基层档案管理工作浅议

杨志兴 李志忠

摘 要：基层单位的档案管理工作是相关部门为社会服务的重要工作之一，因为档案作为乡镇工作的资料储存方式，我们在城建、统计、社会服务等所有工作都是档案管理的主要内容。而且在多方面的工作对比下，档案管理工作提供具有更有力的支持。

档案管理工作做为一个单位的管理内容是必不可少的。尤其是新媒体时代我们自己的档案管理的工作是具有化时代的意义，真正把档案管理工作在创新中求发展。

关键词：乡鎮;档案工作;社会服务

新媒体时代对于档案管理工作产生的影响是方方面面的，档案服务的现实意义发生变化，档案管理工作的方式方法适应着社会的需要而日新月异的满足服务需求，实现档案管理工作的不断优化。随着档案管理信息化建设，档案管理工作的意义和方法有所提升和改进，更是对全乡镇所有企、事业单位全面档案管理工作具有现实意义的促动作用，是全面实现乡镇各基层单位档案管理工作标准化、系统化的重要目标。

一、乡镇企事业单位档案工作的现实意义

作为一名基层的档案管理工作人员，把工作档案管理工作做好，使之有法可依，依法管理的目标得以实现，使档案管理得到全面加强，让档案在为社会服务中发挥其重要作用。在多年来的工作中，只要有标准化、系统化的档案管理理念，才能使我们的档案管理工作改掉老化观念方式，使档案管理不能只反映以前的原始数据采集与处理，而且更能注重档案潜在的生命价值，进而弥补与改正以前的管理方法不妥之处，提高整体管理工作水平。乡镇企事业单位档案管理工作的现实意义在于营造良好的工作环境。这样，才能使档案管理工作有助于转变过去的腐化意识，使每个在职的工作人员都能清醒地认识到档案管理人员的责任重大，而不只是档案管理员个体的工作内容，而是反映所有部门全体的工作效益。只有建立起“全体工作人员都对档案管理这项工作履职尽责”的工作环境，才更有利于档案管理意识反映出所有工作过程的实际意义，帮助所有工作者，转化从以前只会注意个人的工作到顾全提高整体工作成绩的层面。这样才更有可能加快档案管理速度、提升档案管理效能。

二、乡镇企事业单位档案管理工作存在的难点

（一）档案管理的思路不清

由于过去一个时期我们乡镇政府的领导人员对于档案管理重认识足，导致不能激发工作人员的积极性，更不能深刻领会到档案管理工作的重要意义，在很长一个时间内我们档案的管理工作没有实效，我们的工作人员在兼职着多项工作，不能全面投入到档案管理工作中来，还有个别时候为了资金发愁等问题。在现实工作的过程中，我们的多数工作人员没有专业的知识，也没有经过专业技术的培训，工作方法上也有不足之处，成绩自然也并不是非常好，如果再有一些工作人员在面对自己的档案管理工作思想认识不清，也会造成意外事故。诸如这些个别情况虽然对于档案管理工作会造成的影响不太大，但实际档案管理工作的效果不能不能如实实现，降低了档案管理的实际意义。

（二）档案管理没有完善的机制

在我们乡镇的档案管理过程中虽然有工作制度，并没有完善的管理机制，这样就使工作人员并没有意识到档案管理工作的实际意义，在全面规划管理过程中更不能重视相关的工作，不懂得国家发布相关政策的目的，致使相关工作的实际效果并不能够实施完成。在整个工作过程中看不到档案管理工作的现实意义，又有不及的是档案建设工作没有全面落实到位等多方因素，这一切都是档案工作的实际效果展示，说明了档案管理工作不能有效地实施。这些都是导致在档案建设的过程中，不能高效的完成我们的每一项工作，将对于后续的档案管理工作产生了不可想向的损失。在那些不能胜任相关工作的管理人员的管理下，这项工作的效率可想而知，不仅浪费相关管理经费，还会为乡镇档案管理工作带来诸多不利因素，让档案管理工作不能规范化，更不能高效率地产生实际效果。

（三）档案管理没有监督机制

在我们多年的乡镇档案管理改革的过程中，不仅要重视乡镇基层档案管理工作建设的重要意义，还要保证所有参加工作的人员都能够随心所欲的参与到档案管理工作中来。这也是社会服务中的一个不容忽视的一项工作，即实现了全方位加强监督管理工作的效果。这是我们在工作中的又一个大胆的探索，但是从我们的实际工作中，也认识到档案管理不仅仅是乡镇领导所担负的实施责任，更需要领导能够全面的担负起工作比较复杂管理的职责，这样才会使我们的档案管理工作在满足相关要求的基础上，形成了自己的独特的管理系统。这样才突显了监督管理机制的重要性，也突显了没有监督机制的劣势.势必对于我们的档案管理工作带来阻力，也会使我们的管理工作显得失去了它的实际意义，更会使我们感到档案所发挥的效益难以想像.

三、做好基层单位档案管理工作的方法

对我们乡镇基层单位来说，档案管理是一项长期以来被简单理解为历史资料的信息采集集、数据整理与收藏。由于管理工作方法单一、效率不高，不能显示也档案作为具有时代意义的有价值信息。因此，不仅对档案管理工作人员的关心不够，有时我们的一些档案管理人员自己也重视档案管理工作，更不用说对工作的积极性和主动性。因此，在我镇的社会服务各部门档案管理工作不能改变，不仅在查询、查阅档案过程中低质低效，而且始终存在人为主观的疏忽大意，导致档案数据信息错误或失真。这不仅使档案管理工作本身不能满足现实社会发展的客观需求，而且也使基层单位档案管理工作水平难以提升。这样我们结合自己的亲历档案管理工作，探索了如下改进方法。

（一）档案管理理念的更新法

档案管理理念的更新，首先要更新意识，因为意识决定行动。这是我们在档案管理工作中起始于管理理念的意识。通过学习要加强对档案管理员的培训，进行宣传教育，让每个在职的工作人员认识到档案管理的重要性，这不是档案管理员所能完成的任务，是需要全员参与的一项基本工作。每个基层单位人事管理、档案管理考核等各个工作环节进入档案管理的成效考核中来，通过实践制定出足够细化、完善可操作的档案管理范围。真正做到全员认识到每项工作都将会影响到档案结果的质量，因此无论生产部门还是管理部门都要严格执行档案管理的规章制度。基于此种方法，档案管理部门才有可能最终形成档案管理全面创新的良好工作氛围，进而实现档案管理工作的现代化、科学化。通过档案管理来反映出我们的工作成效，使工作成绩充实到档案中。

（二）档案管理系统平台的运用法

基于现代网络与信息技术的档案管理平台系统的实现，来改变从传统管理方式的人工操作方法向档案管理的智能化，科学化发展。这就要充分发挥先进技术的作用，网络信息在档案管理中的作用，用以来人工无法做到的不足之处得以实现，利用智能机器操作和网络信息技术提高档案管理工作效率和质量。这就要档案管理平台来实现标准化、规范化操作。我们在单位的各部门从电子化、自动化、智能化的档案数据采集、整理、存贮系统平台，利用网络实现各职能部门之间的彼此联系，形成程控网化的档案管理信息化平台。重点在于结合实际，既要实现档案管理平台化操作效率，又要提高网络管理的安全性与可靠性。这就需要注意制定一系列安全可靠的管理考核制度，另一方面则要利用各类信息的管理手段。让管理平台展示档案，发挥大数据、云计算和人工智能等技术的作用。

（三）提升档案管理服务观

为更好地落实档案管理工作，实现其在社会服务中的更好服务的作用，实现档案管理社会服务主体的观念意识，体现在各部门的日常工作中，高效率服务于社会化，实现档案管理的社会服务观。首先，应当认识档案在我们工作中的重要价值，明确在信息传播中的现实意义，更好地体现档案服务社会的价值。这样的档案管理，不但为社会服务提供信息，还在智能化整合中，方便用户查找和查阅，提高档案管理的效率;其次，还要发挥信息网络在档案管理工作中的便利作用，在网络和信息化实现不断升级的过程中，为日常工作不断提高档案管理工作的质量。这就要借助于办公系统、微博、各村党群心连心微信公众号等新媒体、媒介提高我们的日常档案管理服务，打开档案管理为社会服务的新局面。

总之，档案管理工作方法是助力档案管理在基层更好发挥作用的重要课题。对于档案管理工作者来说，不断提升档案管理服务意识观念，进一步增强保护用户信息安全与社会服务信息化，同时我们在工作实践中不断提高档案管理更新意识，更主要的是为社会服务实践的意愿更加强烈，也为做好基层档案管理工作奠定了坚实的基础。充分利用现代化平台进行档案管理保存社会服务，这是我们在工作岗位上打造的现代化平台怎样才能更好地为社会服务，使档案管理工作的产生高质量的价值，提升打造更好为民服务的平台。这就是我们基层单位的档案管理工作人员历年来总结出来的经验。因此，乡镇企事业单位档案管理工作人员需要首先从转变观念更新意識打下思想基础，基于我们在档案管理方法上的全方位探索，不但实现了基层单位档案管理信息价值现实意义和档案信息化的利用率，而且有利于各基层单位从档案管理领导层到档案管理的工作人员，在这个全过程中提高了档案管理的工作能力，进而更加全面立体的实现基层单位档案管理综合价值，进一步助力基层单位档案管理工作的久远发展。

参考文献：

[1]万军. 档案管理工作的意义. 中国科技博览， 2010（28）.

[2]张召伟.基层档案队伍建设存在的问题及对策[J].科技视界，2017（6）.

[3]邢雯雯.新媒体时代提升档案管理信息化的具体途径[J].城建档案，2016（04）.

作者简介：杨志兴（1972-），男，汉族，内蒙古突泉人，大专，内蒙古突泉县六户镇事务服务中心档案管理员中级，研究方向：档案管理。