有关自然资源档案归档问题的提出与建议

王艳滨

摘要：从自然资源的档案建设与社会现象角度探讨当前数字档案和电子文件、在线文件等在归档过程中常出现的问题，针对这些问题，从利用新技术、完善与时俱进的管理新理念等方面找寻解决办法，从根本上提出自然资源该如何建立档案，重点突出了“云”的概念，通过利用“云服务”来进行档案整理。

关键词：自然资源档案 归档 建议

中图分类号：G270.7  文献标识码：A  文章编号：1009—5349（2019）22—0130—02

随着当前人们对档案管理意识的提高，自然资源部数字档案建设也逐渐得到重视。如何在信息时代做好档案归档工作，值得档案管理人员思考。

一、自然资源档案建设的现状

1.建设范围

来自自然资源档案的数字文件包括部门、机构、土地管理机构、国土安全部和国土资源部。在文件存储系统中，包括文件存储、基础设施、专业存储、图像存储、音频存储、技术存储，总共涵盖了以上六种文件存储的档案存储方式。

2.建设的功能

“云”的概念有自己的要求。例如，自然资源所有的数字文件要实现其统一性，统一性不仅包括了材料的整理，还有管理上的统一，在工作的分配与监控上，同样要保证一定的统一性，并且通过“云”的体系模式进行提供一定的服务。这个系统的主要功能涵盖了自然资源中现有的各类文件的存档和整理，例如，专业文件与影像信息等，借助现代科技对其进行档案的归类，通过专业的数理统计分析，对自然资源的档案资料实现系统化与统一化的整理。这一部分的工作，需要现代科技的支持，尤其是电子文件系统库的存档与整理，包括线上登记的相关事宜，在技术上基本上满足了电子文档材料的需要，以此实现了文档线上与线下的统一化管理。各个管理部门统一对文档库进行管理和储存，方便了网络传输与信息的交流与沟通，以这种方式对公众进行完善的线上信息服务。提高用户的体验性，是现阶段人性化、技术化的体现。

3.资源档案的应用

实现了自然资源中各类信息资料的极大整合。从前的文件资料及音像材料都是分散式管理，没办法将不同形式的资料整合到一起：实现了文件格式的统一，就没办法将同类内容整合;实现了同类内容的整合，也没办法将同板块的内容进行整理和划分。建立线上统一平台，方便全网统一管理与储存;同时能够保证国家信息的安全。一网安全，全网无漏洞，这种方式保证了电子档案的可利用与完整性，不仅调出方便，而且所搜索的材料也是系统的、有据可循的。现如今是信息化、数据化的大时代，在这样的背景下，有关部门仍墨守陈规是行不通的，唯有利用高科技对各类信息包括各部门所涵盖的信息进行全方位的线上整合，才能够方便接下来的工作并且这种技术的革新要全方位地实现，而不是局限在某个部门。

二、存在的问题

1.不同工作板块出现冲突

自然资源档案整理，是将纸质文件版本文献以“一事一卷”的方式加以编辑撰写与整理。这种传统的整理方式完整地保持了文书之间的有机联系，使文件的存储与整理变得更为方便、实用。但与此同时，繁重的工作量也增加了很多不必要的人力财力资源浪费。2015年，国家档案局发布的《档案馆管理条例》明确规定，“数字档案馆是由一个个相对独立的个体数字档案馆所组成”。因此，当自然资源部门数字化档案系统采用传统的档案保存方式时，就需对部门的电子政务系统加以改革，以增加档案的数量。如果系统是按照单独方式组织起来的，就不需要太多人力和物力，直接采用新的技术就可将工作完全自动化;如果没有采用单独方式，就需要对原系统组织加以整顿。

2.存档方式存在的问题

在线电子文件的保留，在线文档保存系统的建设，都需要开发更有活力、更加便捷的资料保留系统，在App中形成保留文件的自动存档，从而方便工作人员的操作应用。需要注意的是，因部分机关电子系统应用不完全，导致大部分存档工作无法在本系统中进行，这一问题在使用司局所编制的操作应用中尤为明显，其结果是，自动文档存储不完整，无法将所有电子档文件在线存档。除此之外，部级行政管理体制没有得到电子签名的验证，网上电子文件的法律效力还没有得到有效的解决，存档方式的推广有待加强。

3.电子档案室系统应用的使用

我们所熟知的自然资源部电子档案室采用的系统是网络架构体制。该体制在技术上可以认为，使用自然资源部机关内部网络连线的工作人员都可使用此应用，以便更好地管理工作单位所有人员的网络档案，并且不需要重复地建立相同的档案。这些不仅提高了用户和工作人员的查询效率，还可以保证数据记忆管理平台的安全不会受到侵害。虽然该应用还有诸多功能，但由于技术原因，无法保证大批量用户的使用，也无法在督察局及部直属单位增加电子档案室的应用，这就使部分基层单位的电子（下转第129页）（上接第130页）档案数据与系统档案室应用的数据不一致，从而造成许多不必要的麻烦。

三、实施电子档案室发展的几点想法

1.将文件储存与编排的方式统一

目前，电子信息行业已经进入信息化的时期，是应当发展高效率工作方式的新阶段，而纸质档案的转换成为档案事业转型的有力选择。伴随着网络、“地球村”、“云”的崭露头角，档案信息电子化已经成为现阶段档案发展不可阻挡的趋势，并且由于现代越来越开放，档案个性化也是信息电子化的新方式。档案电子化已成必然，纸质档案退出舞台已成为提高效率的必然选择。所以，我们现在所提出的电子型档案就是顺应时代潮流的产物。因此，如今的档案工作者们应该改变原有的工作方式，从传统的工作思维转型到对现在电子数據库的建造以及运用。既然电子数据已成必然，那么只有顺应形势发展。如果只使用以前的低效率的方法，那么有可能会遭到淘汰。“无纸化”就是对纸质档案电子化的最好诠释。并且，我们可以根据各司的部署以及各司所拥有的条件，更加迅速地推广文档电子化的应用方式，将纸质档与电子档联结，使纸质档成功转化为电子档，并且使电子档文件符合各方的需求与要求。提高工作人员的工作效率，并且电子档材料调用简单，实用符合心意、符合“美”的定义，即界面美、操作美、实用美。

2.改变投入方式，实现纸质文件在线归档

结合实际，倾力研究与讨论，提出切合实际的解决方案，并应用到工作中。以下是一些解决方案：提高资金的支持是解决办法的重要办法。我们可以给工作人员提供良好的培训，以加快转化思维的步伐;我们可以监督相关部门加快文档的转化，并给予适当的奖励提高他们的积极性，以尽快建立档案系统;同时，使用适当的方法，保证在实际中能得到很好运用，以增强方法的适用性。实践是检验真理的唯一标准！

3.积极运用新技术，重点打造“档案云”

建立自然资源部的电子档案室的初衷是形成以云服务为基础的“档案云”，电子档案室给予“档案云”这个设计思想以基础性的地位。在许多地方拥有成功的案例，将电子档案与云档案统一。实际上，“云服务”确实是可以增加电子档案管理规范的新方式，并且也可以很好地提高工作效率。所以，电子档案室的运用可以更加广泛，而不是只局限于一些领域。使用终端数量也需要增加，要提高使用率和普及率。

参考文献：

[1]李小艳.当前自然资源档案管理面临的难点及对策[J].中国房地产，2019（25）.

责任编辑：孙瑶