档案管理的规范性探索

2019-12-18姜荣谦

魅力中国 2019年27期

姜荣谦

（宝清县政府信息数据中心，黑龙江双鸭山 155600）

引言：档案管理对于个人以及单位都是有着不可替代的重要性,不过,近些年来人员的流动性有所增加,而且各企业单位在用人制度上比较宽松,这就使得档案管理工作的质量出现了下滑的现象,而实际上,在档案管理数据化、电子化、信息化程度提升的大背景下,档案管理规范性的要求越来越高,对档案管理从业人员、工作机制、设备条件等方面的标准也越来越严。

一、档案管理规范性的重要意义

（一）有利于档案管理信息化水平的提高

档案工作必然向着管理信息化的方向发展,特别是在信息以及数据库技术出现以后,对档案管理提出了更高的要求。所以,档案管理规范性,可以达到统一标准的数据信息,以便于数据的分类、采集、分析、整理。

（二）有利于档案管理标准化水平的提高

档案管理的规范性能够有效提高档案登记、归档、整理等方面工作的规范性,通过按照相关制度的要求开展工作,还能够提高管理的标准化水平。特别是对于专业人员而言,能够通过管理的规范性使其业务水平得到很好的提升,进而提升了管理工作的质量。

（三）有利于单位的人事管理质量的提高

档案管理工作是单位人事管理工作的重要组成部分,因此档案管理的规范性的提升对人事管理工作一定会产生促进和鞭策作用。能够更好的从制度、组织、工作机制、人员素质四个层面来规范和约束,从而提高单位人事管理工作质量。

二、档案管理规范性出现问题的原因

（一）观念认识不足

关于档案管理规范性的认识与理解上还有一些单位存在偏差。大部分都是由于主动性不强而造成的。很多单位的档案管理人员都是通过兼职的形式来完成此项工作,不会去主动认识并了解档案管理工作的重要性,而且整理档案以及汇总档案信息时也缺乏一定的时效性。其次标准性不强。大部分档案管理的工作人员都没有经过专业的培训,根本不熟悉档案记载、整理等工作内容,有甚者还是通过借调或是临时安排的工作人员来完成此项工作。另外,关注度也不强。针对档案管理工作部分单位领导都不够重视,没有对档案保管的设备以及环境加强重视,进而对管理规范性的提高产生了不利的影响。

（二）管理制度不健全

对于单位日常管理工作中,档案管理工作时其重要的组成部分,并且对于工作有着严格的标准以及制度规范。不过近些年计算机网络等技术的普遍应用,很多单位都没有完全落实档案管理方面的制度。一方面,在收集整理档案资料上,很多单位把精力都放在资料的搜集上,对于整理、归档等工作比较散漫,只有在单位年底检查的时候进行一次统一的整理。另一方面,档案管理不严格。想要落实档案管理的规范性,必须要有相关的制度给予保障。不过,一些单位根本不按照档案管理制度进行管理工作,而且相关的管理人员对工作也缺少一定的责任心。

（三）监管机制不到位

档案管理工作的特殊性,给监管工作带来了一些不便,特别是在档案管理规范性的建设上,缺少档案专业的管理人员、缺少监管档案的部门的这些问题都比较突出。其原因之一监管手段不足。本单位的人员监管档案管理部门的工作不够重视、上级的监管部门受限于制度不方便监管,这就使得很多事业单位监管档案管理的工作变成了一个摆设。原因之二是没有明确监管责任。对于档案管理工作的职责没有进行明确的分配,这也使得档案管理监管工作的效率无法提高。原因之三监管奖惩不清。不管是以出现的问题,或是可能出现的问题,惩治以及纠错的力度都不够。

三、档案管理规范性探索方法

（一）转变对档案管理规范性的认识

针对档案管理规范性重要性,单位的所有工作人员都应该加强认识与了解。树立标准意识,一定要按照相关制度的要求,做好档案的登记、汇总、整理;树立责任意识,本着为他人以及单位负责的精神,一定把档案管理相关工作做好;树立整体意识,一定把单位和个人的信息进行详细的收集和整理,提高档案管理的全面性。

（二）完善档案管理规范性体系

在制度建设方面,对档案管理规范体系要进行完善，建立一个统一的、科学的管理标准，加快相关制度的落实。首先要建立资源共享机制。档案信息管理就是为单位以及个人而服务的,一定要把数据做到齐全、规范。这样可以更加快捷的掌握单位以及个人所需的信息数据，还能对这些信息数据进行及时的更新与汇总，进而提高档案管理的规范性。其次，建立数据标准机制。随着档案管理数据化逐步的发展，对于数据的标准化需要进行相应的提高，同时也是档案管理规范性发展的必然要求。所以，档案管理部门要从上至下的统一规范相关标准,便于数据的汇总和整理。

（三）加强档案管理规范性监督检查

对于日常的管理工作，要做到细化分工，监管的职责要进行明确，通过责任制的管理工作来加强规范性的落实。第一，要由专人来负责管理工作。各单位对于档案管理工作的负责人要给予明确，从而使档案的专业性能够得到有利的保障，并且建立相关的交接机制，保证管理工作不会间断。第二，要加大监管的力度。单位内部以及相关的上级部门对档案管理规范性的监管力度要加强，要将相关的制度规定落实到工作实处，对于软硬件的建设，要给予一定的保障。第三，严格实施奖惩措施。关于档案管理工作的检查要予以重视，建立完整的奖惩机制来针对所出现的问题，促进工作制度落实。

（四）满足档案管理规范性多样需求

首先，单位需要招聘专业能力较强的管理人才；其次，管理人员在上岗之前还要进行专业的培训，让上岗人员对管理工作有一个深入的了解。对于管理专业培训内容，要根据事业单位的实际工作情况，来加强专业领域方面的培训；工作人员不积极的工作心态，通过奖励机制来加强工作态度的培养，进而提高工作人员在档案管理工作中的积极性。