健康体检档案管理中存在的问题与对策

张伟娟

（浙江医院，浙江杭州 310013）

我国经济实力的不断上升催促着服务行业的快速发展，人民逐渐意识到健康身体的重要性，与此同时,个体检中心意识到健康体检档案管理的重要性， 现有档案管理体制中存在的问题逐渐凸显， 如分诊轨制仍需完善；体检者登记信息需要细化；体检档案管理机制亟待升级等，这要求各体检中心逐渐完善管理措施，来改善我国健康体检环境， 在现有的管理制度上进行细化和完善，建立监管团队，并进一步加大宣传强度，提高大众健康意识等措施, 从而提升我国的健康服务质量，为民众提供高质量的体检体验，帮助大众维持健康强壮的身体。

1 现阶段健康体检档案管理中存在的问题

（1）对于体检档案的管理意识普遍偏低。现阶段我国各医院基本都配备有体检中心，但相较于其他科室，体检中心成立时间较短， 团队一般由各科室抽调的人员组成，具备专业知识的人才较为缺乏，大多数人员缺乏档案管理的经验， 且在之前岗位的长期工作中形成一定的职业习惯，如更为注重患者的医学检查结果，习惯性对患者进行医学诊断等， 但对于如何对档案分类整理，如何去管理档案的认知度较低，同时民众对于健康体检档案并不在意，缺乏相关的责任心，导致众多重要健康档案的流失， 对医院体检中心的形象有一定影响，在一定程度上影响患者对体检中心的理解。

（2）体检档案管理机制仍需完善。由于现阶段我国体检中心创建时间较短， 相关的档案管理机制仍需完善，且体检中心工作人员的职责分配不够明晰，同时缺乏档案管理人员考评机制， 管理人员职业素养参差不齐。传统的档案管理以文字资料为主，随着时代的不断发展，信息技术的不断提升，现阶段的体检资料以电子资料为主， 通过网络将患者的体检结果上传到医院的信息库中， 胶片和医疗文书等资料的出现为医院档案的管理工作带来了新的挑战。部分资料由患者亲自保管，而这部分资料通常会有所缺失，另一部分资料由医院直接保管， 这就导致患者的档案资料易出现连接断层，为资料的收集和查阅带来一定的困难。

（3）体检档案管理人员职业素养欠缺。档案管理人员是否具备优良的职业素养在一定程度上对档案管理的工作进行具有影响， 根据我国现存的体检中心经营状况，各体检中心的人员在专业知识、使用技能和工作经验方面与较为大型的医院相比存在明显的差距。随着民众身体健康管理意识的提升， 我国的档案事业同样不断壮大，体检项目的创新增多丰富了档案内容，对于档案管理的人员职业素养具有一定的要求。医院在对档案管理人员进行培训时， 注重于工作经验的累计而忽视了管理能力的开发， 从而导致医院的档案管理与社会脱节，无法跟随时代发展步伐。

2 如何解决现阶段健康体检档案管理中存在的问题

2.1 创建健康体检档案信息管理平台

健康体检档案即各健康机构工作开展的基础，是将个人的身体健康数据和运动数据进行保管， 专门的健康机构根据顾客的资料为顾客设计并提供个性化的服务，并对顾客今后的身体健康数据进行追踪，以期为客户提供更为优质化的服务。

因此可以创建健康体检档案信息管理平台， 便于民众查阅自己的身体健康数据， 同时便于各机构进行信息查询。首先组建专业的团队，其中包含档案管理人员、专业信息技术人员和医学管理相关人员，根据不同的医学分类和体检结果，创建专业且易操作的平台，将患者的信息一一上传， 同时要注意信息管理的安全问题，建设有关的防火墙程序，防止顾客的信息泄露而被不法人员利用。各体检中心的人员定期派代表与团队进行交流沟通，了解平台的使用和维护方式，便于下一步工作的进行， 同时将平台使用方式传授给体检中心的其他人员， 并将平台使用中遇到的问题收集并及时反馈给创建团队，便于团队对平台的升级改造。同时可对平台的使用方式进行宣传， 引导民众将健康体检档案上传到平台当中，便于医院医生调阅档案资料，为患者提供适宜的建议。

平台的创建对于健康档案的管理有促进作用，民众在保管有关档案时易出现遗失问题， 将信息上传平台能够避免这一问题，且便于医生和体检者的查阅，从而制定合适的健康管理方案。

2.2 在基础管理制度上进行改革升级

创建相关的管理制度是保证健康档案管理工作顺利进行的重要框架， 科学合理的管理制度为档案管理工作的开展， 因此如何在现有管理制度上进行升级改革以适应逐渐发展的健康档案市场是各体检机构必须面临的挑战。

针对现阶段各体检机制由于机制问题而存在的职员分工不清的问题，首先制定有关的分工责任机制，将管理工作相关人员的职责进行分配， 并制定有关的责任担当制度， 当某一部分出现问题时能够直接对负责的员工进行问责，同时定期为员工组织培训课程，对各部分的员工进行实用技能培训， 帮助员工了解现阶段档案管理的最新技术进展； 其次应当制定有关的奖罚机制，对于工作努力且优秀的员工，提供一定的福利待遇，如进行奖金奖励或是提供休假机会，以此对员工进行激励，鼓励员工努力工作，提升员工的工作责任心，对于工作效率低下或工作态度消极的员工， 进行一定的惩罚措施，如减少奖金或是减少休假机会，以此对员工进行惩罚来起到对员工进行激励的作用， 同时在对员工进行惩罚后可寻找机会对改正后员工的优秀之处进行表扬和是当地的奖励， 防止员工由于一时的失败产生自我厌弃的想法，从而丧失对于工作的热情，从而影响今后的工作进程。

合理科学的职责分配机制和责任分明的奖罚机制能够推动健康体检档案管理工作的顺利进行， 使得各员工在进行职责是有规章可循， 提升员工的档案管理工作效率，各部分工作更为精准有效，提升体检中心的品牌形象和竞争优势，为顾客的选择提供更多的依据。

2.3 活用现代化手段辅助健康体检档案管理

时代的不断发展使得现代化手段逐渐变得多种多样，如计算机系统的运用、相关小程序的创建等，这些现代手段的使用能够帮助员工将杂乱无章的信息进行分类整理，并且便于之后的查阅、整理和利用。

传统的文字资料整理方式将各类人群的健康体检档案进行分拣，并按类别进行收藏整理，需要耗费大量的人工，且对于较为大型的体检机构而言，大量的健康体检档案占据的位置较多， 且查询起来具有一定的难度，因此创建医院专属的健康档案系统十分重要。医院可招募具备计算机专业实用技能的人员进入到医院的体系内， 对这部分人员进行一定的医学档案管理知识培训，了解有关的档案管理知识，将这些知识与其专业计算机技能相结合，进行档案管理系统的构建，并根据不同科室医生的需求不断对系统进行改进升级， 以适应不同医生的多样需求，同时可创建相关的小程序，使得医生在进行档案查询时能够更加便利。在进行体检的过程中，由于体检的项目较多，在进行信息收集时难免会出现错误，可创建有关的错误甄别系统，尽可能地避免信息收集时出现不必要的错误， 保证体检结果的准确性。

专属档案管理系统能够在一定程度上保证医院患者健康体检的信息完整， 并对患者的信息进行一定程度的保护， 同时类似于错误甄别小程序的创建能够有效减少档案管理人员的工作量，提升工作效率，对于医院和体检机构良好形象的创建和市场竞争力的提升具有积极的影响作用。

2.4 加大宣传力度以增强民众健康意识

虽然随着社会的不断发展民众的健康意识逐渐提升，但仍旧存在部分民众缺乏健康体检的意识，因此可加大宣传力度以推动全民健康利民的推行； 同时部分年龄较大的老年人认为将档案存储在医院或机构并不安全，更愿意将档案放在家中，这就导致这部分民众的档案信息极易出现缺失。

首先对身体健康的重要性进行宣传， 使得民众了解拥有健康体魄的重要性， 培养民众对身体健康进行投资的习惯，同时可创建相关的网站，对市场上存在的体检机构进行评价， 并对民众的真实评价进行收集和上传，帮助民众对体检机构进行甄别，防止不良机构浑水摸鱼，出现类似于诈骗等违法行为，同时帮助民众了解适合自己年龄的体检项目， 防治医院乱收费现象的出现，并帮助民众规避这一现象，对迅速发展的健康体检市场进行警示作用； 针对民众认为将档案存放在机构内部不安全的不安心理，可制作相关的宣传手册，将有关的安全知识对民众进行讲解， 同时可定期设置健康体检知识宣传站点， 亲自为民众展示有关于档案管理系统的安全性及防护措施，消除民众的不安心理，有利于体检档案的集中回收， 将各人的信息进行集中整理，以根据这些信息为民众制订个性化的健康计划。

进行适当的宣传能够帮助民众了解健康体检的意义及重要性，推进全民健康行动的有效实施，同时能够尽可能消除健康体检行业乱象， 且能够在一定程度上消除将康体检行业在民众心中的不良形象， 消除民众的不安心理， 为将康体检档案的收集整理以及之后的利用打下坚实基础。

3 结语

信息技术的不断发展和经济水平的逐步提升，使得进行健康体检逐渐成为一种时尚， 促使健康体检市场的不断壮大， 随之一同变化的是健康体检档案的管理系统，民众健康档案的管理问题逐渐凸显，如对于档案的管理意识普遍偏低，档案管理机制仍需完善，管理人员职业素养欠缺等， 针对这些问题可通过创建健康体检档案信息管理平台， 在基础管理制度上进行改革升级，活用现代信息技术辅助健康体检档案管理，加大宣传力度增强民众健康意识以消除民众不安情绪等方式为健康体检档案的收集整理做好辅助工作， 逐步完善我国的健康体检档案管理系统， 提升医院和体检机构的工作质量和效率， 创建民众心中高效美好的健康企业形象。