信息化与全面预算管理的研究

文/王冠卡，浙江国华浙能发电有限公司

自中国改革开放以来，中国从计划经济成功的转化成市场经济体制，社会经济发展取得了举世瞩目的成就。集团化、跨国公司不断涌现，企业之间的竞争面临前所未有的压力。降本增效、提高企业的竞争力和市场占有率，已引起了企业管理者的高度重视，纷纷引入了全面预算管理工具，通过预算管控、绩效考核、增收节支等方式，提高企业的经营效益。但预算管理还存在众多的不足与问题，制约着企业的发展。

传统的预算编制、审批、下发、执行及评价存在严重滞后性，无法很好的做到预算的事中控制，更谈不上预算的事前控制，即更是预算的后期考核评价科学合理，也难弥补预算执行的偏差对公司经营目标及战略实现的影响。

信息不对称影响预算编制及执行的科学合理。集团预算管理中心与下级子分公司存在着信息不对称，无法核实下级单位上报预算的合理性，往往凭着经验、历史数据来核定下级企业的年度预算，导致预算的下发就存在较大的问题。下级子分公司在预算执行中也存在不规范性，为了在下年度争取更多的预算费用，想方设法的将本年度预算费用用足，控制预算偏差率，规避后期评价考核，造成较大的资源浪费。部分集团公司给下级子分公司设定预算管理目标不科学、不合理，超出了子分公司的能力范围，导致工作懈怠，预算管理形同虚设。

绩效考核评价难以做好科学合理，预算考核过多的依赖于下级子分公司提供的数据、分析作为参考依据，无法判断预算执行的真实性、可靠性，影响评价的公平合理。要切实的做好预算编制、控制及评价的科学合理，规避传统预算管理过程中的问题，充分的发挥出预算管理作用，实现企业的经营目标及战略目标，必须依托信息化管理平台，实现预算全面管理的信息化、自动化。

建设信息化下的全面预算管理系统以企业资源计划管理平台（ERP）为基础，构建全面预算管理系统以及与其相配套的预算执行系统。强化预算编制的纬度、标准化与准确性，预算的编制、控制及评价贯穿于整个公司的业务流，形成预算的动态管理及控制。将经营预算、资本预算、薪酬预算、财务预算预算管理体系融入到企业的业务立项、采购、生产、销售、财务管理、设备运营维护、绩效评价及人力资源于一体的综合管理系统。系统指标的设计要根据行业的特点做到纬度合理、指标科学，可以实现纵向和横向可比。标准化的预算管理及财务核算管理很容易通过系统在集团公司同类企业之间、同一企业历史数据之间对比出差异，分析出问题的关键点，找出问题数据与业务，为预算的考核与评价提供了参考依据。

信息系统的建设过程是对业务流程标准化、数据化的过程。系统的建设要充分分析现有系统的功能，全面调研全面预算管理的功能需求，制定科学的系统开发方案，并逐步实施。系统的开发要在集团层面统一设计开发，强化业务流、数据流的逻辑性，环环相扣、层层递进，直到分析评价，形成闭环管理。一定避免系统开发无规律的在不同的子分公司试点开发，这样很容易造成系统模块之间的不兼容，破坏整个系统的逻辑结构，导致系统达不到预期目标。整个系统的执行子系统由合同管理子系统、费用中心子系统、供应链管理子系统、生产管理子系统、资金管理子系统、人力资源管理子系统构成。各子系统既保持着独立性，又保持着紧密的联系，它们分别行使不同的功能，共同发挥着预算监督执行的作用。

转变预算管理的理念，适应信息化下预算管理的模式。一定要按系统设定的标准、流程进行预算的编制、执行等操作，不可投机取巧，不可化零为整，不可合并无关业务，否则将歪曲系统设计的本意，也违背了预算管理的初衷。

定制分析模版，生成自动化的分析报告。根据企业管理的需要，在系统中定制分析模版，通过调用业务管理系统中实际发生的业务数据，在预算管理信息系统中建立各种数据分析方法，包括趋势分析表、结构分析表、回归分析模型、敏感性分析模型等，对预算数据与实际数据进行比较分析，寻找差异及差异产生的原因。预算分析不是越全面越好，而要注重找出问题、解决问题，比如可对销售目标、影响销售的因素做具体的专项分析。分析报告不易过长，只要突出问题的实质，揭示风险，找出解决问题可行的方法即可。

定制预算考评指标，提高预算考评的科学性。高乐光认为：“信息化条件下预算考评能激励员工为实现企业战略目标而共同努力。它的实施是通过建立考评模型，获取一个预算周期内的预算和执行数据，再根据考评办法细则，自动形成考评结果”。系统形成的考评结果是否科学合理，也需要设置一套行之有效的评价体系。根据项目的重要程度及对预算结果的影响大小可将预算项目设置不同的权重，以促进预算执行人员的预算控制意识。为防止部分单位或人员弄虚作假，除制订严格的考核及处罚制度外，在系统中必须加强预算的审核、监督执行，防止在预算执行中相互挪用、挤占费用，规避不真实的费用发生。

优化企业的组织结构，调配企业资源，以支持预算管理系统实施。在系统上线初期，一是由于相关业务操作人员需要一个适应的过程，二是系统还没有积累一定量的数据量，系统的优势没有发挥出来。企业一定要优化组织结构，全力推动预算系统的正常运行。系统根据企业的组织结构设定了相关部门及人员的职责、给予了不同的权限，既保证了预算的严格执行，又做到了安全保密，防止个别人员向相关利益者透漏关键信息。

信息下预算管理系统能够得到及时、有效、顺利、严格的实施，既规范了企业的管理，也提高了企业的运行效率，优化配置了企业的资源，为企业的节本增效提供了保障，从而有效的提高了企业的经济效益，为企业的经营目标及战略目标的实现提供了保障。随着大数据时代的来临，数据的不断积累，信息化的预算管理一定能为企业提供更好、更优质的服务。