数字化档案安全性问题解决方案

文/欧阳风华

一、数字化档案的安全问题

近年来，用户信息泄露、电子档案被篡改等数据安全问题层出不穷，如何在利用数字化档案带来的优点的同时，做好数字化档案安全工作是非常重要的。数字化档案是指以电子文本、视频、照片、音频等形式统一存储于光盘、磁盘、网络服务器等载体的数据合集，借助相应的应用系统实现数据的收集、存储、调取等。数字化档案的存储安全有以下几个安全隐患：

1.存储载体易损毁

数字化档案是借助光盘、磁盘等载体进行存储，这是数字化档案的存储基础，是支撑系统运营的重要物理化设备。与纸质档案存储不同，数字化档案对存储环境的要求相比于传统档案存储环境的要求更高，包括电源质量、抗静电、抗磁场等等，如果存储条件不当，就会影响数字化档案的安全。

2.外部网络安全隐患

网络技术广泛应用于各行各业，数字化档案的资源共享正是借助网络电子平台来进行的，如果在联网的情况下，数字化档案可能面临黑客侵入、木马程序、病毒攻击等风险，很容易造成档案被非法访问、篡改、窃取，产生难以弥补的损失。

3.人为因素

一是档案管理人员安全保密意识不强，在档案管理过程中忽视档案安全管理；二是专业技术水平有限，容易由于操作不当而泄密；三是更有甚者为了一己私利泄露机密文件，这些问题都会产生安全隐患，影响档案安全。

随着数字信息化时代的到来，档案管理工作发生了显著变化，由原始的纸质化档案逐渐向数字化档案转换。数字化档案存储密度高、检索速度快、存储资源多样，存储的载体更加多元化，为档案管理和利用带来便捷，但是也要看到其背后的安全隐患。本文通过对数字化档案的安全性问题的探讨，希望能对促进数字化档案工作的开展起到促进作用

4.操作系统技术缺陷

数字化档案对应用系统具有依赖性，需要借助应用系统进行工作，然而应用系统本身不是完美的，每个应用系统都有其自身的缺陷、漏洞，这些都会为数字化档案数据窃取、盗用、篡改等带来安全隐患。

二、数字化档案安全问题改进措施

1.选用优质载体，创造适宜存储环境

数字化档案需借助计算机、磁盘、光盘等载体进行存储，物理设备的使用寿命、质量优劣都对档案安全有一定的影响，因此，在选择载体时，应选择优质、性价比高的产品进行存储；与此同时，还要注意存储环境应适宜物理设备的存储，从而更好地保护数字化档案的存储载体和存储环境安全。

2.提高网络安全技术

对外部网络安全可以从以下几个方面进行安全防护：①档案加密。对数字化档案信息进行加密，常见的几种加密方式有：密钥加密、数字签名、软件加密、混合加密、数字指纹等等，可根据档案管理实际情况，借助不同的加密方式加密，保证档案安全。②建立防火墙。防火墙是阻止黑客访问的屏障，可对异常访客进行限制。③实行权限管理。根据用户分类，设定相应的权限，未通过身份认证的用户不得进行权限以外的操作，防止数据被篡改。④其他网络安全技术。用户可使用漏洞扫描、入侵检测等其他网络安全技术，及时进行修补和检测，筑牢网络安全的第二道屏障。

3.提高档案管理人员素质

档案管理工作者要不断学习新知识，适应时代的发展。档案管理人员应从两方面提升自我，一方面是专业知识的学习，通过培训、交流、研讨等形式学习专业知识，了解档案发展趋势，加强自身专业能力，减少工作中因操作不当造成的档案安全隐患；另一方面加强思想素质建设，敬业爱岗，踏实务实，做好本职工作，遵守档案保密条约，不做危害档案安全的事情。

4.健全档案管理制度

建立健全档案管理规章制度，做到职责明确、责任到人是数字化档案管理科学、高效的保证。一是要明确职权。在数字化档案的形成、收集、整理、存储、调取、利用等各个环节，都要有相应的负责人，保证档案管理工作责任到人，避免职权不清，导致出现安全问题。二是要统一规范。档案一经成型不得随意修改，需要修改之处，必须严格审批程序，防止随意篡改；视频、音频、照片等档案在收录整理过程中要采用统一格式，电子文档收录应确认信息完整无误。三是要流程清晰。档案建立过程中各层级之间应有清晰的流程；加强应用系统日志管理工作，做到用户操作、档案修改、信息提取有章可查。四是要实行备份管理。为保证档案信息安全，可实行纸质档案、数字化档案双保险的管理制度；同时要对磁盘、光盘数据定期进行拷贝，防止数据流失；为防范设备故障、自然灾害等问题造成的数据损失问题，还要建立异地备份制度，最大限度保障档案安全。

随着时代的发展，数字化档案的建立将越来越普遍，数字化档案的安全管理将贯彻始终，只有做到制度完善、设备安全、责任明确、防范得力，才能够杜绝安全问题的出现，促进数字化档案工作的平稳发展。