加强企业档案信息化建设的若干思考及建议

2019-12-22何懿

商品与质量 2019年25期

何懿

中国航发南京轻型航空动力有限公司江苏南京 211100

随着数据处理效率和利用程度不断提升，利用网络技术，对于企业文书档案进行计算机联网处理，实现文书档案的在线阅览、传阅及查询，快速便捷，准确全面，大大提高了文书档案管理工作的便利和效率。同时，因企业发展需要，对于文书档案资源开发与利用的需求日益迫切，进一步提高企业文书档的利用价值，为企业的生产、管理和科研服务，不断加强文书档案的信息化建设已成为企业信息化建设的重要任务和发展必然[1]。根据作者多年的工作经验，分析了企业档案的信息化过程出现的相关问题并提出了一些改进措施，供相关工作者参考。

1 企业档案信息化建设现状和存在的问题

1.1 基础薄弱需要加强

由于传统文书档案工作的影响，许多企业文书档案信息化建设工作起步较晚，各类文书档案信息收集与处理缺乏统一标准，比如纸质文书档案还可统一整理、编排目录以及立卷装订归档，而其他比如声像档案则无法与之一致，而进行信息化建设首先需要解决所有文书档案的一体化处理问题，工作量大，时间紧迫，需要花费时间和精力购置电子计算机、扫描仪、扫描仪等相应的数字化处理设备，开发相应的数据库管理软件，聘请软件开发人员进行企业档案信息化规划与设计，同时需要文书档案人员将既往文书档案统一进行数字化处理，要确保加工处理所形成的电子文档真实准确、完整规范，工作量较大[2]。

1.2 缺乏顶层设计和统一规划

目前虽然很多企业已经逐步开展了文书档案的信息化建设工作，但是由于缺少顶层设计，没有统一的标准和实施细则，往往各自为政。有的企业文书档案数据库不能与办公自动化系统互通，无法实现数据资源的网络拓展；有的企业虽然建立文书档案数据资源，但缺乏安全保密意识和行之有效的维护手段，这些都会造成资源的浪费损耗和安全隐患。企业之间，由于各自开发软件，各成一体，形成的数据难以对接，限制了档案信息资源的合理流动和共享开发，背离了信息化建设的初衷。

1.3 信息化建设人才匮乏

人员是企业发展的最能动的资源，目前各企业进行文书档案信息化建设，多是通过临时委托软件工程开发人员进行设计编程。由于缺乏规划要领，加之企业自身没有这方面的人员储备，软件的设计开发难以贴近需求，重复设计，杂乱无章，很难保持信息化建设的系统性和一致性，也难以保证管理信息系统维护的长期性和有效性。

2 加强文书档案信息化建设的建议和措施

2.1 建立统一标准制度

企业文书档案管理部门按照有关档案信息化工作的法规、标准、规章，组织开展文书档案的信息化建设工作，在上级档案主管部门的指导下，结合实际情况，加强文书档案信息化建设标准规范的建设和实施，严格执行档案管理部门的相关技术标准，比如文书档案的数字化标准，文书档案的归档管理标准等。首先要明确管理规范，包括数字档案相关要领定义、收录、移交、整理、价值鉴定、存储、归类、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等方面的规范标准；要加强技术规范的落实，包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式标准、电子签章标准、加密算法标准等的制定完善。同时，企业要针对文书档案信息化建设制定并完善相关制度与体系，制定一套科学的档案管理示范标准，引导文书档案信息化建设工作有序规范开展，在执行过程中，有关部门要对文书档案信息化建设业务进行严格的指导和监督，杜绝文书档案工作人员出现不规范的操作。

2.2 加强信息化建设工作的管理

企业文书档案承载着企业生产经营管理过程中的重要工作内容和信息，企业文书档案信息化建设刻不容缓，此项工作的开展离不开企业领导的支持，企业文书档案管理部门要结合自身工作特点和信息化建设的重要性，勤于向领导汇报沟通，阐明此项工作对企业未来发展的长远意义，使企业领导给以足够重视和关注，加强对文书档案信息化建设工作的支持力度，加强企业其他部门对此项工作的协调配合，保证经费的充足配给，制定企业文书档案信息化建设工作的发展计划和建设目标蓝图，对于此项工作科学规划设计，协调调配资源，分布稳妥进行，使企业文书档案信息化建设工作顺利有效开展[3]。

2.3 加强文书档案信息化建设的技术开发

计算机文书档案信息管理及应用系统的建成、维护和发展，需要稳定的软件开发队伍，需要可靠的设备保障。要充分调研并明确需求，界定软件技术开发人员的职责业务，保证系统的实用性和拓展性。在企业文书档案信息化建设的科学规划下，加大资金投入，引进维持管理系统安全有效运营的软硬件设备，包括计算机、交换机、路由器、服务器、扫描仪、刻录机、打印机、复印机、存储器、防火墙以及各类应用软件，定期维护，及时升级。

2.4 不断加强文书档案从业人员职业素质

从长远发展考虑，企业要着力培养自身既懂业务又懂计算机信息技术的复合型人才，将文书档案工作实际和信息化建设的发展需求更好地结合起来，同时要严格对现有从业人员的管理和考核，对其进行办公自动化、网络操作等计算机技术的讲授，经常组织文书档案工作人员参加各类学习培训和重要的档案会议，积极组织文书档案工作人员参加档案信息数字化建设分析研究、服务咨询等方面技术交流，打造出一支既精通档案管理专业知识，又熟悉现代信息技术，专业化、高素质的企业文书档案信息化管理队伍，为企业文书档案信息化建设工作提供可靠的人力资源保障。