浅议事业单位人事档案管理存在的问题及对策

2019-12-18王继达

魅力中国 2019年20期

王继达

（大庆市肇州县兴城镇政府社会事物服务中心，黑龙江肇州 166400）

事业单位作为国家机构的重要分支，在发展的过程中，管理工作是其重点工作内容，其中人事档案管理工作是事业单位的重要环节，影响着单位员工的升迁和人才的应用，可是现在的事业单位人事档案管理工作效率和质量都比较低，严重影响事业单位的发展。所以在新时期，一定要加强事业单位人事档案管理工作的创新，提高人事档案管理工作的效率和质量。

一、人事档案管理现存的问题

（一）单位管理意识不强，档案管理基础设施不足。在相关调研的基础上发现，部分事业单位由于各种主客观原因，人事档案管理意识不强，不能充分认识到档案管理对于单位发展、人员管理等方面的作用。与此同时，目前大部分事业范围坚持纸质人事档案管理和常规电子档案管理两种方式相结合。但各部门较为独立，且电子档案的管理不能及时更新和系统化，都在一定程度上导致了单位人事档案管理的滞后性。

（二）档案管理机制不完善。完善的人事档案管理机制，有利于推动事业单位人力资源工作的进程。但在部分事业单位中，人事档案成为一种形式上可有可无的摆设，且使用意识较差，在相关资料的查阅中，走“非正常”渠道，根本不将人事档案作为衡量的标准。且人事档案管理机制不完善，基础设施欠缺，各部门之间形成单独的资料库，管理标准也较为随意，严重缺乏规范化。

（三）管理人员专业性不够。严格来说，人事档案管理工作复杂繁琐、专业要求高，且需要一定的连续性和衔接性，这给档案管理人员也提出了较高的要求。但现实是，事业单位在改革发展中，由于编制的缩减，使得部分专业管理人才流失，部分事业单位的档案管理人员，要么非专业，要么由其它岗位的人员兼职，甚至部分事业单位临时雇佣档案管理人员，这都影响了人事档案管理工作。

二、新时期人事档案管理的对策研究

（一）提升人事档案管理人员的管理水平

作为人事档案管理人员，要提升自己的业务素质，首先要提高自己的专业知识水平。对于目前一些非档案管理专业出身的工作人员来说，更要加强学习档案学理论知识。要多读一些有关档案管理学、档案文献编撰学、科技档案管理学、档案保护技术学、文书学等方面的书籍。从档案的收集、整理、保管、统计、检索、利用、编研、鉴定等方面熟悉专业工作，提高工作效率，保证工作质量。此外，人事档案管理人员还要熟练掌握与档案管理工作相关的科技知识。比如，要学会利用信息化媒体手段进行人事档案管理，学会使用各种相关的软件。常用的软件如WORD和EXCEL的功能是极其强大的。即便人事档案管理人员没有机会参加专门的业务培训，也完全可以借助网络熟悉软件的应用。

（二）建立良好的人与档案相分离的人事管理体制

大部分档案管理者在整理档案的过程中经常发现，有些人的档案存在着空白期，询问之后发现，是由于在原单位辞职之后档案没有带到新的单位，再次换工作的时候又从原单位将档案调出，所以有一段时间的档案自然就是空白的，也就出现了断档的现象。此外，许多事业单位将人才引进以后，很少查看人才之前的档案记录，用人单位也是热衷于人才在实际工作中的业绩来考核员工；有的员工，虽然已进入单位，但是其人事档案依旧挂在人才市场上，也造成了此人的人事档案得不到及时的更新。要建立一个良好的体系来保证“人档合一”，所有部门的人事档案都按照集中统一的改革思路，将政府人事部门所属的人才流动机构、就业服务机构、教育机构有效地结合起来，成立一个政府所属的统一的人事档案管理中心，事业单位人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心进行管理，开始逐步地杜绝人档分离、断档等现象出现。

（三）强化事业单位人事档案规范化管理

事业单位人事档案应规定明确的档案查、借阅范围，人员，要求和方法。一般不准予查阅。事业单位人事档案一般不得借出使用，如遇特殊的情况必须借出使用时，需说明借阅理由并经档案主管部门批准；借阅人员应当保证档案的完好；无论在借阅或归还时都应该做好登记工作，保证档案材料的安全、完整性。人事档案转入时要清点材料是否完整、真实并做好登记。人事档案转出时应对档案进行整理和装订，保留且禁止剔除、扣留或分批转出档案材料。除人员调动方面的转入转出外，应及时报告死亡人员档案并按相关程序作出处理。

（四）重视人事档案管理的创新

创新与改革是保证事业单位长远发展的重要基调，创新人事档案管理的必要性不言而喻。人事档案面向事业单位全体员工，考虑到人事信息和人员变动的复杂性，人事档案管理既要符合现代化管理特征，又不能从集中管理模式下分离出来，辩证看待传统管理手段的利弊，取其精华从而与现代化管理进行高度融合。在计算机的处理下，一个个纸质文件变成了数字文档，将员工个人资料毫无分差地记录于档案之中。一方面有利于随时对档案进行补充更新，另一方面实现了便捷取档、调档，而且能够有效防止档案篡改等不良事件发生，保证个人信息是真实的、完整的，为事业单位科学选拔人才、调配岗位提供了重要信息依据。