基于知识服务的档案管理模式探究

孙恒久

（黑龙江省齐齐哈尔市依安县富饶乡政府，黑龙江 依安 161523）

基于知识服务的档案管理模式具有较高的应用价值，其可以提升单位的核心竞争力、将档案管理工作的作用体现出来，同时也可以促进档案管理工作水平的提升。要想更好的适应当前的发展形势，则需要知识服务发挥更大的作用，确保可以为用户提供有效的信息服务，促进档案资料的功能发挥，以此推动档案管理工作的创新发展。

一、基于知识服务的档案管理模式实施问题

随着我国经济逐渐市场化，单位作为市场的主体，发展的好坏对于市场的影响是巨大的，作为单位管理工作的重点，档案管理更应该受到重视和关注。改革开放以来，我国社会对于知识经济的依赖性明显增强，知识经济通过对信息进行分配和加工，从而推动社会的进步，所以这种大环境下，档案管理需要进行大刀阔斧的改革，尤其是管理模式上，争取做到全面提升管理水平。加上信息技术的发展，使得档案存储的形式有了明显的变化，以往都是纸质的档案，现在已经开始普及和流行电子档案。另外，档案的安全性更需要值得注意，网络黑客随处可见，所以需要保护档案不被盗取和利用，而且档案管理的作用是发掘档案包含信息的价值，并加以利用，所以需要融合知识服务，满足市场的需求。需要说明的是，基于知识服务的档案管理模式，不仅为档案管理工作指明了新的发展方向，更提供了发展过程中的必要保障。

虽然我国档案管理不断调整和创新，但是收效甚微，在管理过程中还存在不小的问题。尤其是事业单位的档案管理，更需要彻底改革，因为事业单位在档案搜集和整理方面一直处于被动地位，缺乏相关的监管机制，另外由于人事变动较大，档案管理不能及时更新，以及档案管理责任划分不明，使得档案管理的效果很差。虽然有电子档案，但是一些人因循守旧，墨守成规，不知变通，对电子档案心存抵触，使得事业单位的档案管理一盘散沙。

二、基于知识服务的档案管理模式的实施策略

（一）建立新型的档案工作模式

要想实现档案管理模式的合理应用，则需要对以往的工作模式进行创新。首先，要对档案工作有一个正确的认知，以往在开展档案管理工作的过程中，只是进行单纯的记录和管理，而基于知识服务的档案管理模式是将档案资源的知识价值体现出来，通过对档案知识的深入挖掘，可以更好的为人们提供服务。其次，要从用户的角度出发，基于知识服务的档案管理模式主要就是为用户提供服务，要了解用户的实际需求，多听取用户的意见，提高档案管理工作的人性化服务水平，确保可以满足人们的多方面需求。再次，加强信息化建设，新型工作模式的建立离不开现代化信息技术，在对档案信息知识进行管理的过程中，也一定要将信息技术的作用充分发挥出来，提升整体的管理水平，实现对档案信息知识的系统化管理，方便用户对档案资料的查阅。最后，加强档案工作的一体化建设，从档案收集到档案资料的开发利用，需要进行全过程的监督管理，明确档案资料的生成到归档路径，从而对其进行一体化管理。

（二）制定规范的档案服务制度

扩大档案资料的收集范围，拓展档案工作的服务领域，在一定程度上冲破了传统管理模式的束缚，许多文件和材料被录入到档案数据库中，档案信息知识增加，丰富了档案内容。在对档案信息知识进行分类管理的过程中，基于知识服务的档案管理模式在实施的过程中，也具有良好的效果，整体的工作效率得到了提升。这种新型的档案管理模式在应用过程中，可以根据活动类型来实现档案信息知识的划分，也可以根据不同的需求来进行针对性分类，分类方式有所增加。档案信息知识的鉴定制度具有良好的应用效果，会给予用户足够的尊重，档案信息知识的使用者也可以参与到档案鉴定中，实现对档案价值的深入发展，有利于档案价值的充分体现。

（三）对档案管理方法进行创新和完善

档案管理工作在开展的过程中，要顺应时代的发展，对档案管理系统功能进行优化和完善。基于知识服务的档案管理模式与以往的工作模式存在着较大的差异，以往的档案管理方法较为单一，功能性不强，而这种新型的档案管理模式主要是以用户为中心，管理方法比较多，可以满足用户的多种需求，具有较强的功能性。基于知识服务的档案管理模式，是将收集到的信息数据录入到档案数据系统中，可以直接通过输入关键字进行搜索。在实际开展管理工作的过程中，实现了现代化科学技术的有效应用，可以对档案信息知识进行智能化管理，整体的管理水平得到了提升。对知识门户和电子文件的数据技术不断完善，符合时代发展的要求，所以只有完善档案管理的方法，发挥智能技术的作用，才能最大程度上彰显基于知识服务的档案管理模式的优势。

（四）实现对资源的有效整合

在进行资源整合时，档案部门不仅需要对档案进行有序化管理，还需要对档案资源进行整合。这就需要档案部门以“大档案”的思维去进行资源管理。档案部门从档案的生成、流通到归档的全过程注重档案的整合，需要各个部门的支持、指导和监控，这样才能够实现档案资源的创新和转化，有利于单位核心竞争力的形成。要通过对档案进行收集、整理、检索以及服务，从而找到档案之间存在的联系和层次。在遇到困难和矛盾时，单位档案部门需要对管理系统进行相应的调整和组合，从而有效地化解矛盾，为单位的发展带来良好的经济效益，再反过来促进整个单位档案管理过程的优化和档案工作的可持续发展。

综上所述，目前的档案管理模式虽然在一定程度上能够满足资料的存储工作，但是比较缺乏利用价值，更不可能有效地提供经济支撑。有鉴于此，档案管理模式需要创新，通过转变传统的管理理念，提高服务意识和服务水平，满足用户多样化的需求，从而推动档案管理工作更好地发展。