关于人事档案管理现代化过程中存在的问题及优化策略

2019-12-20刘兴萍长江泸州航道局

新商务周刊 2019年8期

文/刘兴萍，长江泸州航道局

1 人事档案现代化管理中存在的问题

1.1 标准化管理程度不足

人事档案现代化管理过程中，标准化管理并没有得到足够的重视，甚至在部分人事档案管理中，仍然存在传统纸质档案管理与现行信息化管理并存的现象。标准化管理没有得到足够重视，导致管理工作进行期间任务分配以及制度完善都不能达到预期标准，人事档案管理工作任务也难以落实到具体的个人，面对人事档案管理中存在的种种问题，重视程度不足直接导致基层档案管理人员在执行任务中存在相互推脱的现象。关键任务并不能直接落实在个人，档案管理完成质量也并不理想。人事档案现代化管理是基于传统管理体系基础上进行的技术整合，人事档案管理中工作人员过于依赖传统工作经验，导致对现代化信息管理系统应用不彻底，引发一系列管理过程中的制度体系问题。

1.2 现代化建设投入不足

现代化建设投入不足主要表现在信息系统构建中，软件与硬件并不能保证先进程度。硬件设备使用过程中需要维护与更新，频繁使用所造成的磨损会影响到人事档案管理功能，由于现代化建设中的资金投入不足，导致大量硬件设备投入使用后并不能第一时间维护管理，应该设备逐渐出现磨损严重甚至故障的现象。针对这一问题信息化档案管理系统使用过程中，也并没有开展及时的设备更新换置，信息化管理系统的软件维护更新缺乏，现代化建设资金投入不足，不仅会影响到信息管理系统的功能体现。还会导致管理过程中，人事档案由于管理模式混乱而出现丢失的问题。现在化建设投入需要持续进行，虽然当前人事档案管理中，在初级也会投入信息系统建设资金，往往却由于缺乏后续资金持续性支持，导致档案管理系统工功能落后。

2 人事档案现代化管理现存问题的优化措施

2.1 将标准化建设作为前提

人事档案全面落实现代化管理体系，首先需要将标准化建设作为前提，提升管理人员对现代化建设的重视程度。对传统人事档案管理模式全面更新，为现在化管理流程落实使用营造有利环境。标准化人事档案管理系统建设，需要配合严谨的管理制度，针对管理过程中可能会出现的问题，进行各个环节的约束。人事档案管理建设中，还应该充分考虑管理系统与实际工作环境之间是否会存在冲突。对工作人员的工作态度进行转变，以标准化人事档案管理系统运行为前提，对现行人事档案管理工作人员进行培训。人事档案现代化管理系统中，标准化建设还需要总结传统管理经验，与现代化人事档案管理环境相结合。对人事档案管理中存在的问题第一时间解决，标准化建设后还需要投入持续监管力量，确保标准化人事档案管理系统能够正常发挥使用功能。

2.2 加大信息管理建设投入

加强信息化管理系统的建设性投入，定期对信息管理系统中的硬件设备进行维护，发现硬件设备磨损并且已经超出安全使用范围时，要及时对其维修以及更换，确保硬件设备使用功能能够正常实现，并且在现今程度上能够与现代化人事档案管理需求相一致，在此基础上，开展软件管理系统更新维护，软件管理系统建设并投入使用后，需要根据人事档案管理对技术的需求及时更新，确保管理软件在先进程度上能够保持技术发展平均水平。信息化管理系统投入使用后，维护资金也需要进行专项管理，确保信息管理系统使用的任何阶段，一旦产生问题，都能拥有足够的资金支持用以解决。

2.3 开展专业人才培训

信息管理系统建设中，还需要加强专业人才培训，能够对信息管理系统进行合理的操作使用，并在系统出现问题时，第一时间解决。人才是提升人事档案管理质量的必要前提，加强专业人才培训等同于为人事档案标准化管理制度落实创造环境。关于人事档案标准化管理中的现存问题，重点从以上三个方向加以解决，未来技术发展也将能够得到进一步突破。针对目前档案管理人员的缺陷，拟定适当的培养计划与方案，重点放在提高档案管理人才的技术知识和知识结构等方面，保证其能够充分快速地适应行业的发展需求。