基于ERP系统的物料编码应用与研究

（贵州航天控制技术有限公司 贵州 贵阳 550009）

1 引言

物料编码是企业信息化的基础，建立公司共享物料信息库和物料管控流程，能够使物料在TC、ERP、MES等应用系统实施中实现编码一致、信息共享，更好地为整个公司信息化服务，从而降低科研生产制造成本，提高公司科研生产效率。物料编码属于基础数据中最基本的数据，是ERP系统实施能否成功的关键因素，俗话说：“三分技术、七分管理、十二分数据，”这是中外企业信息化建设的实践经验得出的真理，从中可见基础数据的重要性。

2 物料编码的意义与原则

2．1 物料编码的意义

物料编码是用字符串或数字表示的唯一性代码来标识物料。物料编码涉及物料的名称、规格型号、材质和计量单位等基本特性，还包括物料的采购方式、存放地点、税率、价格和评估级别等。物料编码伴随着物料的整个业务周期，物料编码的好坏直接影响公司的生产计划、库存管理、采购管理、销售管理、成本核算等工作的规范性和准确性。对于实施ERP系统的公司，规范地物料编码体系是实现管理精细化管理的基础，更是成功实施ERP系统的基础。

2．2 物料编码的原则

⑴唯一性

唯一性是物料编码最基本的原则。物料编码要求各个物料的编码能够唯一识别，不可重复。保证相同的物料使用同一个编码，一个编码对应一种物料，避免一物多码或一码多物的现象。

⑵规范性

物料编码开始时，对物料进行分析，制定统一的结构、格式，采用行业标准、国家标准或者国际标准规则进行编码，规则一旦确定，所有的业务部门都要遵循。

⑶简单化

设置合理、简单易懂的编码规则，减少编码的出错率。不必要把物料的所有属性都反映到编码中，对编码的长度进行合理的预计，便于人员的操作。

⑷快捷性

设置能够被快速识别、快速输入和被计算机快速处理的属性。在利于后期扩充的基础上尽量减少编码的长度，增加计算机的运行速度。

⑸系统性

建立完整、系统地物料编码体系，不易频繁变动，尽可能保持编码系统的相对稳定性，有助于公司长远的发展。

⑹可扩展性

编码规则应留有余地，需考虑到未来物料物品增加及更新的情况，需在规划内，增加扩编的余地，保证物料编码在将来能被有效地扩充使用。

3 基于ERP系统公司物料编码规则及流程管理

3．1 公司编码规则

参照各类国家、航天标准，公司物料编码结构由分类标识码和特征标识码组成。分类标识码采用8位数字，参照标准，根据物品分类情况予以唯一指定。特征标识码采用6位数字，按发布先后顺序生成。

参照标准，将常用物料分为电子元器件、非金属材料、金属材料、机电产品及产品等四大类，分类层级分为大类、中类、小类和细类四层。其中大类、中类规定了索引码，大类索引码由一个字母表示，中类索引码由两个字母表示采取有序编码方式。

3．2 公司编码流程管理

公司物料编码申请流程：用户在电子表格库中查找是否存在需要的物料编码，如果不存在就按照预制模板填写好提交数据管理员，数据管理员在ERP系统中生成物料编码导入各个系统使用。

4 基于ERP系统的物料编码存在的问题

4．1 手工查找速度慢

十院物料编码多达十几万条，手工在电子表格中搜索查找物料各个属性速度缓慢、光靠肉眼识别不准确，计算机负荷重，经常死机，降低了工作效率，影响用户使用心情。

4．2 模板填写不规范

物料模板众多，每个模板要填写十几个左右的属性值。用户对物料分类的模板理解有差异，填写电子表格不规范，无严格地约束条件，导致申请编码流程反复。

4．3 存在一物多码问题

ERP项目上线初期，未对物料进行严格地清洗，导致系统中重码率很高。经常由于计量单位的一字之差而发不出料，无法开展科研生产工作，影响公司整体经营水平。

4．4 各系统间未有效集成

各个应用系统未实现有效集成，每天产生大量的光盘进行导入导出操作，既耗费人力、物力、财力又降低了工作效率，失去了系统集成的意义。

5 基于ERP系统的物料编码解决方案

5．1 开发搜索工具，加快搜索速度

开发自动匹配和搜索物料属性的工具，提高搜索速度。在申请物料编码时与系统中物料编码库进行匹配，匹配失败可以直接提交申请，自动进行相似性物料的查找，方便用户和数据管理员对重复物料的判断，从而提高图纸设计效率，缩短研发周期，节约设计成本。

5．2 开发填写工具，规范模板填写

开发规范性地填写物料编码的工具，对每个物料编码属性值进行规范性约束，严格按照模板进行填写。在数据源头控制重复物料的出现，保证进入ERP系统中的数据的具有唯一性和规范性。

5．3 成立数据小组，清理重码物料

首先应当在系统上线前成立物料编码小组，集中对物料进行整理与清洗工作，保障数据的准确性；其次在出现一物多码时，及时梳理并完善编码，提出重码；最后可组建清理编码小组，集中时间、集中办公将所有的一物多码问题从头清理干净，降低重码率。

5．4 实现系统集成，保证数据源统一

协商各个应用系统厂商开发接口，实现在ERP系统中生成物料编码自动返填到TC系统的技术，实现系统同步更新物料编码，保证数据的一致性。

6 结论

物料编码是ERP系统乃至企业整个信息系统建设过程非常重要的一项基础工作。随着公司各个系统应用的不断深入，对统一的物料编码的需要越来越明显，保证数据源头的一致性刻不容缓。物料编码工作是一项严谨地、重要地、长期地工作，不容松懈，需要将此项工作常态化，才能保证数据的准确性和唯一，才能建好、管好、用好ERP系统。