事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化

文/王沛媛

各行各业对数字化与网络化技术的需求不断增加，尤其是人事档案信息管理工作。数字化与网络化将现代网络数字等先进技术应用到事业单位的人事管理工作中，减轻档案管理工作的繁琐程度，有效地提升人事档案管理效率，实现了对人才的科学管理。现如今，人才资源成为了事业单位之间互相竞争的重点资源，人事档案信息管理的质量和水平影响着人才资源的管理，如果不能充分发挥出人事档案信息管理的作用，会导致事业单位无法吸引高素质的人才，从而影响到事业单位的长远发展。

一、利用现代网络和数字技术提升人事档案管理效率

事业单位主要是为社会政治、文化、科学和教育服务的综合性单位。因此，它与人们的生产生活息息相关。人事档案管理是人事工作的重要内容之一，做好档案管理既对事业单位的良好发展具有重大的现实意义，又会为更好地服务于人民群众的生产生活起到帮助作用。

1.完善人事信息，提升信息准确度。在人事档案管理过程中，可以借助数字化技术能够储存大量数据的优点来实现大量人事档案信息的存储。根据这一优点可以建立起多样化的管理机制，不仅在提升人事档案管理水平上发挥出了重要的作用，而且在提高人事档案信息的准确度和方便快捷地利用人事档案信息方面作用非常明显。除此之外，人事部门要加强对事业单位人力资源的有效管控，不断丰富和完善人事档案信息，保证人事档案信息的准确性。

事业单位的档案管理人员应当树立正确的观念，提升业务能力，明确档案管理流程，并充分运用现代科学技术对人事档案进行数字化与网络化管理，从而有效提高人事档案管理的能力和服务水平

2.与时俱进，加强资料管理。传统的人事档案管理的方式方法已经跟不上时代发展的脚步，无论是收集整理，还是提供利用，由于管理水平低，所以它的服务效率也低。然而，数字化与网络化技术的出现能有效地解决这一问题。使用数字化和网络化技术，可以根据不同类型来区分不同人员的档案信息，建立统一的人事档案管理机制和管理制度，并能根据单位发展变化的特点和需求，随时做出相应的调整处理。

3.科学规范地做好人事档案管理工作。在人事档案信息管理过程中，数字化和信息技术的应用可以让事业单位的工作人员对其人事数据进行简单的整理和分析，首先最重要的一点就是建设综合性、全面性的档案归纳标准，明确各个系统之间的关系，不仅保障了各类数据信息的稳定性，而且还科学有效地规范管理工作的流程和行为。其次，对相关的工作人员分别设置权限，保持多元化的管理方式，合理地制定人事档案管理目标、计划、方案等等，既能及时规范地保存信息，又能使保存的信息更加准确、清晰。

二、事业单位人事档案管理数字化与网络化的可行性

建立相关的管理制度是实行人事档案信息数字化与网络化管理的首要环节，也是保证人事档案信息管理科学性、系统性的重要措施。所以首先要明确人事档案管理人员的职责任务，全面提升档案部门的管理水平。其次要加强对软硬件系统的定期检查制度，确保设施设备和网络运行环境的安全畅通。第三要在事业单位人事档案数字化和网络化管理中强化技术保障作用，既要在提高人事档案管理人员能力和水平上下功夫，又要根据事业单位自身的实际情况制定出科学有效的管理办法和制度，保证人事档案工作的有序开展。此外，还应明确公共机构人事档案信息管理的数字化和信息化实施措施。根据具体实施目标，分析确定目标要点和具体内容，促进管理体制、运行体系和保障体系等各种体系的有效整合，不仅可以为事业单位的人事档案信息管理提供充分的技术支持，而且可以促进人事档案数字化和信息网络化发展水平，提高信息管理的整体效率。

三、提升事业单位人事档案管理能力的几点建议

1.树立正确的人事档案管理观念。首先要确定人事档案管理工作的相关规定、操作程序和具体内容，这是保证人事档案管理工作达到现代化管理水平的重要保证。其次要大力开展现代管理技术的教育和宣传工作，树立正确的现代化管理观念，及时发现并解决管理中出现的问题，从而增加现代管理技术工作的效果。再次要使用先进的管理知识对档案资料进行收集和整合，制定有效的统计方案，保障管理工作顺利进行。第四要依据工作实际情况和具体工作岗位要求来制定每一个岗位的管理内容，应负的责任和义务，并在此基础之上建立奖惩制度，拿出具体的奖罚措施，对违法制度规定的行为给予相应惩罚，对工作认真负责的工作人员给予适当的嘉奖，以此提高档案管理人员的工作积极性。第五在日常管理工作中，还要注重人事档案存放的安全问题，落实档案安全保管的各项措施，确保存放的档案信息安全不出问题。

2.加大对人事档案管理人员的培训工作，增强培训的专业性和针对性。要想做好事业单位人事档案管理工作，就必须加强对人事档案管理人员专业知识和能力的培训，从各方面提升档案管理人员的自身实力，只有在不断的培训学习中掌握更多的知识和技术，才能提高自己的工作能力，促进自身工作的有效开展。首先，要为档案管理人员制定科学完善的培训计划和培训目标，设置好科学合理的培训课程，将现代科学技术和专业知识作为培训的重要内容，积极使用现代化的教学工具和先进教学方法，提升培训质量和效果。其次要建立完善的沟通协调机制，人事管理部门要与人事档案管理人员多沟通、多交流，加强协调配合。人事管理部门要选择政治上可靠的人员来从事人事档案管理工作，既要在政治上、生活上关心爱护他们，调动他们工作的积极性和主动性，又要为他们创造良好的工作环境和条件，让他们能够有更多的精力和时间做好人事档案管理工作。再次要创造机会加大对人事档案管理人员运用专业知识技能和现代科学技术技能的培养，将传统纸质人事档案管理与现代电子人事档案管理有机结合起来，做到相互完善、相互促进，真正使人事档案管理工作在为事业单位发展的过程中发挥出应有的作用。

3.建设完善相关业务系统，更好地服务于人事档案管理工作。将数字化网络技术运用于人事档案管理的相关领域，将极大地提高人事档案管理的效率，也更有益于人事档案作用的发挥。具体来讲，一是要建立人员个人工资信息、奖惩信息管理体系，依据单位的真实情况，可以将单位人员的工资信息和奖惩信息收集起来，建立人事档案工资、奖惩数据信息管理体系，完备的人事档案管理系统，才能更有利于人事档案的集中管理。二是要建立组织工作的相关系统。运用现代先进技术，可以将事业单位内部组织关系情况反映在档案数据管理系统中，为人事档案管理提供更多的翔实信息内容。三是要建立计划性的管理系统。事业单位在发展过程中，需要指导档案管理工作人员用长远发展的眼光和观念，去处理工作中遇到的各种问题和难题，使人事档案管理工作能够更好地为事业单位发展发挥出应有的作用。

4.完善管理流程标准，保证信息管理安全。管理的流程决定了管理工作是否有效进行，因此，对于事业单位人事档案管理工作来说更应该注意管理流程，管理人员要依据实际情况，创新出更多管理形式和管理方式，建立健全相关的管理制度，进而促使事业单位持续发展和进步。首先要做的就是将工作内容明确清楚，对要进行管理的数据进行细致、科学的划分，努力提高对数据信息的分类和管理水平。其次，在完善管理流程标准时，档案信息管理部门需要改善传统的管理体系，实现档案信息的动态管理，确定具体的流程标准，确保管理人员严格按照标准进行管理，保证信息管理的严谨性。第三，人员的权限设置是必不可少的，不仅数据信息得到了合法保管，而且还能明确管理的流程、责任，也使档案信息的管理得到了安全保证。

总之，人事档案管理工作运用了现代数字网络技术，不仅可以合理有效地管理档案信息，还能保障信息的稳定性和可靠性，更好地对人才进行管理。虽然事业单位在发展中会出现各种问题，但是只要单位的工作人员能够树立正确的工作观念，端正自己的态度，以积极饱满的状态投入到自己的工作中，就能够将人事档案管理工作做好做到位。