干部人事档案整理工作存在的问题及对策

文/王沛媛

干部人事档案工作，是干部人事管理工作的重点内容。做好干部人事档案整理工作，能够为干部信息查询提供便利条件，同时也能够为干部的职务晋升提供重要的参考依据。本文针对干部人事档案整理工作中存在的一些亟待解决问题，提出了相应的解决对策，对加强干部人事档案管理体制建设，提升管理方法和效能将会起到积极的借鉴作用

在人事档案管理工作领域，干部档案的管理是重点内容。它所包含的信息比较丰富，不仅有干部的从业经历、个人政治表现，而且有其家庭生活信息，在很大程度上反映出了干部的政治水平和综合素养。因此，做好干部档案管理工作，对于干部培养和选拔具有重要意义。

一、干部人事档案整理工作的重要性

1.有利于查询和应用

人事档案管理的主要目的是为了向组织人事部门提供干部个人的相关重要信息服务的。因此，干部人事档案信息的整理与完善，是保证组织机构人事部门工作效率、质量的前提。

2.及时发现问题补充材料

在干部人事档案信息管理过程中，经常会出现信息短缺不完整的问题，给组织部门在人事决策的时候带来不便。所以，档案人员在对干部档案信息进行整理的时候认真查看相关的信息是不是齐全完整，如有遗漏和缺失一定要及时补充完善，从而保证干部人事档案信息齐全完整，为组织人事部门考核、提拔干部提供准确依据。

3.可以提升档案人员政治业务素质

干部人事档案信息面广量大，整理的质量标准要求高，要想做好这项工作，既要政治可靠，又要有过硬的专业知识和业务能力。所以，在对干部人事档案的整理和管理过程中，既是了解和掌握相关分类标准、整理要求的过程，又是快速提升档案人员业务能力和水平的有效途径。

二、干部人事档案整理工作中存在的主要问题

1.思想重视不够，管理体制不健全

据了解，当前许多部门和单位对干部人事档案信息的整理、管理思想认识不到位，缺乏重视，严重影响了干部人事档案工作的正常开展。首先是很多部门和单位的档案人员是身兼数职，大部分人员对做好这项工作缺乏正确认识，工作处于应付状态，缺乏积极主动性。特别是对干部人事档案信息缺失平时管理的意识，导致干部人事档案信息不完善。有些干部人员的档案信息仅保留在初期入职阶段，而对于后期在工作岗位中的个人业绩、职业成长以及所获得的荣誉称号等相关信息，并未及时有效地补充到个人人事档案中，这对于开展好组织人事工作十分不利。其次是在管理体制方面，组织单位并没有建立有效的管理体制，管理流程不规范、不科学，导致档案人员在对干部人事档案进行管理时，工作目标、工作质量、管理效果都不尽如人意。

2.档案人员管理意识薄弱，专业水平不高

据了解，目前在干部人事档案信息整理工作方面存在的主要问题，就是档案人员管理意识薄弱，专业水平不高，导致人事档案管理工作在实际执行过程中，存在较大程度的局限性。首先，管理人员对待干部人事整理工作，缺少正确思想认知。表现在工作态度上不够端正，比较随意化。其次，管理人员在人事档案信息整理方面的操作技能和专业水平还有待进一步提高。表现在整理装订不规范、信息遗漏差错多。特别是在利用现代信息技术，实现计算机管理干部人事档案信息管理方面，缺乏积极主动性，跟不上形势需求，导致了整体工作效率低下。

3.管理责任划分不规范

在干部人事档案管理工作中，管理责任划分不够明确一直是组织单位面临的主要问题。首先，管理人员不断变动，容易造成工作中出现失误，而且无法查明主体责任，增加了档案管理工作风险。同时，在干部人事档案信息整理过程中，档案目录不断更新，原始数据和记录容易被新数据所覆盖，始终存在高强度的风险隐患，这些都会严重影响到组织单位人事档案管理体系的建设。

4.管理技术体系缺乏创新

据了解，在当前的干部人事管理工作领域，在管理技术体系的建设上，仍然比较滞后，所依赖的工作载体仍然以人工操作为主。也就是说，工作人员通过搜集和整理与干部历年来的个人业绩以及职业表现等纸质资料，然后发掘有效信息进行人事档案整理与完善。但是，此种方法整体来讲比较传统和落后，同时也伴随着一定的风险隐患。因为纸质资料在整理过程中很可能会出现丢失的风险，或者因为人工操作失误或者疏忽，也会导致干部人事信息整理不完善。归根结底，因为管理技术缺乏创新，导致干部信息整理，无论是在工作效率还是在质量方面，都存在较大程度的局限性。

三、优化干部人事档案整理工作的几点对策

1.高度重视，健全体制

在干部档案建设与管理领域，为保证相关人事信息整理工作更加高效，组织单位需要在思想上、体制上进一步规范。首先，在思想上，组织单位必须加强重视。作为单位管理者，必须在注重基层档案人员队伍建设的同时，高度关注干部人事档案队伍建设，从而为单位进行干部考核、选拔提供充分的参考依据，保证干部考核和选拔操作得更加公平、合理。同时，在正确思想理念支撑下，组织单位需要围绕干部人事信息整理，建立完善的管理体制。明确干部人事档案信息整理的主要目标、依据标准、整理操作方法。以便工作人员在具体进行信息整理的过程中，能够严格履行组织单位提出工作规章体制，保证档案信息整理工作更加规范，减少工作疏漏和疏忽。此外，组织单位需要针对干部档案信息整理工作，建立完善性的监督体制。重点监督和考核工作人员在信息整理方面，所呈现的具体工作表现。通过体制监督规范档案信息整理工作环境，端正工作人员信息整理工作态度，从而促进干部档案体系的高效建设与管理。

2.加强档案管理人员素质建设

档案管理人员专业素质的高低，在很大程度上决定着干部人事档案信息整理工作的质量。因此，为保证人事档案信息整理工作操作更加的高效，组织单位需要重点加强档案管理人员队伍建设，全面提高档案管理人员的综合素质，提高管理工作质量。首先，加强档案工作人员管理意识的宣传教育。通过学习宣传，档案人员了解干部人事档案建设方面的政策、体制、方法、标准以及相关具体工作要求，使他们能够在思想上加强对干部人事档案工作重要性的认识，端正工作态度。其次，组织单位需要加强工作人员信息整理工作技能培训。针对当前干部人事档案建设标准，规范信息整理工作体系。对工作人员进行入职培训，就具体信息整理操作流程进行岗位培训。同时，重点加强在职员工职业素养培训。将新时期与档案管理以及信息整理有关的实践技能和操作，有效传授给工作人员。让工作人员能够在思想上重视业务能力的提高，积极学习相关业务知识和整理操作方法，进一步规范工作人员信息整理操作态度和行为表现，从而保证干部人事信息整理工作更加科学、高效，保证干部人事档案建设的高效性与稳定性。

3.规范档案整理职能划分

为了有效解决干部档案整理工作职能范围模糊问题，组织单位需要对具体职能进行明确与划分，从而保证信息整理工作在规范、有序的环境下合理进行。首先，针对干部人事档案信息整理工作，需要对工作人员的工作范围、职能权限进行明确，使工作人员清楚了解自身需要负责哪些工作内容，避免因职能交叉或者工作重复而造成的信息整理过程中出现的问题或者风险，同时，就是出了问题也可以及时找出责任人，从而化解风险，保证干部档案建设与管理工作环境更加安全、稳定。此外，针对干部档案信息整理工作中信息目录不断更新导致原始数据被覆盖的问题，组织单位需要做好原始数据备份，或者利用其它的存储路径进行存储和记录，从而为后续责任主体的明确提供重要的参考依据。

4.加强信息化整理体系建设

在干部人事信息整理工作中，为保证整理工作操作更加规范、高效，组织单位需要重点加强信息化技术的引进，以信息技术为载体，构建信息化、现代化信息整理体系，从而保证干部人事信息整理工作，更加符合新时期档案管理工作要求。首先，组织单位可以利用信息扫描设备，对干部人事信息进行电子扫描和整理，从而保证信息整理工作更加高效。同时，组织单位需要建立现代化档案体系，围绕干部人事信息建立电子档案平台，对干部人事信息进行数字化管理。在实现信息有效整理的基础上，为后续干部人事信息的查阅和利用提供了十分便利的操作条件。利用信息化技术进行原始信息数据备份与整理，保障干部人事信息安全。此外，重点加强档案管理人员信息化操作水平、整理工作技能的培训，让工作人员了解相关的干部人事档案信息整理理念，促使工作人员尽快熟悉信息化信息整理工作体系，熟练运用现代信息技术，规范、有序地做好干部人事档案信息整理工作。

总之，做好干部人事档案信息整理，具有重要的意义，既能为干部信息查询提供便利条件，同时也能为干部人员职务晋升，提供参考依据。因此，相关单位须认真做好人事档案整理工作。针对当前干部人事管理在思想、体制、工作人员素质等方面存在的问题，提出解决措施，进一步优化干部人事档案信息整理工作环境，提高干部人事档案整理工作的整体水平和质量。