关于提升企业档案管理工作质量的思考

文/卢娟，贵州开磷磷石膏综合利用有限公司

1 提升企业档案管理工作质量的重要性

1.1 从企业档案管理工作的实质出发，为企业发展保留依据

企业档案管理工作其实就是对档案上的信息进行管理，而档案中包括了许多信息，这些信息有不同的载体，如文字材料、图片材料、语音信息视频材料等等，这些材料是企业生产经营和管理工作开展所存在的依据，是可以追溯的信息数据，同样也是企业发展至今的依据。从企业档案管理工作的实质出发，开展企业档案管理工作则就是为企业保留这些依据，以支撑当前的工作形态，回顾企业的发展历程。

1.2 从企业档案管理工作的内容出发，为企业信息收集提供基础

档案从另外一个角度来看就是企业信息数据的汇聚地，开展档案管理其实就是对信息进行管理。那么，如果从企业档案管理工作的内容出发，开展企业档案管理就能为企业信息收集提供基础数据。简单来说，企业能从档案中获取各种内容的信息，无论是生产方面还是管理方面的，而这些信息不仅能支撑企业进行科学决策。

1.3 从企业档案管理工作的发展出发，是企业文化形成的整个过程

企业文化是企业开展各项工作的精神支撑，企业文化是长期形成的，而企业文化整个形成的物质体现则就是企业档案。在这些档案中，我们能看到企业愿景、企业精神、企业战略、企业规划以及以人为本的理念体现，同时企业内部也形成了一种凝聚力，这种凝聚力从某种角度来看就是企业文化，而整个企业文化的形成过程只能从档案中表现出来。企业档案管理工作是发展的，而在不断发展中形成了企业文化，开展企业档案管理工作实际上也就是企业文化形成的整个过程。

2 关于提升企业档案管理工作质量的思考

2.1 建立健全档案管理制度

企业建立健全档案管理制度，完善管理体制，对档案事业及企业的发展具有重要意义。因此，企业应结合实际情况，建立具有实际性、可操作性的档案管理制度，使档案管理工作有章可循，并在具体实施中不断健全与完善。同时，本着标准化、规范化、现代化的企业档案管理目标，对已有的档案管理规章制度进行修订与完善，明确本企业的档案管理内容、范围及方法，补充相关管理内容。

2.2 给予档案管理工作足够的重视与投入

为了规范档案管理的工作，还需要加强对其重要性的认识，加大对档案管理工作的投入，以此来保障档案管理工作质量。档案是需要时不时就要更新，添加新的内容，因此必须要详细、真实、突出重点。并且还要对档案资料进行归纳和整合，以此来为相关部门提供便捷。相关部门可以为档案管理增添设备，提高工作人员的工作效率，工作人员也需要从多个角度来优化档案管理工作，让档案的内容更加的详细和真实，为档案信息需求者提供数据上的参考。

2.3 提升人员综合素质

档案人员是开展档案管理的主体，其工作能力和综合素质与档案管理规范化具有直接关系，因此，档案部门需要给予管理团队建设以高度重视，通过各种有效途径，提升档案人员的工作能力以及职业素质。首先，档案部门在招聘人才的过程中，要进行严格的控制和审核，提升入职门槛要求，保证录用人员具备较强的工作能力和职业素质，对档案管理具有全面而详尽的掌握和了解，并且具备一定的信息技术操作能力；其次，在信息时代下，档案管理的手段和技术不断更新变化，档案部门要定期对现有档案人员开展技能培训，向其传授行业前沿知识以及先进的管理理念，切实提升档案人员的实际能力和管理水平；最后，档案机构还要提升档案人员的工薪待遇，给予其工作和生活方面的关心，调动其工作热情和主动性。

2.4 提升计算机以及高新信息科技的应用效能

在逐步步入档案管理规范化的进程中，关键应有效提升高新信息科技的实际应用效能，真正实现档案管理的信息化。由此，各个行业以及企业应创设高效能的档案信息管理机制，实际创设的过程中，既要结合自身实际，同时也应满足发展特点，关键是要能够适应档案信息管理需求；可以合理参考并借鉴国外或者其他企业的成功经验，通过自身的不断摸索以及不断实践，确保其在经过不断调试之后能够充分满足企业需求，切不可随意敷衍，更不能流于形式，这样既不能够满足当前档案管理。

2.5 加强对相关人员的培训力度

企业建设项目档案管理质量的高低，不仅与企业档案规章制度的完整度、档案主管领导的思想观念、档案管理人员水平的优劣有着直接的关系，还与档案组织者对档案重视程度密切相关。针对企业个别领导、技术人员的档案意识薄弱、档案管理人员缺乏建设方面专业知识、施工单位重视工程质量与施工进度等现状，首先应结合建设项目的特点，加大对项目管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位管理人员的培训力度，并用法规、制度对项目建设档案工作进行约束，增强责任意识及共识，使档案管理人员业务能力得到不断提升。

2.6 效开发档案的利用价值

档案管理工作之所以受不到足够的重视，在很大程度上和档案没有发挥自己应有的价值有关。在传统的思维条件下，档案只用于记录单位和个人的历史经历，所以档案往往被摆放在档案管理部门“睡大觉”，因此，要想激发大家对档案的重视，就必须唤醒档案，使档案发挥自己应有的价值。从单位来讲，一个单位的档案记录着该单位的历史变迁，书写着一个单位的荣辱历程。单位应该站在现实社会的角度，充分把单位的档案和现实生活紧密地结合起来，通过宣传单位辉煌的历史来激发单位员工的T作热情。

总之，在企业管理中，档案管理也是其中的一个不可忽视的组成部分。科学合理的档案管理必须与时代同步，适应现代企业发展的需求，才能不断地提升企业管理水平，起到带动企业发展和促进社会进步的作用。

[1]刘淑华.关于档案管理工作的探讨[J].办公室业务.2018(17).

[2]詹金容. 关于医院宣传档案管理工作的思考[J]. 兰台内外. 2018(06).