信息时代如何提升企业档案管理人员素质

文/刘 葭

随着科技的迅猛发展，信息技术在各行各业广泛应用，企业档案管理工作也不例外。笔者分析了信息时代背景下企业档案管理工作的新特点，以及档案管理人员工作的现状和可能存在的主要问题，阐述了信息时代企业档案管理人员应具备的素质，提出了企业档案管理人员提升自身素质的有效途径和方法，对进一步做好企业档案管理工作，提升企业档案管理工作质量和效率具有一定的促进和借鉴作用

在信息技术广泛应用的当今社会，档案管理工作也要适应新形势的发展，因此，作为一名企业文书档案管理人员，笔者认为，从事档案管理工作，除了具备基本的档案专业素质以外，还应当与时俱进，积极探索与创新，提高自身能力，提升职业素养，以适应信息时代档案管理工作的发展和要求。

一、信息时代背景下企业档案管理工作的新特点

笔者曾在撰写的《企业文书档案信息化管理利弊初探》一文中，对文书档案的传统管理模式与信息化管理模式进行过对比，简言之，信息时代背景下，企业档案管理工作主要有以下几方面的特点：首先，省时高效。利用现代化的互联网技术收集档案数据，省去了中间不必要的环节和程序，提高了档案管理工作的效率。其次，留痕备查。电子信息化技术在文书档案管理上的应用，为电子档案搭建了一个记录整个整理归档过程的平台，做到全程留痕和有据可查。再次，是资源共享。电子信息化技术，可以不受地域空间限制，使档案资料、档案信息管理动态等达到有效共享和交流，使档案资料达到最大的利用率，实现其最终价值。第四，是保管便利。电子信息化技术节省了档案保管的空间，使档案保管不依赖特定的环境，优化存储、方便利用。

二、信息时代企业档案管理人员工作中存在的主要问题

（一）企业档案管理人员思想政治素质有待提升。从事档案管理工作的人员，要求具备一定的责任感和使命感，能够依照企业档案管理的各项规章制度认真负责地工作，但档案工作的枯燥性和乏味性，以及企业对档案工作重视程度不够等职业特点，导致一部分档案管理人员存在消极懈怠的思想，缺乏职业责任感和荣誉感，缺少对本职工作的热爱，从而可能导致信息时代，企业档案管理存在安全隐患。

（二）企业档案管理人员业务能力不足。以笔者所在的陕西地矿集团有限公司为例，在职的23名档案管理人员，因条件限制，多为兼职档案管理人员，且无一人为档案管理专业的毕业生，对档案管理知识知之甚少，仅通过入职后的学习培训、继续教育、日常操作的形式和途径来提高自身的业务水平和管理技能，故而导致了档案管理技能和水平参差不齐。

（三）企业档案管理人员综合能力存在欠缺。在档案信息化时代，不仅要求档案管理人员对档案管理业务知识充分掌握，更要求档案管理人员对计算机、信息处理等技术方面有一定的操作和处理能力。档案管理人员这两方面的欠缺，会严重影响并制约信息化时代档案管理现代化水平的提升。

（四）企业档案管理人员不稳定性。笔者所在的陕西地矿集团有限公司档案管理部门对下属单位的档案管理工作有指导、检查和业务培训的职责，笔者任职以来，先后3次集中培训讲解《归档文件整理流程》，仍然有新任职人员申请培训。基层单位对档案管理工作认识不到位，认为档案管理不需要技术性操作，对档案管理人员的选用，没有严格标准和要求，对档案管理人员随意调配，使得档案管理人才流失，不仅造成档案管理工作出现混乱局面，甚至会导致重要的资料和档案容易丢失等问题。

（五）企业档案管理人员缺乏创新意识。如前所述，由于职业特性，人们总觉得档案工作无关紧要，不仅外人轻视，部分档案管理人员自身也感到困惑，对工作失去热情、缺乏责任感，对知识更新失去主动性与积极性，没有意识到时代发展对其自身工作的挑战，在信息技术广泛应用的时代，缺乏革新的动力，习惯于传统的管理方式，不愿花费时间和精力适应新型管理模式和提高电子档案管理技能。

三、信息时代企业档案管理人员应具备的素质

信息时代下的企业档案管理人员，不仅具有过硬的思想政治素养，遵守严格的组织纪律和保密条例，而且应当充分掌握档案管理专业知识，并且具有互联网思维，熟悉办公管理软件的应用，不断学习先进的管理技术和经验，逐步适应档案管理现代化和信息化的需求。

（一）思想政治素质

档案管理工作的保密性，决定了档案管理人员要有高尚的道德情操和职业修养，无论在何种情况下，都要严格遵守本单位的档案管理制度，从而保证档案管理工作的安全性和科学性。因此，思想政治素质是档案管理人员应具备的基本素质。

（二）职业道德素质

档案工作作为一项有专业技术要求的职业，负有记录历史、传承文明的使命，企业档案工作更是对企业生产和经营具有重要促进作用，作为企业档案管理人员必须具有一定的职业道德素质，尤其是在信息时代，电子档案在易于管理的同时，也更易于泄密，因此，要求档案管理人员时刻坚守职业底线，强化职业道德素养，不断保持爱岗敬业的精神。

（三）岗位专业素质

档案管理工作看似简单，而且不受重视、难出成绩，但其作为一门专业技术知识，具有一定的综合性和复杂性，档案管理人员除了负责日常保管档案外，还要审核档案整理归档的规范性、完整性，确保档案材料符合标准。特别是随着信息技术与档案管理工作的结合，档案管理人员还要具备一定的计算机理论知识和电子业务技能，才能保证信息时代档案管理工作的安全性和稳定性，提高档案材料的利用率。

（四）管理创新素质

信息化时代下，企业档案的主体是以计算机为载体的电子档案。档案管理工作不是固守成规的，其具有一定的时效性，随着时代发展而发展。档案管理工作人员也应该从根本上改变观念，不仅随之不断提高自身的信息化水平和电子档案管理能力，还可以试着改变现状，开拓出新的管理模式，使档案工作产生一定的社会效益和经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

四、信息时代企业档案管理人员素质提升的途径和方法

（一）加强政治理论学习

档案管理工作是一项政治性和机密性很强的工作。因此，档案管理人员必须具有坚定正确的政治方向和较强的政治敏锐感，忠于党和人民的事业，在思想上、行动上与党中央保持高度一致，提高自己的政治素质、业务能力和道德水平，认真学习领会习近平新时代中国特色社会主义思想，坚持不懈地用党的十九大精神武装自己，在实际工作中，增强运用政治理论指导档案管理工作的自觉性和主动性。尤其是增强责任感和保密意识，严格执行国家法律和法规，遵守党和国家各项规章制度，依法依规开展档案管理工作和档案信息化建设，确保档案实体和信息的安全。

（二）加强专业知识学习

随着信息化技术的发展和革新，档案管理的形式、内容也相应发生了变化，作为一名档案管理人员，只有通过不断的学习才能跟上时代的步伐，适应电子档案管理工作的需要。首先，从单位的角度来说，要积极为档案管理人员创造学习和培训的条件和机会，拓宽档案管理人员获取先进管理理念和技术的渠道，帮助档案管理人员提升管理工作方法。其次，从档案管理人员自身而言，要树立自主学习意识，利用各种资料，多方位地汲取更多的相关知识，增强档案管理的专业技能，特别是关于信息技术方面的内容，更要排除抵触情绪，积极学习先进的电子档案管理和保护技术。

（三）应用现代科技手段，提升档案管理的创新能力和水平

众所周知，现阶段计算机技术在档案管理领域的重要性不言而喻。档案管理人员传统的档案管理经验和方法已经不能胜任现阶段的电子档案管理工作，档案管理人员要积极提高计算机和现代信息技术水平，掌握一定的计算机知识和技能，熟练操作现代化电子设备，了解档案管理系统，学习档案管理系统在计算机中的应用原理，促进电子档案的普及和应用，更好地提升企业档案管理水平。

（四）建立职业竞争激励机制

如前所述，因档案管理的职业特性，档案管理人员在本职工作中缺乏主动性和积极性，笔者认为，现阶段激发档案管理人员的热情和动力，需要单位实施行之有效的激励措施，引导他们自觉自愿地提升科技手段的运用能力，提高档案管理工作的质量和效率。首先，在制度上，构建完整的目标管理制度，制定具体的工作任务和目标，实行绩效挂钩，奖惩兑现，推动电子档案管理工作的实现；其次，充分发挥榜样作用，努力营造争当先进的良好工作氛围；再次，在人员管理上，推行优胜劣汰的管理模式，实现公平竞争、择优上岗；最后，从企业文化上，通过加强企业的人文关怀，营造良好的工作氛围，让档案管理人员有归属感、成就感，从而提升职业责任感，最大限度地调动档案人员工作的积极性和创新性。

在不断发展和进步的信息化时代，对档案管理人员素质提出了更高的要求，我们档案管理人员必须解放思想，与时俱进，加强学习，提高技能，完善自己的知识结构，拓宽自己的视野，把自己培养成为综合素质高的复合型人才，才能推动档案管理工作持续、稳定、健康的发展，才能更好地为企业服务。