信息时代下档案管理的创新及发展

2019-12-18张嗣珉

山西青年 2019年16期

张嗣珉

(秦皇岛市第一医院，河北秦皇岛 066000)

随着网络的发展，档案管理工作也在向着信息化方面转变，档案信息化管理工作是一种非常复杂且具有系统性的工程项目，对于档案管理工作的效率与质量有着极大的提升。不过目前的档案信息化管理还不够完善，在实际的操作中还存在一些问题，工作机制也比较落后，因此要在现有的基础上对档案信息化工作进行创新，方能使档案管理工作有序进行。

一、档案管理信息化的重要性

传统的档案管理大部分都是以纸质为主，这不仅对档案的存放空间有着极大的要求，而且增加了管理工作的任务量。纸质档案在日常的保存中为了避免损坏，需要投入巨大的人力物力。除此之外，传统的档案在查阅时需要消耗大量的精力，因此将信息技术大规模的应用到档案管理工作中，不仅能够提升档案管理工作效率，还能够减少工作人员的工作量，最重要的是能够使档案管理工作由繁到简。在使用计算机以及互联网技术对档案进行收集与整理工作时，能够提升档案检索的效率，充分发挥档案资料的作用，因此在信息化时代下，将档案管理工作与信息化相结合尤为重要。

二、信息时代档案管理目前存在的问题

(一)管理制度不规范

目前我国档案管理工作基本上都进入了信息化管理，但是信息化制度还不够健全，平时的人员的管理流程也没有严格按照规章制度进行实施，因此档案管理还存在较大的问题。从现在的情况来看，档案的管理在规范性上还做的不够，相关部门以及管理人员配置不合理，造成了管理机构内部较为臃肿，并且大部分人都是从以前的档案管理部门抽调过去，并没有针对这些人做过相关的技能培训。

(二)档案管理的保密及安全问题

电子档案管理系统一般都是通过账号及密码登录，虽然管理人员在登录时比较方便，但是如果账号与密码泄露了，被人侵到系统中，并对档案文件进行修改、窃取，这对档案的安全有着极大的威胁，而且电子档案的管理本来就具有复杂性，所以计算机一旦遇到系统瘫痪以及病毒入侵等问题，电子档案就极易受到损害，这将会给档案的保管带来极大的损失。

(三)档案共享存在壁垒

在大数据的背景下，人们对于信息资源的需求越来越大，档案部门储存的档案是宝贵的信息财富，将档案资料进行共享是顺应时代潮流、满足大家需求的必然趋势，但是目前的档案信息共享还存在着一些缺陷。首先就是信息资源比较匮乏，网站上仅仅陈列了少数的资料，还有一些仅仅只有一些简单的介绍，并没有因为大众的需要而更新档案内容。

三、信息时代档案管理工作的创新

(一)加强信息化建设

为了解决目前信息时代档案管理工作存在的问题，首要步骤就是加强信息化建设，档案信息化的管理目的就是为了实现档案资源的共享，并充分发挥档案资源自身的价值。因此相关的档案管理部门要采用先进的信息管理技术，对档案管理模式进行创新，推动档案管理的自动化，从而提升档案信息的检索效率。比如在对档案信息进行分类时，可以采用相关的管理方式对档案进行分类，同过计算机技术将档案中的特殊词、图片进行自动识别，并将其分类储存等。

(二)提高档案管理的安全性

在信息时代，档案管理的电子化虽然有着许多优点，但是其安全性是我们一直需要解决的问题，因此，在信息时代的文件管理工作中，为了提高文件管理的安全性，有必要建立健全的文件存储机制并做相应的管理工作。首先要采取更有效的方法来防止文件信息的泄露，与此同时，管理部门必须加强对管理人员登录信息的管理以及档案信息的管理，实时监控文件管理系统，有效保护档案信息的安全。例如在日常档案的管理中，就会存在病毒木马入侵数据库的风险，从而导致数据的丢失以及泄露，为了保障档案信息的安全性，档案管理部门应该联系相关的软件公司，针对数据库开发相应的防火墙。

(三)建立相应的法规

建立完善的法律法规来规范档案管理工作是保障档案信息化管理最有效的手段之一，因此在信息时代下，相关部门应该针对目前所面临的问题，建立相应的法律法规，为档案信息化管理提供有效的法律保障，真正做到有法可依，以满足未来档案管理的发展需要。还要加强数据库的建设和完善，安排相应的人员定期维护和管理数据库，为文件的存储提供安全保障。