企业产品档案的整理与管理

2019-12-18

陕西档案 2019年1期

产品档案是记述和反映产品研制生产过程中具有保存价值的，并按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件。按照档案归档要求，整编和管理好产品档案，才能确保产品档案文件材料齐全、完整、准确，才能有效系统地被提供利用

一、产品档案的收集归档

1.档案归档要求：①归档文件材料应齐全、完整、系统，是原件或正本，对已破损、字迹模糊或易褪变的文件应予修复或复制。②归档文件材料的载体、字迹装订材料应符合耐久性和档案保护要求。③产品归档材料内容包括质量证明书、物化检验报告、成品检验卡、传料卡等等，并按照相关要求和标准进行科学排列组卷。④移交清单是文件归档和接收的凭证，企业内部各单位要将整理完毕需要归档的产品档案编制移交清单，移交清单一式两份，交接双方各一份。清单应经所在单位负责人签字核准、双方认真核对后，再履行签字盖章手续向档案室移交。⑤档案产品移交清单电子版应随纸质档案同时归档。⑥档案部门有责任监督、指导各单位做好档案文件的归档工作的责任。

2.产品档案归档时间和份数：每年六月底之前，将上一年度的产品档案材料归档一份。

3.保管期限的划分：产品类档案保管期限为永久、长期、短期三种。其中长期为15-50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。

二、产品档案的整理

1.如何组卷：

案卷内产品材料应齐全、完整，与产品类关系密切的管理性文件，应分别列入同一类档案中进行组卷。

2.案卷内文件材料的排列：

产品类案卷按照产品种类和生产年度进行排列。

3.案卷的编目：

①案卷内页号的编写：案卷内所有产品文件材料按大流水逐页编号，凡有内容的页面均应编号。正面在右上角反面在左上角编写页号，图纸页号编写在标题栏上方。案内页号应采用打号机编制。成套的图样或印刷成册的文件材料，原有页号、目录可代替卷内页号和目录的，不需要重新打号，直接装订即可。案卷中如夹有附图和照片时，应将图纸按A4纸大小折叠好，照片应黏贴在空白的A4档案纸上，随卷内顺序统一编号。

②卷内目录的填写：卷内目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号即产品文件材料的顺序编号；责任者应填写产品文件材料形成的部门或主要负责人；文件编号应填写文件的文号或图样的图号；题名应填写文件材料的全称或能准确表述材料的简称；日期即文件形成的时间；页数按本件文件材料张（页）数填写；备注栏填写需要说明的内容；卷内目录应排放在案卷文件材料的首页，案卷封面之后。

③案卷封面的填写：案卷封面全宗名称应填写立档单位的全程或规范简称，案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料内容，归档时间应填写案卷内产品材料归档形成的详细日期，保管期限按照《文件材料归档及保管期限划分办法》填写；密级按照密级的规定填写；档案号按照卷内产品文件材料组卷后的分类号和案卷顺序号正确填写。

④卷内备考表的填写：卷内备考表的填写内容包括文字材料、图样、照片、总计张数等内容，在说明处可填写在组卷中案卷内产品文件材料需要说明的事项或问题，案卷中如有编号、空号、重号时则一并填写说明；立卷人由责任立卷人签名并填写完成立卷时间；审查人则由案卷质量审查人签名及填写审查日期。备考表置于盒内文件之后。

⑤装订应注意的事项：一是注意归档材料中内容必须采用耐久材料书写，便于长久保存。二是案卷装订要整齐。左侧和上边均对齐后进行装订。三是破损的要修复、金属物要剔除。四是卷内张数不宜过多，应尽量控制在400左右页数为宜。

⑥案卷目录的编制：将同一类别、同一保管期限的案卷按顺序号编制案卷目录。

4.装盒排架：

将同一类别、同一期限的案卷按顺序号逐盒装入符合档案保管要求质量的档案盒内，并盒封面、背脊填写完整。排架可采用按年度或按期限分类的不同形式上架排列。