大数据背景下电子档案管理要点探究

◎唐长秀

（龙岩市第三医院 福建 龙岩 364000）

大数据时代，信息更迭出现前所未有的速度与效率，信息传递通道和传递途径更加广泛，这些都推动档案管理工作的进步与发展。档案是机关、组织及个人在社会活动中形成的，可作为历史记录储存的，储存方式可为文字、声音、图像及其它方式或载体。

学者尚子田在研究中指出，电子档案有利于促进智慧城市建设，实现电子文件管理和相应的储存备份工作，满足档案馆的需求，实现信息的整体性调度[1]。李颖在研究中提出利用大数据对医院的不同信息进行分层管理，提高信息数据处理的针对性和有效性；也可将档案管理工作与云计算技术相结合，并联系医药企业大数据，保证医院档案信息和数据的完整性[2]。周思施分析医院电子档案管理的可行性，指出新常态下医院在开展信息化建设时,存在着档案信息管理高度集中、计算难度大、汇总分析指标多等多重问题,这在一定程度上为数据融合及档案高效运行提供了机会,促使平台模式逐步转变[3]。

认真分析电子档案的优势以及电子档案管理中存在的问题，提出相应的对策建议，期望对电子档案的应用与管理有所借鉴。

一、电子档案的优势分析

（一）提高管理效率和服务质量

大数据时代，我们工作中的诸多方面都与计算机和互联网互相渗透，同时资源共享也帮我们进一步提高资源获取的便捷性和有效性。推动电子档案的管理与发展，是对传统纸质档案管理的保持和改进，也是逐渐适应信息化时代的一种趋势。利用电子档案对不同文字、图片以及影像资料等分类收集，实现针对不同层级工作人员开放不同级别的电子信息化，利用关键字搜索，使信息获取更加高效，有利于提高工作效率。同时，电子档案管理平台可以让各部门之间信息共享更加便捷，信息调度和及时更新具有可操作性，跨部门合作的阻力更小，更有利于矩阵式的工作结构发展。

（二）推动档案管理信息化进程

档案管理信息化是诸多企事业单位档案管理的发展方向。目前，档案管理不仅与各个行业自身发展相关，对于相应的监督管理部门，档案管理的电子化同样具有重要作用，既节约行政成本，同时可以保证监管工作的顺利高效开展。档案管理信息化将推动国家统一信息平台的建立，对于监察和审查部门工作的便利性以及信息获取的真实性具有重要意义，可以有效防止信息篡改和做假账等事情发生。在实际的档案存储过程中，信息化可以最大程度保证声音等影像资料的完整度和真实性，电子档案作为先进的档案存储技术，迎合今后信息产生和传播的方式，便于多种媒体信息的获取和录入。

（三）有利于文档保密

在实际工作中，纸质档案管理占据大量的空间，同时由于保存不善以及相应的监督管理制度存在问题，比如一些利益相关者可以借助相应的人际关系，轻易篡改个人档案。电子档案管理可以设置相应的查看范围，为电子档案管理人员设置专业的IP地址，一旦有档案泄露情况，将会追踪到相应的泄密人员，使电子档案整体处于相应的监控状态，防止泄露信息[1]。专业性较高的电子档案，可以采用设置安全网的形式，加强身份验证，保证档案安全，从而推动档案管理事业的发展。以医院管理为例，伴随着医疗改革，推行跨省间的医保制度，不同层级和跨区域的医保档案传递和调用将面临信息泄露的风险。对此，更要设置相应的信息保密措施，确保医疗事业健康有序发展。

二、当前电子档案管理存在的问题

（一）电子档案管理的基础设施缺失

目前，在电子档案管理中比较显著的问题是档案管理的基础设施不足。以医院档案管理为例，医院领导或相关部门更愿意将资金投入到效益较高的科室和购买专业检查设备，对电子档案管理的重视程度不足且提供资金有限。电子档案获取需要相应的扫描仪以及影视拍摄录像器材，档案管理资金不足的问题使得设备不完善且相对简陋，无法适应当下档案管理的需求；对于纸质档案的整理及录入，需要专门的数据编码和影像资料复刻，由于专业摄影和读取设备缺失，电子档案管理发展受到明显的制约；对于纸质档案保存，需要做到防潮和防蛀，由于设施相对比较落后，导致图片以及字迹变得模糊不清，影响档案的保存质量。

（二）缺乏相应的电子档案管理制度

电子档案管理是相对较新的管理形式，目前各行业档案管理基本还是沿袭纸质档案管理时代的制度，忽视信息重新录入的重要性，对于信息的安全性和保密性重视程度不够。传统的档案管理侧重对于工作人员的约束，而对档案管理的实际操作以及相应的保护措施规定不到位。此外，电子档案管理的绩效评估也存在问题，对于档案管理中出现的档案丢失以及档案存档日期、定期更新等问题监督不到位，档案管理工作并未落实到个人。同时还缺乏对于档案管理人员的激励机制，导致档案管理工作人员缺乏工作积极性，影响团队工作氛围。

（三）档案管理人员素质亟需提升

在对档案管理人员进行招聘过程中，存在准入门槛较低、部分员工从其他科室调入或兼职的现象。因此，档案管理人员的业务水平参差不齐，缺少专业的档案管理人才，不利于档案管理工作发展[2]。新时期电子档案应用及大数据处理和统计，更加凸显专业档案管理人员不足的问题。由于档案管理人员长久以来习惯纸质档案管理，信息技术能力不足，对于档案管理信息系统的搭建和后期的维护更新能力不足，不利于行业信息化发展。

（四）电子档案与纸质档案并存

在医疗行业，由于医疗保障制度的延续性，医院在多年间建立的纸质档案记载了大量信息，这些信息都是实施医保政策以及医保人员享受补贴的重要凭证；随着医疗改革的推进，医院的医保信息、诸多的药物价格变动和补贴等信息更加庞杂。但是由于纸质档案的信息数据过于庞大，在向电子档案过渡过程中容易出现疏漏，影响整体电子档案信息的完整性，也不利于电子档案中数据的进一步开发。另外，纸质档案中存在字迹潦草无法辨认，或是信息编码出现问题的情况，在录入过程中难以解决；并且由于时间跨度大，无法考证信息的真实性。对此，电子档案和纸质档案并存将成为今后很长一段时间内医院档案管理的常态化局面。

三、大数据背景下档案管理的完善措施

（一）加强档案管理基础设施投入

加强对电子档案管理的基础设施投入，必须加大对档案管理的资金投入，引进国内外先进的档案管理技术，从而保证档案管理系统的实用性；要注重对于人才的投资，为档案管理科室配备具有专业计算机技能和档案管理技术的专业人才，采用较高的薪酬，引进高层次人才；在必要的条件下，投入资金，发展档案管理工作外包业务，从而减少内部人员招聘，减少编制压力，提高档案管理工作的效率；聘请专业人才设计档案管理系统，从而保证档案管理的专业性和针对性[3]。对于传统纸质档案的保存和管理，也要购置先进的防潮防蛀设备，从而保护纸质档案留存的信息。

（二）完善电子档案管理制度

新形势下电子档案越来越重要，必须及时更新和完善相应的电子档案管理制度。要明确规定电子档案的密级，对于密级较高的电子档案，要严格保证其保密程度，防止信息泄露；对于电子档案管理中出现电子信息泄露以及档案遗失等档案受损问题，要做出明确的规定，制定档案管理惩罚措施；要完善电子档案的定期更新和检查制度，内部监督管理部门要排查档案管理中出现的问题，做到责任到人；要完善档案管理的绩效考核制度，采用严格的考核方法，多维度对电子档案管理人员进行考核。

（三）提升档案管理人员素质

提升档案管理人员素质，最重要的是要提高相应的信息安全意识和应对问题的应变能力。在进行档案管理人员招聘时，应相应提高招聘门槛，注重选拔综合性人才，融合档案管理和信息技术的实用型人才；要加强对工作人员业务素养的培训和提升，提高计算机和多媒体技术的应用能力和统计工具的使用能力，从而实现对档案数据资源的开发和应用；要加大资金投入，采用外聘教师或技术培训等方式，提高档案管理人员的业务素养；要注重不同行业档案管理工作的学习和交流，互相合作，共同提高。

（四）分散档案信息录入

目前，电子档案管理信息录入工作主要集中在档案管理科室。与此同时，其他科室及部门的信息也在不断产生，并且最终汇总到档案管理科室进行整理和录入，这无形中加大了电子档案管理人员的工作量和工作压力。分散档案管理的信息录入，应将档案信息录入在产生的环节就实现基本信息入网，档案管理人员只需做最后的检查和筛查即可[4]。这就需要开发与档案管理终端相匹配的电子档案信息录入客户端，各个岗位人员在每一个环节中都要实现信息的基本录入，减少信息由第三方录入导致的信息模糊和不确定性；设置信息录入错误提醒，档案管理人员根据档案管理标准和最终录入的数据，设置相应的参数和预警值，一旦录入出现问题，可以由信息录入环节相关工作人员及时更改，从而保证信息录入的规范性。

四、结语

大数据对于电子档案管理是项基础性工作。档案管理面临大数据的挑战，一成不变的纸质档案将逐渐成为过去式。目前，各个行业仍然不可丢弃传统的纸质档案，在电子档案和纸质档案没有实现完全整合的情况下，两种档案并存的局面将会在今后很长一段时间内保持。一方面，我们对传统档案的真实性和可靠性很依赖；另一方面，电子档案尚处于初级阶段，存在很多需要完善的地方。

未来，档案管理工作将面临更大的挑战。大数据以及云计算的使用，也给信息安全管理带来更高的要求。作为档案管理工作人员，要提高自身的档案管理意识，增强基本信息安全常识，强化电子档案管理技术攻关，支撑电子档案管理体系的运行和发展；在相应的硬件设备上，要加大资金投入力度，保证技术设备先进，注重电子档案和纸质档案的衔接与整合，实现纸质档案到电子档案的最终过渡，实现档案管理的现代化发展。