信息化建设在基层档案管理中的应用建议

2019-12-20李娟德州市园林绿化服务中心

新商务周刊 2019年15期

文/李娟，德州市园林绿化服务中心

信息化建设在基层档案管理工作中的应用已经是社会发展的一个必然趋势，只有加快其信息化建设的速度，才能有利于档案资料的有效利用，提高档案管理工作的质量和效率，推动我国档案管理事业质的飞跃。

1 信息化建设在基层档案管理中的重要作用

1.1 有效的提高了档案的利用率

传统的基层档案管理工作只是对档案资料的机械化储存，充其量档案管理室只能算作是一个储藏室，只是加大了对档案的保管力度，却没有提高对档案资料的利用率，再加上不同地区的档案管理水平也存在着很大的差异性，一些地区根本没有专门的档案管理人员，在档案的查询和使用中，会显得非常的麻烦，而信息化建设在基层档案管理工作中的应用，不仅可以提高整个基层档案管理工作的质量和速度，而且还能够满足人们对资料查询的需求，达到为人民服务的目的。

1.2 有效的实现了信息资料的共享

在互联网+的社会背景下，信息化建设在基层档案管理工作中的应用，可以有效的实现了档案资料的共享。因为档案管理的信息化建设可以突破地区的界限，通过网络信息来进行各地资料的交流与互动，有效的实现全国各地资料的共享，这样就使档案的利用率得到大大的提升，更促进了我国现代化建设的进程，实现了各项档案信息的统计和应用，避免了资源的浪费。

1.3 有效的降低了管理成本

传统的档案管理工作需要耗费大量的人力、物力和财力，而且管理起来还缺乏规范性，而信息化建设在基层档案管理工作中的应用，不但能够提高档案管理的现代化程度，实现资料的合理利用，而且还能够节约大量的人力和物力，只要把大量的档案信息资料存入网络硬盘或计算机等等平台中，就能够实现随时随地的提取和查询，为人们提供更大的便利性和更周到的服务，同时也节约了大量的时间，有效的降低了基层档案管理成本。

2 信息化建设在基层档案管理中应用的几点建议

2.1 增强信息化管理意识

在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。加强对人才的培养。档案管理现代化是不断完善深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高。档案工作人员素质的提高，应包括思想意识、知识结构和操作技能等内容，还要尽快培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的信息专业人才和新型的高层次管理人才，为迎接知识经济的到来做好充分的准备。

2.2 配备信息化管理设备

加快档案信息化的建设，要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。要舍得投入财力，当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法，在政策上给下部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

2.3 建立完善的管理机制

建立规范的管理机制在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制，创新档案管理制度。有关档案管理部门应该制定适应信息化建设的档案管理制度。其一，健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤。其二制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准，因为标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一，如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

2.4 提高管理队伍建设

档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。