分析施工企业工程项目档案管理的难点与有效应对

2019-12-18彭会

魅力中国 2019年20期

彭会

（中建三局投资发展公司，湖北武汉 430000）

工程项目施工实质上是一个非常复杂的过程，除了常规的设计、施工、验收等工作以外，还有许多与之配套的工作需要关注，正是这些配套工作影响着施工企业的长远发展效果，而工程项目档案管理正是其中最不可或缺的一项工作。如果不能及时的认识到档案管理的积极作用并且对其不足之处进行完善，施工企业的一些信息资料的保存和整合分析都将难以为继，这显然不利于企业的长久进步。

一、施工企业工程项目档案管理的难点

工程项目档案管理工作并非表面看起来一样简单，其作用也不仅限于对数据进行保存，工程项目档案中包含有多种事关工程建设的重要文件，比如说立项文件就是整个工程项目过程的总记录，在项目确定要进行建设的时候就已经存在了，其能够为后续财务编制、预算确认、招投标工作等等提供强有力的信息支持，另外还能给设计人员、施工人员提供总体性的信息参考。如果缺少了这些数据的支撑，那么工程施工必定难以继续进行下去，在这种情况下想要让施工企业稳定发展更是无异于痴人说梦。从中不难看出，工程项目档案管理工作具有十分突出的重要性，但同时我们也必须要看到工程项目档案管理中存在的诸多难点：首先，很多施工企业都没能及时的认识到工程项目档案管理的重要性，在管理过程中得过且过、不求实际效果；其次，项目档案管理工作是一种复杂的工作，想要保证其工作质量，就离不开各种标准化流程和制度的保障，但是现在很多施工企业的工程项目档案管理工作制度都漏洞百出；而后，工程项目档案信息存在缺失和不真实的问题，也可能影响到最终工程项目档案管理工作的质量，在实际工作中常常出现这种问题：施工过程中各种资料由于诸多原因发生了缺失，到了工程尾声准备验收的时候，为了满足验收竣工的规定，施工企业再利用复印件甚至是伪造件进行应付。还有的时候由于项目负责人缺席，导致一些文件无法及时的签署和审批，施工企业为了赶进度都会由工作人员自作主张的签署，这样一来档案本身就失去了应有的作用。

二、施工企业工程项目档案管理难点的有效应对措施

（一）领导重视是落实工程项目档案管理的基本前提

施工企业的工程项目档案管理工作目前都还基本没有成型，想要真正的取得根本性发展，施工企业领导干部的重视必不可少。首先，要根据建筑工程施工的具体规模，确定本次施工及相应管理的工作原则，建立健全档案管理的组织机构，从人员编制上下功夫，保证档案管理工作有人负责，另外，还需要加大档案管理工作的资金投入，保证硬件设备和软件设备的配备。其次，在施工项目部建立起来以后，要尽快就工程项目档案管理工作进行责任分配，确保其得以顺利开展，同时每隔一段时间需要组织召开档案管理工作阶段性会议，对这段时间以来档案管理的情况和成果进行汇总，并且确定下一个阶段的档案管理工作方案。

（二）加强档案管理人员业务索质的提升

由于重视程度不足或者是经费不足等原因，大部分施工企业对于档案管理人员工作能力的建设都是持忽视态度，不愿意在人员培养方面投入太多的资金和精力，更有甚者，所有的工程项目档案管理工作人员都是从其他岗位临时抽调，没有专业化的教育背景也没有工作经验，其工作效果可想而知。因此在今后的发展中，施工企业必须要每隔一段时间组织在岗档案管理人员进行培训活动，使之能够更好的跟上时代发展的步伐，明确工程项目档案管理的新趋势。在提升档案管理工作人员工作能力的同时，施工企业还需要完善他们的服务意识，让他们认清自己的岗位职责，同时还需要激发他们的创新思维，保证档案管理工作人员都能在本职工作中做出创新和探索，为提升工程项目档案管理工作质量而做出努力。

（三）确保工程档案资料的真实性与有效性

建筑项目施工中涉及到多种多样的文件和方案，这些文件往往具有法律效力，事关到合同履行责任等问题，因此它们必须要准确无误且真实有效。具体来说在施工中，需要负责人进行签字的就必须要由其本人签署；所有获得授权的文件和文书都必须要及时的经营保存，只有这样才能确保档案管理工作的有效性，把一切可能存在的档案管理问题扼杀在摇篮里。另外，已经确定下的工程档案，即使后续因为各种原因需要进行更改，也需要在原档案上进行标注，同时盖上负责人的印章以保其法律效力。

（四）制定并完善档案管理相关规章制度

首先，要尽快建立健全档案管理工作通报体系，档案管理工作人员在每月月底需要做一次档案管理汇总，同时在当月的阶段性会议上将汇总上交领导及监理人员，对其中不符合要求的部分进行改正。其次，要对工程项目档案管理工作进行考核，建立考核机制以保证考核效果。项目业主方也需要参与到档案管理工作的监督中来，根据档案管理的实际质量确定奖励和惩罚机制，让档案管理工作人员的薪酬待遇和其工作质量挂钩。最后，还需要将施工项目档案管理工作纳入到年度企业发展规划之中，在年初对施工文件进行验收和抽查，并且把管理责任落实到人头上，真正做到有责可追、有责可问。