚设。有些机构仅能对依法需要永久保存的档案进行管理，而对于那些保存期限不同的档案则混在一起，连基本保存类别都未划分，也不做具体规定。制度中存在的漏洞，造成了无数重要档案的“隐形丢失”[2]。

（三）档案管理缺乏执行力

有一些单位虽然建立了自己的档案管理制度，但缺乏有效的管理方式，疏于监管。一般情况下，相关机构在其档案管理制度当中都会规定如何接收、整理、编目、上架档案，但是对于接收时限、漏接档案等情形并未有具体惩处办法，使得工作人员散漫对待工作，“接多接少”无所谓，“接对接错”无人查。

同时，对档案管理制度当中的借阅环缺乏严格控制，空有制度，没有力度。一些档案被借出后，管理人员仅将借出日期简单登记了事，却不及时督促借阅者按期归还，档案保护意识淡薄，使得一些档案“有借无还”。同时还存在档案管理人员对借出收回档案检查不仔细、甚至不检查直接归档的情况。当归还的档案被随意涂改，档案的真实性及原始记录便不再具有意义。缺乏有效的管理方式以及制度执行上的无力，间接导致了管理人员不负责任的工作心态。

（四）必备硬件不足

很多检验机构的档案管理还处于“不丢失、不泄密、能调阅”即可的初步阶段。对于他们来讲，档案就是在机构申请相关资质时的一次性用品，检查时能拿得出来就可以，不需要设立专门的档案管理岗位，不需要培养专门的档案管理人才，更不需要进行专业的、适应工作性质需要的培训，档案管理岗位是一个清闲而又毫无创造价值的岗位。正是这种态度，造成了决策上的偏颇，以至于很多档案工作者并没有相应的岗位，而是一岗多职，难以认真对待档案工作；对职业前景缺乏信心，毫无工作热情；将日常档案工作仅仅停留在机械性整理、装盒层面，上架、归档等不及时，档案管理工作技能落后[3]。

基础环境差、硬件设施不足是当下档案工作面临的普遍问题。资金支持不足，不符合档案管理必备的条件。有些单位虽然设立了档案室，却无法按要求做到“三房分立”，档案库房设备简陋、环境潮湿，没有细水雾灭火设施等。这种状况容易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的准确性、完整性、安全性。

二、依托文化建设强化档案管理

（一）重建档案工作人员价值观

精神需要、自我实现需要、自尊需要的满足都要靠文化建设。想留住人才，不仅靠待遇也要靠感情。而感情正是文化的一部分，任何单位都有属于自己的文化，这种文化要被所有组织成员所认同[4]。基础文化建设决定和影响职业价值观的导向性。

（二）管理认同和管理共识的建立

很多单位的档案管理制度做得非常好，但却执行不当，效果也不理想，其原因还是缺乏管理认同和管理共识。从档案管理工作实际来看：一种是制度，有文件、有要求，可看可讲，这是档案管理工作中的硬件部分；一种是文化，没有实际的文件，无形、无字，是档案管理工作中的软件部分。缺少了文化建设这个软件部分的有效管理控制，即便有制度也很难贯彻。

三、结语

在基础管理工作中，文化与档案都是必需的，二者之间又有着共性与联系。档案的载体丰富多样，具有良好的形象性、直观性等特征。档案与文化这种相通的特性，决定了文化建设对于档案管理工作的成长发展起着至关重要的保障作用。只有不断加强文化建设工作，才能稳步推动档案管理工作[5]。所以，要把文化建设作为推动档案管理与发展的重要抓手。要不断强化档案文化建设的责任、服务、创新等意识，切实满足群众对档案文化信息的需求。