如何做好企业物资采购招标管理

2019-12-19王向军

大众投资指南 2019年21期

王向军

（中国石油化工股份有限公司中原油田分公司物资供应处，河南濮阳 457003）

一、引言

在企业管理工作当中，人财物管理是其中的关键部分，其中，对于物理的管理尤为重要。在该项工作当中，对于物资的招标采购是关键性内容，该项工作的开展质量，更是将直接关系到企业发展生命力以及整体效益。而在该项工作实际开展当中，还存在着一定的问题与不足，对此，即需要能够充分做好这部分存在问题的把握，以科学采购招标管理方式的应用保障企业的健康发展。

二、目前采购招标存在问题

在现今企业物资采购招标工作开展中，存在的问题有：第一，管理流程不到位。在现今企业物资采购管理工作开展中，在具体流程方面存在混乱的情况，并因此对管理工程的进程造成了阻碍，在管理效率方面也存在不足。在生产经营中，如果没有对管理流程进行科学的规划，则很可能因此出现采购成本招标问题，在部分企业当中，内部缺少明确的分工，在工作当中存在不够积极的情况。同时，由不同部门负责对应物资的管理，也因此使采购工作存在分散情况，对于该种分散模式来说，虽然在具体实施当中能够对企业的快速配置需求进行满足，但在实践当中也存在一定的难度，无法大批量进行物资的采购，且无法控制部门的具体采购情况，并因此增加企业采购成本；第二，价格机制不完善。在部分企业开展物资招标时，在具体的价格机制层面存在不够完善的情况，很多人员在具体招标活动中，并没有对产品、原材料的价格进行明确，且具有隐性附加条件的情况。作为采购人员，在实际采购原材料时，没有对市场进行充分的研究，也没有调研具体的价格走势情况，并因此在价格层面受到招标人误导，进而出现错误的选择。当买卖关系确定后，才会发现材料价格存在不相符的情况，同时具有一定的附加条件，在使采购方处于不利地位的情况，导致双方矛盾的出现；第三，招投标公平性不足。在我国的招投标法当中，明确在实际招标工作开展当中，要按照公正、公平以及公开的原则开展操作。而在具体招投标活动进行中，还存在一定的“暗箱操作”等问题，对于这部分招投标来说，虽然从工作环节当中很难对其是否违规进行分析，但却因此减少了很多投标人公平竞争的好机会。同时，在很多招标项目中，在具体管理方面也存在“明招暗定”的情况，进而使很多“权力标”“关系标”出现。在部分活动当中，当事人相互间也存在串标围标、相互串通的情况，不仅会因此对行业竞争的公平性产生影响，对于整个行业的健康发展也将因此造成严重的阻碍。

三、招标管理措施

（一）完善管理制度

在物资招标管理工作当中，要对完善的质量检验、价格管理以及采购责任制度进行制定，通过制度的方式保证采购工作开展质量，以此尽可能避免出现采购到质量无法满足要求产品的情况，避免劣质产品进入到生产环节，通过现代化企业制度的制定，保证相关工作开展实效。要对物资招标采购环节进行规范与完善，做好工作原则的把握，要做好招标采购的集中化处理，对具有相互制约特征的管理制度进行规范，包括有招标采购制度等，以此对采购产品集体、质量等进行集中质量审核以及逐级的审批，强化审批环节的管理监督工作，在充分保证采购质量的情况下，使采购成本能够有效地控制在具体预算范围当中。可以说，除了在企业制度层面进行积极的完善外，且需要通过其余手段的应用做好管理：第一，加强材料质量检验，做好物资计量、验收入库等相关工作，对标书当中的数量、质量与交货时间进行确定，保证同购入的物资相关参数具有一致的特点，避免出现以少报多、以次充好等问题；第二，落实考核制度。在企业招标工作开展中，要始终受到监督部门的检查，对于因操作违规而影响到材料质量、数量同标书不相符的情况，即需要能够做好对应的考核工作。如果是在招标环节发生错误，即需要对招标小组成员进行考核。如果是在验收方面存在问题，则需要做好业务人员的考核，在此过程当中根据损失情况、错误程度进行罚款、扣奖或者岗位调离；第三，需要能够预审投标供应商的资格，对财务监控招标力度进行强化。在工作当中，企业需要同价廉物美、在市场当中具有较好信誉的供货单位加强合作。在开标之前，需要积极做好技术层面的交流工作，对技术协议进行签订。在制定购入价格时，需要能够结合不同付款方式，保证该项工作具有合理以及公平的特征；第四，如单位在材料的数量、质量等方面存在疑问，也需要做好制约措施的制定，做好货款支付。同时，要制定材料供货单位退货制度，避免数量不够、质量存在问题的材料进入到范围当中。

（二）加强队伍建设

在招标采购工作开展当中，对于工作人员也具有较高的要求，需要在具有严于律己精神、良好业务技术的同时，也能够具有好的职业素养。在日常工作当中，要通过多种措施丰富采购人员的职业知识，提升其业务技术以及基础水平，在对采购相关知识要求正确理解的基础上，能够通过所掌握的知识熟练开展操作。从该方面考虑，即需要定期做好相关人员的培训工作，使其能够充分把握工作技巧与重点，积极学习电子商务知识，以此实现工作效率的提升。同时，也需要做好采购人员的培养，不断提升其自觉学习能力以及实事求是的工作作风，对采购当中的不同环节认真规划，做好细节内容的把握，不断优化更新自身知识，以先进的理念进行工作，不断提升工作开展效果。同时，要加强其对于法律法规、相关政策的掌握与认识，能够在采购当中规范自身行为，在法律约束下提升素质水平以及责任意识水平，在外界因素诱惑的情况，能够始终坚持自身，不做出违法违纪的行为。

（三）完善招标流程

在物资采购招标工作当中，对招标采购程序的规范、完善具有重要的意义，作为物资招标采购部门，需要能够做好招标评审过程与流程的完善。在具体工作开展中，作为采购部门，需要能够对技术资料进行认真的查阅，对其中的技术数据进行分析对比，做好招标品种的明确，根据生产需求对数量进行确定。信息收集整理方面，可以通过网络的方式积极寻找厂家资料，对相关资料分析整理后，通过电子邮件、网上查询等方式加强沟通，对品种目标市场加强调研，预测产品价格，之后在资源分布、质量标准等方面进行对比。采购部门在工作当中，也需要能够对车间生产情况进行深入的分析，结合实际情况积极同质量检验部门进行沟通，以此对质量技术标准做好确定。此外，企业也需要能够做好物资招标采购工作的监督管理，通过“分口把关”等方式分离采购环节相关权力，使内部权力具有相互制约的特点，有效扼杀采购腐败情况。

（四）确定资质要求

当企业受到投标方的投标文件后，即表明该项工作进入到了具体的评标环节，在该环节当中，主要的工作流程有：第一，由专家对方案进行评审。在完成评审工作之后，企业则可以根据实际情况提出疑问，由专家与相关的技术人员进行解答，并以书面形式提出澄清提纲，要求其能够在设定时间内，通过书面方式对问题进行针对性应答；第二，对于返回的澄清提纲，则可以复印多份，在完成复印后将其发放给专家，以此实现采购的评标过程。在评标阶段方面，需要同数量等参数具有关联，在工作当中，要先评技术标、之后评商务标；第三，在工作开展之前，需要能够做好评分方式的设定，并由内部成员在评标、投标基础上开展评审工作。在该项工作中，主要的内容包括有性能价格比、优惠条件、技术性能与投标资质等，也可以结合评审进行排名。在此过程中，主要做好技术人员专家的资质水品保证，保证在相关方面能够满足工作要求，以此使结果具有更强的说服力。