合同管理系统在企业管理创新中的应用研究

郭瀛

（中国社会科学院大学，北京 102488）

一、合同管理系统对企业管理的作用

合同管理是企业经营管理的基础内容，通过合同管理可以有效掌握合同的签订与履行情况，有效防范企业经营风险、降低企业经营成本、优化企业管理设计。我国处于经济快速增长时期，大量企业出现，并且企业的业务量相继增加。在这种情况下企业涉及的合同数量和类型就会变多，如果延续传统管理方式可能会出现信息不集中、时效性不够等缺点。具体表现在：

第一，纸质传递在各个环节都需要专人处理，效率低下，审批过程中无法进行有效监控，并且当合同存档之后想要再次查阅需要花费较多时间，操作性不强；第二，纸质合同信息相对封闭，想要查阅必须亲自到场，无法实现合同的共享；第三，企业合同类型多、数量大，所以参与管理的人数也较多，容易出现信息泄漏等；第四，使用手工操作或者Execl等方式管理时，会出现数据表格不统一，准确度低等问题。所以传统合同管理方式已经无法满足多数企业的发展状况，需要不断创新改革，运用信息化手段，建立一套专门的合同管理系统。

合同管理系统可复用合同创建归档能力，把多种类型、业务的合同按照统一模板归类，并提供检索和下载接口，规范合同文本的格式，降低不规范合同文本带来的管理风险。各城市可以把优秀的合同范围上传，其他公司根据需要自行下载，缩短编写合同的时间，提高办事效率。在签批方面可事先规定流程，通过电子工作流转高效执行，保证合同签批速度。

二、合同管理系统的功能

合同管理系统必须立足企业管理需要，保证合同的可靠性和运行效率。合同管理系统需具备以下功能：

（二）制定评级规则，根据客户、供应商合作情况重点记录信用差的客户；可以直接查看客户、供应商参与的合作项目、签署的合同、签订的合同计划、企业实际收付款情况，记录合同变化过程；保证客户和供应商可以随时随地查阅系统中的内容。

（三）根据公司的运作业务分类合同，记录所有业务项的执行情况，保证管理的时效性。

（四）根据系统合同拟定新合同，并且保证合同的规范性；可实现合同文本打印、合同变更等内容的实时记录；记录合作双方当事人签约情况以及是否存在违约。

（五）保证合同的审查、审批等流程在网络上运行，使用者可根据需要提及历史数据。

（六）可以完成一笔计划资金多次回收和多次计划资金一次回收记录，确保实际使用资金和计划资金时时对比，及时分析项目运营情况存在问题[2]。

（七）实现权利管理，不同使用者拥有相应的查阅权和管理权，不仅提高数据管理安全性，还能明确各工作人员职责，防止意外发生。

（八）自动提醒待办事项，例如：时间、进度等内容。

企业资产结构是财务结构的主要构成部分，其稳定程度对企业财务结构的稳定性有非常大的影响。也就是说，保证企业资产结构的稳定性和合理性是有效规避其财务会计风险的重要措施和手段。因此，企业应高度重视自身资产结构的优化工作，以有效减小债务偿还风险发生的概率。第一，企业要建立健全相应的约束机制，积极扩大自身的流动资产规模。第二，企业要根据自身运营规模对自身负债规模进行合理控制，防止出现资不抵债现象的发生。第三，企业要科学分析负债筹资情况，同时对其业务支出与相应具体收益进行有效权衡，从而进一步优化自身债务结构。也就是说，企业在不断扩大自身发展规模的同时，应高度重视对自身资产结构的合理控制。

三、合同管理系统设计

（一）总体设计思路

合同管理系统必须以方便企业管理为设计目标：第一，以合同管理为核心，结合客户、项目、商品、费用等内容，保证合同签订、审批等内容及时上传；第二，可实现查阅、统计、打印、导出等功能，提高合同管理系统的实用性[3]；第三，支持多系统对接，提高合同管理系统的实用性。

（二）系统构架

合同管理系统共分为三层[4]。

第一，界面层。用户通过界面层和系统间接接触，通过拖拽、缩放、刷新等操作完成工作要求，实现用户和系统的对接。

第二，业务层。业务层属于合同管理系统的核心部分，内部储藏所有的业务及逻辑关系。业务层是单独的工作单位，又可实现不同业务之间联系。通过操作可实现业务层访问、制定，并通过界面层把信息反馈给用户。

数据访问层：数据访问储存企业业务的关键内容，用户可通过数据访问提取企业业务数据。数据访问层设备逻辑模式和权限许可，只有拥有一定权限的客户才可以查阅信息。

四、合同管理的应用

（一）合同列表

合同管理系统中包含一系列的操作控件，用户可以根据列表中的功能项对界面拖拽，正向或者逆向排列，可根据工作需要选择分组、隐藏、筛选等选项。完善的合同列表需实现以下功能：

第一，可以全方位管理合同的结构、数据化信息；第二，支持固定模板起草以合同变更管理；第三，用户可根据需要查阅历史内容，并且对比各项目的计划资金及实际使用资金；第四，实现多币种、印花税的管理；第五，实现多种文本格式上传、下载，自定义导出，且可以打印数据库中的合同内容。

（二）合同新建

合同新建功能包括合同基本信息填写、创建以及合同的起草等，是合同管理系统的基本内容。合同本文有两个形式：标准合同起草和非标准合同起草。

标准合同不需要用户自己拟定，可以从标准合同库中直接下载模版，根据模版内容填写制成规范合同。合同经办人首先要从合同库中挑选适合的模版，调整修改自定义变量、引用变量、常量等，保证下载的合同可投入使用。并且，合同管理系统可以根据用户的使用记录，辨别出本文被修改的部分并且标记。之后，便进入审核流程。非标准合同是指不从合同库中下载的文本，合同经办人可从企业中下载或直接自由起草合同，在起草之后选择合同类型，便自动出现该合同类型的审核流程。在新建合同时，还可以建立计划资本、资金条款以及合同附件，此类内容可一同上传至合同管理系统。

每个合同都有唯一的编号，系统会根据合同签订时间、主体、特征的自动填写。如果合同作废，编号也随之作废，也不可再次用于其他合同。

（三）业务审批

合同管理系统能够自动分辨合同的类型、金额以及具体负责部门，在合同拟定之后便进入审批流程。业务审批可完成合同确定、变更、停止等多项内容的全程控制。

第一，业务审批可完成客户等级评定、项目管理、合同签订及变更、收付款等内容的上传，可查阅历史合同记录。第二，系统可根据不同部门的工作人员的工作要求，赋予不同使用者相应的权限，完成合同制作、审批、上传、查阅等内容。第三，系统会根据用户的具体需要设置固定流、自有流水和临时流，实现部门、类别、资金等信息全面管理，既可用自动触发模式，也可用人工选择模式。第四，系统会保留合同打回、修改意见等信息，方便用户根据信息改进。

（四）合同资金管理

在新建合同之前要根据企业具体项目建立相应的收付款计划，填写计划收款的金额、时间、经手人等内容，并且上传到合同管理系统中。在执行收付款工作时，要保证每一次资金都被多次审核，确保准确无误。把计划资金和实际使用资金全面描述，对比项目实际运行情况与预期设定的差别。在起草合同之后确定计划资金，可以在多份合同创建完成之后统一查询、统计信息计划资金。当合同被审批过后，合同管理系统会自动变更合同状态，从原来的“待审批”变为“执行中”，工作人员设置实际付款。

（五）合同数据查询统计

合同数据查询统计有四个功能组成：合同查询、统计分析、报表输出和单据自动生成。

合同查询：第一种，快速查询法，使用者可根据合同的相关信息，如合同名称、编号、类别、负责人等信息搜索内容；第二种，列表字段组合筛选法，在筛选栏中输入相关条件，多组合筛选，这种方式可提高查询的精确度；第三，高级查询，合同管理系统自动提供数据查询功能。系统自动把查询条件保存下来，当用户再次查询时不必再次输入信息。用户根据自己需要选择灵活的查阅方式，提高搜索效率和准确度。

统计分析功能：用户自己定义统计的数据，系统根据用户输入或导入的数据自动生成折线图、柱形图、饼状图等，不仅提高统计数据的效率，还能提高数据统计的准确性。

报表输出：系统根据查询、统计的数据设置输入形式，自行生成特定表格，用户可选择Execl文件形式输出。

单据自动生成：系统中包含单据自动生成功能，例如，在合同审批流程结束之后，系统可自动更新信息，生成合同审查单；在合同付款审批流程结束之后，系统可系统生成付款审批单。

五、结语

合同管理系统是立足企业发展需要，结合计算机技术出现的产物，对提高企业管理效率、质量有重要作用。但是，部分企业受资金、技术等限制，合同管理系统还没有真正落实到管理中。在后续发展中，企业要积极使用合同管理系统，提高企业管理能力。