现代医院档案管理的现状及对策研究

马兆全

兰陵县人民医院 山东兰陵 277799

近年来，我国在积极进行现代化建设的过程中，对档案管理工作的重要性产生了深刻认知，在这一背景下，医院运行中对档案管理模式改革进行了有效应用，过程中实现了资源的高度整合，应用集中保管综合档案馆的方式取代了传统的专业档案分散保管模式；同时还积极进行了档案管理体制的创新，即医院在运行过程中设立了专门的档案行政主管部门，取代了传统档案行政管理各自为政的模式；更重要的是应用开放服务取代了传统封闭利用的模式，极大的提升了医院档案的应用效率。在对档案管理模式改革进行有效应用的背景下，有效提升了医院的档案管理工作水平。

1 医院档案管理的现状

1.1 管理理念落后

大多数医院比较重视自身业务的发展和新技术的运用，但对于档案资源管理的重要作用并未充分认识，只停留在资料查阅阶段，并未认识到档案资源能够帮助医院工作得到更高的社会效益和经济效益。医院在长期发展过程中形成了重医疗、轻管理的现状，对于档案管理工作更是放任自流，毫无规划。管理理念的落后导致了档案管理工作长期不受重视，管理人员、设备设施、经费等严重短缺。

1.2 缺乏档案管理意识

在医疗体制改革不断深入的背景下，医院运行过程中对内部管理工作的重要性产生了深刻认知，然而多数医院将管理工作的重点放在了医疗科研以及成本管理等方面，忽视了档案管理工作的重要性，呈现出缺乏档案管理意识的现象，集中表现在档案管理工作人员资料搜集不及时、不全面、不规范等方面问题，严重影响医院档案的使用时间以及档案管理工作质量。

1.3 缺少专职档案管理人员

施工现场繁忙，待整理的资料琐碎，如果不能及时归档，可能造成资料的堆积，无法选取有效的材料，致使工程档案资料不够完整。除了必要的主体资料归档外，其余配套档案材料易丢失。档案管理过程不仅需要心细、有条理，而且对医院工程流程和工程本身要有一定的了解和认识。医院工程档案管理普遍缺乏复合型人才，管理人员业务素质不高或是由各部分人员分散代管，档案资料则不能统一管理，不利于工程档案未来的借阅和使用，难以适应工作需要。

2 医院档案管理的对策

2.1 树立正确的管理理念

医院档案管理工作的良性发展，离不开正确管理理念的引导。管理层在实际工作中要建立现代化的管控机制，指导档案工作人员及其他人员认识到档案管理工作的重要性，进而一步步建立健全档案管理机制。相关部门要将现代化科学技术引入到档案管理工作中，充分利用计算机和互联网技术等技术，提高工作科学性，满足科研对档案数据的要求，达到预期的管理目的[1]。加强宣传，转变员工对档案管理工作的看法，通过参观、会议强调、实例讲解等活动，使员工充分认识档案管理工作，了解档案管理工作的实际状态。

2.2 科学应用数字化档案信息

在信息时代背景下，医院在实际开展档案管理工作的过程中，应加大对信息技术的应用力度，高度重视档案管理工作的信息化和数字化建设。一方面，及时更新档案信息资源管理模式，树立全新的档案管理理念，明确档案信息资源的价值；另一方面，有关部门应加大对基础网络设施的建设力度，对医院运行过程中产生的数字档案信息资源进行全面整合，通过有效进行网络建设、提升档案室数据网络独立性等途径，隔离办公网络与医院业务网络，确保数据传输中呈现出较高的安全性。并且，医院档案管理人员在日常工作中，还必须合理配置档案管理系统硬件、网络软件与容量，科学选择扫描软件以及图像处理软件，对档案信息进行合理处理，确保医院内部各个部门之间的系统能够实现有效连接，最终从根本上提升档案资料完善性。

2.3 实施多样化管理

科技日新月异，档案管理的方式方法和技术手段也随之不断改变。我国制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678．1-1999），已属于多媒体电子文件档案管理，是以现代化手段整合工程档案的信息资源，使档案的管理层次实现了一个质的飞跃。先进管理技术的应用，不仅可提高档案管理水平，更利于档案新型管理模式的深入探索。

2.4 增加软硬件投入，推进档案管理的现代化进程

逐步增加对档案工作人、财、物相关方面的投入，增加档案用房和设备，充分运用信息技术，根据工作实际积极开发和运用现代的信息软件，提高档案录入、查询效率，增加档案分析转化能力，提高利用率，实现档案管理的自动化、现代化。

2.5 正确应对信息化给档案管理带来的机遇与挑战

档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息手段和处理技术，对档案信息资源进行处理、分析和管理。信息化对于档案管理是一把双刃剑，带来了机遇同时也提出了挑战。档案管理工作人员要勇于接受信息化带来的机遇，充分利用信息化给档案管理保存、归档方式、服务模式、共享与利用等方面带来的机遇，同时也要积极应对信息化对档案安全、人员素质提出的挑战。医院档案管理信息化是大势所趋，是提高医院整体竞争力的历史必然，只有充分利用好信息化这一把双刃剑，使档案管理向规范化、标准化发展，才能提高医院整体竞争水平，保证医院的可持续发展[2]。

3 结语

综上所述，在医疗体制改革不断深入的背景下，医院运行过程中需要面对更加激烈的市场竞争环境，这就要求医院积极加强内部管理，提升自身的综合竞争力。而档案管理工作是医院内部管理工作的重要内容之一，对于推动医院的健康发展具有重要意义。因此，新时期，有关人员在日常工作中应对档案管理工作的重要性产生深刻认知，并实现医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用，为提升医院档案管理工作水平奠定良好基础。