信息时代高职院二级院校档案管理工作的创新策略

2019-12-26徐桠

文化创新比较研究 2019年10期

关键词：档案管理院校信息化

徐桠

（江苏商贸职业学院，江苏南通 226011）

当前统招扩招正考验着高职院二级院校的运行体制，其中针对院校档案管理方面的工作最为关键。在切实考量二级院校档案管理工作的实际情况后，发现大力推进档案管理的信息化工作进程是极有必要的，它能够为高职院校的整体运作发展提供新动力、新空间。

1 高职院二级院校档案管理工作的现状分析

1.1 二级院校档案管理的政策实施

在 2014年6月，我国国务院就正式印发了《关于加快发展现代职业教育的决定》《现代职业教育体系建设规划（2014～2020年）》，这些标志了我国职业教育发展将迈入新阶段。为了切实相应党中央号召，各地高职院校也结合时代发展新形势不断扩大办学规模，建立健全的高职院校组织制度。就以高职院二级院校为例，目前国内各地高职院二级院校都建立了“二级管理”体制，它作为一种新型的管理体制迎合信息化时代发展需要，属于高职院校级职能背景下的一种宏观调控策略，它专门将管理权限下放到二级院校中，依托于信息化时代新技术重新架构二级院校综合管理体制。就从综合管理运营体制上来看，这种新模式相比于传统的单向单层单级管理模式就融入了像大数据、云计算这样的先进技术内容，实现了二级学院内部管理工作的有效细化，特别是彻底解决了传统二级学院在档案管理工作方面的诸多疑难问题，它为二级院校的新一轮高职人才培养及工作数据采集提供了颇有价值的客观依据，也为高职院教学改革、社会服务提供了合理有效的参考平台。

1.2 高职院二级院校档案管理工作的基本现状

高职院校的主要教育目标就是培养高职生职业技能，所以针对校内的档案管理工作一定要做到位。传统高职院校所采用的是纸质档案，其中涉及档案类型众多，如科研档案、教学档案、党政文件档案、计生档案，以及各种校庆、校际活动、会议、竞赛等影像记录档案等。这些档案材料的产生都以实际工作内容价值为标准，这为档案管理人员的日常工作带来巨大压力。就以高职院二级院校为例，在刚刚构建“二级管理”体制时，他们需要快速接受并适应高职院一级组织下移的管理权限，工作权限与工作量明显增多，工作内容也相当繁杂。就目前许多高职院校而言，他们的二级院校就无法良好承接这一工作，导致自身在档案管理工作方面存在偏颇。具体来讲就包括以下四点现实问题。

1.2.1 档案管理工作明显缺乏制度基础

在“二级管理”体制提出并构建之前，高职院校的档案管理工作始终都遵循“一级管理”工作目标，结合这一工作目标分配工作任务。但对于校内的二级院校来说，他们的档案管理工作制度并没有完全形成，其工作团队也未能实现对新型二级管理体制工作流程的有效把控，整体来看在档案管理制度方面还严重缺乏实操经验，如此一来，二级学院也就无法在短时间内建立一套符合于自身的档案管理工作规章制度与管理实施办法。究其根本，高职院二级院校在档案管理工作方面还明显缺乏制度基础，在制度未先行的情况下，其实际管理工作也无法做到有章可循，这为校内的档案管理工作整体带来诸多困难。

1.2.2 档案管理工作缺乏实际条件

目前许多高职院二级院校在档案管理工作方面缺乏实际条件，首先在硬件条件方面，二级院校未能设置一套标准化的档案库房，在档案材料存放管理方面都需要工作人员自主选择，无法实现对档案的集中管理与有序管理。再一方面就是高职院二级院校的档案管理工作未能结合现代先进技术手段，在针对新技术、新设备的应用方面还有所欠缺。

如果从软件层面看，二级院校并没有设置专门的档案管理体系，在档案的收集、整理、编目、检索、利用、保密以及销毁等方面还无法做到切实到位，没有针对性的软件管理方案作为技术依托。软件方面的无法跟进容易造成二级院校档案管理工作的不及时、不规范与不标准，严重还可能造成档案管理收集的无法全面到位，存在档案管理分类不清、使用不到位等情况。

1.2.3 档案管理工作缺乏信息化运作过程

传统高职院二级院校还依然采用旧式档案管理工作思想与流程，一方面是因为二级院校档案管理工作人员适应旧管理模式，另一方面也是因为二级院校在档案管理工作信息化体系建设方面缺乏充足的资金支持。种种原因就导致了二级院校档案管理工作质量与效率的严重低下，许多档案管理工作任务无法有效落实到位，这也同时严重影响到了档案管理工作之于高职院校综合建设价值的有效提升。

1.2.4 档案管理工作缺乏创新意识

在国内高职院二级院校中，档案管理工作普遍缺乏创新意识，学校会将更多的人力、物力、财力都投放于教学以及师资力量培育上，同时却忽视了校内档案管理工作。目前的二级院校中普遍缺乏良好的档案管理工作模式，特别是对传统管理模式的突破与改革策略少之又少，这种创新意识的缺乏也从根本上限制了让二级院校档案管理工作的突破与优化[1]。

大数据技术支持下的高职院二级院校档案管理工作创新性策略思考。

在信息时代，高职院二级院校也要做到与时俱进，在充分接受高职院校“二级管理”权限，建设“二级管理”体制的过程中，也要充分利用信息时代创新技术内容，如采用大数据技术从整体上优化二级院校的档案管理工作，思考并提出更多创新性管理工作策略。

2 建立二级院校档案管理工作新制度

首先应该建立二级院校档案管理新制度，实现其档案挂办理工作的标准化建设目标，做到档案管理工作的有序、良性、健康发展。在大数据技术支持下，二级院校也要更多借鉴海外经验，从根本上立足高职院校教育需要，结合《电子文件归档与档案管理规范》这一国家标准来制定符合于二级院校档案管理工作的有效办法。在建立档案管理工作新制度的同时，也必须明确档案归档的具体范围、电子文件接收的具体格式要求以及档案保管方式的具体安全级别，结合传统档案管理模式对档案的收集、存储与保密过程进行优化调整。总体而言，就是要充分利用大数据技术特点，确保二级院校档案管理工作的实效性，结合二级院校档案管理工作动态构建新制度，确保档案管理有特色、无重复、形成二级院校所独有的档案管理风格特色[2]。

2.1 融入二级院校档案管理信息化实操内容

要全面构建二级院校的大数据管理系统，并对系统下的档案管理工作模式进行深度评估，比如说在针对党群类档案挂办理、行政教辅类档案管理、学生资料档案管理、实验室建设档案管理、二级院校总资产档案管理方面就要才用到综合功能较强的 Edoas 教育行政办公系统。这一自动化办公系统类似于企业中所采用的 OA 系统，它能够实现对二级院校前端、终端等所有内容的全程管控，并实现二级院校与高职院校的相互连接，串接形成一套高职院校整体化的信息档案管理体系，为高职院校的综合化发展做好技术铺垫。

2.2 建立档案管理工作的危机预警机制与响应机制

要为二级院校建立档案管理的危机预警机制与响应机制，并积极构架档案管理的灾难恢复数据库，以实现对档案管理内容的有效完整转换和安全备份，提高档案管理的机密程度。传统高职院二级院校的档案管理是存在巨大漏洞的，它常常因为系统瘫痪而造成档案资料损失，对二级院校的发展不利。为此，二级院校应该设置、构架信息档案的安全保护系统，建立一套行之有效的档案管理危机预警与响应机制，特别是重视对信息档案灾难恢复数据库的建立，保证信息档案在校内被永久保存。目前许多高职院二级院校都会建立这一在线配合脱机备份的数据库多重保护系统，配合大数据技术实现对信息档案的灾难恢复处理，并取得了不错的档案管理效果[3]。

2.3 建立档案管理工作的创新信息化模式

高职院二级院校必须重视自身内部信息档案的管理与使用过程，要建立档案管理工作的创新信息化模式，充分结合大数据技术内容，复制并生产处更多信息内容，以摆脱传统中对档案管理认知不强的错误意识。具体来讲，二级学院档案作为高职院校档案的重要组成部分，它的综合活动原始记录需要更具权威性，利用大数据技术针对该权威性档案进行数字化管理，可确保档案的再生与复原，避免传统中档案损毁后档案内容的无迹可寻。为此，二级院校还需要探索实施文档一体化和归档双轨制档案管理工作信息化模式，以归档双轨制为例，它就提倡将纸质档案文件转化为电子文件，并同时提供大数据技术支持。在如此的技术思想支持下，二级院校的档案管理也能实现专题化、系统化、有序化、并同时体现信息化管理的唯一性，为校内档案管理工作人员减负，也为二级院校档案管理提供更为优质、高效的服务工作思路[3]。

除上述外，高职院二级院校针对档案管理工作人员的岗位工作能力也提出了要求，它就迎合了《高等学校档案管理办法》中所提到的“高校档案管理人员需要具备档案管理的专业知识及信息化管理技能。”二级院校档案管理工作枯燥且工作量繁重，所以高职院校一定要提出基于大数据技术的创新管理办法与工作模式，一方面为高职档案管理工作人员减负，一方面切实提高校内档案管理工作水平，通过校内档案管理工作人员信息化技术培训、大数据技术应用普及等等来提升档案管理工作人员的岗位工作水平，切实做好二级院校的档案管理工作。