档案管理的网络信息化及开发利用

马艳

（银川市环境信息中心，宁夏 银川 750001）

引言：随着经济技术的不断发展，网络信息技术已经很广泛的运用在各行各业中，也促使相关单位的工作效率大大的提高。其中档案管理工作也应该及时的运用网络信息化技术，通过相关方面的开发利用，促使档案工作的范围可以得到拓展，也可以充分的开发利用档案信息资源，促进相关单位的管理质量的不断提高，为社会发展提供更好的服务。

一、档案管理的网络信息化的优势

（一）提高工作效率

通过构建完善档案管理的网络信息化，可以将以往集中立卷式的档案管理方式进行有效的改变，既可以使得档案存放的空间得到很大程度的节约，并且也方便今后档案的整理和查询。[1]用以往陈旧落后的档案管理模式，相关人员在进行档案资料查询时，需要根据档案的分类编号进行找寻，这种人工手动查询造成时间耗费很大，并且非常的不便利也容易出现误差。所以通过运用网络信息化的档案管理方式，可以大大提高档案管理工作的质量和工作效率。

（二）将档案的原貌进行很好的保持

纸质档案会因为时间以及保存环境的变化，进而出现发黄发霉等情况，不利于档案的良好保存。尤其是时间较久的纸质档案往往很难将原有的样貌保存下来。通过运用网络信息化进行档案管理，可以将这个问题很好的解决，因为工作人员在录入档案的时候，一般会运用扫描机，在技能型扫描的过程也会将图片进行修整，这样的操作就可以将纸质档案的原貌进行良好的保存。

（三）增强档案检索和查询的便利性

网络信息化的档案管理方式，可以有效的提高档案的查找效率。一般在网络化的管理系统中，有高级查询的功能。所以建立好档案电子版的数据库后，相关的档案工作人员可以通过登录系统进行查询材料，加强信息查询的针对性和效率性。

（四）加强档案的保密性

有些企事业单位从事的工作具备保密性，通过将档案管理工作进行网络信息化的操作，并且对查询者进行权限的设置，当操作者进行系统登录的时候需要进行密码验证，只有通过身份验证，操作者才可以获得相关的材料，这在很大程度上减少了信息外泄的可能，加强了档案信息的安全性和可靠性。

二、档案管理的网络信息化存在的不足

网络信息化的发展下，很多档案文件的数据和信息都在光盘，优盘等媒介中进行存储，使档案管理工作更加的便利和高效。[2]相比传统的纸质档案管理，纸质档案管理会出现自然损耗以及因为人为原因导致文件破坏损毁。档案管理工作朝着网络信息化发展在提高便利性和实用性的同时，还会有一些自然或人为因素对操作安全性造成影响。尤其是档案网络信息化管理一般更重视信息资源的安全性，在信息技术越发发展的当下，一些网络黑客也不断涌现，他们会运用一些病毒来进行攻击计算机系统，像是木马程序以及电脑病毒都很有可能造成一些重要的档案文件的损坏甚至丢失。并且一些档案管理工作人员自身计算机技术以及具体操作方面都还很欠缺，这些都有可能损害一些重要文件，使档案管理的安全性和可靠性得不到很好的保障。

三、档案管理的网络信息化的开发利用的举措

（一）增强档案信息安全程度

在档案管理工作中，档案信息的安全性可靠性非常的重要，只有在安全性得到保证的情况下，才可以保证网络信息化构建的质量和效率。档案管理工作要将杀毒软件进行有效安装，也要加强防火墙的设置和维护。[3]并且定时的对电脑进行安全检查，运用杀毒软件以及防火墙做好安全保障工作，减少病毒入侵。除此之外，还要将档案资源的保密工作不断的加强完善，通过制定完备的管理制度，促使档案的网络信息化管理可以依据章程开展。并且还要设置密码，预防人为的破坏，更好的保护相关档案资料的安全性。

（二）开发研究档案管理软件硬件设备

想要不断的完善档案的信息化发展，需要将相关的软件和硬件进行适时地调节，促使这些软硬件可以更好的适应档案管理信息化的发展。[4]相关的企事业单位要进行专门的档案运用软件，使这些设备 可以更加切合本单位的要求和发展。在档案信息化管理中，软件硬件设施一般含有计算机软硬件的基础环境以及一些辅助设施，包含高速公路以及宽带网，交换器，路由器等等。

（三）构建完善技术团队

档案管理工作从纸质向网络信息化方向过渡的过程中，档案管理工作的技术含量也在不断的提高。在目前档案管理网络信息化的过小中，相关的技术人员非常的珍贵，但是目前的专业人才在档案管理中比较匮乏，所以进行技术团队的不断构建和完善是非常有必要的。[5]在档案信息化的管理中，需要进行信息处理，技术研发以及数据维护等，这些工作都是需要多个岗位的，相关的人员专业知识素养要非常雄厚，并且也要有相关的实践经验，这样才能满足档案现代化发展的需求。相关的企事业单位在进行技术团队打造构建的过程中，要招聘专业技术能力强并且自身素养高的工作人员。从而能运用网络技术进行档案管理工作的完善，为企业提供更好的服务。

结束语：总而言之，在新的时代背景下，档案网络信息化的管理已经是迫在眉睫。虽然对很多企事业单位来说档案的信息化管理是非常艰巨困难的，但是相关的企事业单位以及其他部门要顺应时代的变化发展，不断是推进档案管理朝着网络信息化的方向构建完善。