怎样基于OA系统建立合同管理信息化平台

文│高莫娇（中国牧工商集团有限公司法务部）

在科技高速发展的今天，传统的合同管理方式已经不能满足飞速发展企业的日常工作需要，实际应用结果表明，合同管理信息化可有效提高办公效率及管理水平。笔者在此分析传统纸质合同管理方式与合同管理信息化的优劣，重点讨论合同管理信息化的关键及中国牧工商集团有限公司如何通过OA系统建立合同管理信息化平台。

一、纸质合同管理中存在的问题

1.合同管理模式落后。

（1）合同审核涉及部门较多，合同传递效率低。一份完整的合同由经办人送审到最终的签订，根据其金额、产品及付款方式等方面的不同，涉及的相关领导及部门不同，送审人员需要在各个环节向不同部门负责人按顺序逐级申请审批。如果遇到相关部门负责人因某些原因无法对合同进行及时处理，则可能导致合同审核过程延误，从而影响合同执行。虽然许多企业同意使用领导短信等回复作为暂时凭证，但是这种暂时性凭证存在着诸多问题。如有造假的可能，送审人员勾结外部公司或个人，伪造负责人短信等，可能会导致公司利益受到侵害。且这种暂时性凭证到合同最终存档阶段，各部门负责人仍然需要补签字，这个环节档案管理人员可能需要单独制作台账进行登记，使工作量徒增。因此，在传统的纸质合同管理模式下，提高合同流转效率，减少合同管理周期是亟待解决的问题。

（2）合同检索复杂，查询不易。在日常的工作中，合同档案管理人员将会面对各种内部审计、外部审计、日常检查、公司各类诉讼案件。这些日常检查都与合同档案的管理息息相关。合同档案管理者拥有一份完整的合同台账及良好的归档习惯虽可以方便找到相关合同及审批程序。但由于合同数量多、类型繁杂并且审核过程经手人员较多，出错率较高。如果企业合同管理基础比较薄弱，在面对需要查询的信息或统计各类合同时，将束手无策。

（3）合同存档难。传统纸质合同的传递方式，是通过送审人员，逐级递送，在递送的过程中，需要一份合同审批单和一份合同，方便相关部门人员在审核的过程中留下审批意见。整个过程较长，且在存档时，需要相关部门在审批单上审批意见完整，方可将审批单、合同修改建议及最终签字盖章版合同一起存档，存档过程复杂，严重影响存档的情况。

（4）合同借阅复杂，易丢失。查阅纸质合同，需由合同管理员查询存档编号，前往档案室进行翻找后，经借阅人登记方可借出，此过程受多方面因素限制，全过程耗时较长，效率较低。且每份合同每次只能借阅给一人，使用效率低。同时，由于纸质合同的特殊性，有时会出现破损、丢失等情况。

2.合同管理制度落实不到位，无合同管理考核指标。企业对合同管理的认知及重视程度，决定了合同管理的成败。时至今日，仍有企业管理层认为工作的重点在于业务是否促成，而将合同管理及风险抛诸脑后。将合同管理视为多此一举，认为不需要投入过多人力和精力去落实。管理层的漠视，直接导致员工的忽视，又因为合同管理流程较长，将占据业务人员一定时间和精力，又无相关合同管理考核指标进行绩效考核，因此合同管理工作受到直接影响。

简化合同管理流程，优化合同管理制度，增加合同管理考核，落实合同管理制度是众多企业发展的新起点。

3.合同管理周期长，监控难。一份完整的合同由拟定、审核、修改、签署、履行、变更或终止到存档，整个过程可能会由于各种各样的因素影响到合同最终的完成。合同的最终完成会因为各个环节的变化导致周期变长，整个过程会受到内部因素和外部因素的双重影响，作为合同管理人员，无法及时获得每一份合同的履行情况，导致合同管理监控难。

二、合同管理信息化的优势

1.流程固定化，各部门审核强制化。首先，通过电子系统审核合同，只要在系统设立前将审核流程梳理完毕，即可在整个电子审核过程中，根据不同条件自动跳转至未完成流程点。实质上是在系统中将制度流程完善，并使用系统强制执行，有效加强合同管理制度的落实情况。

其次，电子审核在线上流转，无须在各部门间进行往来签字，有效缩减了合同传递的时间。

最后，由于合同在线上进行审核，在流程中需要审核的相关人员，无论何时何地都可应用手机进行操作，即保证了合同流转效率，又有效杜绝了传统合同审核过程中找相关人员进行补签字的这个环节，有效提高工作效率。

2.台账电子化，查询简单化。传统的合同台账一般由合同管理人员单独负责，录入一些合同的基本内容以便日后查询使用，由于录入内容较多，且没有他人协助检查，因此出错率较高。合同管理信息化后，根据送审人员填写的固化合同审批单，在流转过程中经由相关流程人员共同检查后自动生成，准确率大大提高。

同时，电子审核时对合同基本信息进行逐项录入后，再将纸质版合同扫描或直接以word版上传进行审核，系统根据送审时间自行生成统一编号，因此，根据录入内容生成的合同台账其合同号、产品、送审人、合同金额、数量等信息一目了然，便于查询。

在信息录入系统后，合同流转经过的所有人可根据审批单内任意一个关键词对合同进行查询，实现了信息查询简单化及信息随时共享化。由原本一份合同只能一人查询，升级为一份合同可多人同时查询，显著提升工作效率。

3.档案电子化，管理便捷化。在电子审核过程中，合同不能被随意撤销，一旦审核，在线上就会留有痕迹，因此即使被取消的合同，也可以在系统内查询到。确保了合同档案内容的全面性及合同的可追溯性。

在合同存档时，将双方签字盖章的合同扫描清晰后上传至系统，在有专人定时维护系统的条件下，合同将被永久保存在系统内，如果定期将系统内档案库拷贝到硬盘上，还会对合同存档进行双重保证。不会发生纸质合同的受潮、损毁及丢失等情况。另外，由于企业正常的人员流动，合同管理人员更换可能导致纸质合同交接不当发生丢失等情况。合同电子存档可有效避免此类事件发生。合同存档于系统内，且在存档后不能再进行任何修改。因此只要正常维护系统，系统内部存档合同不会因为人员变动而产生任何变化，提高了存档合同的稳定性。

随着企业的发展，合同的种类、数量均将大幅度增加，原本根据合同性质、类别、送审部门、法律文件编号进行的档案管理方式，将难以适应企业的飞速发展。此时档案电子化管理将展现出其独特的优势。完成电子存档的合同，可以在系统中根据送审时填写的任意内容进行关键词检索，筛选出的合同在封闭式的电子管理系统内，不可更改，可进行线上查看或打印查看，合同审批流转过的人均可可同时查询，未在合同审批流程上的人员也可在被授权后登录系统进行查看。大大提高了合同使用效率，保证了合同数据的统一性，有效避免了由于信息不对称对企业造成的损失。

4.流转时间点确定，责任到人，全过程监控。合同管理信息化后，系统根据合同管理制度中对于合同金额、产品、付款方式等的要求进行筛选，自动跳转到需要审批的人员并在系统中进行提醒，将具体制度进行信息化设置。审批流转过程的每一个节点，都可以准确的记录经办人的审核意见及具体处理时间，有利于合同快速的流转，同时避免了纸质合同因流程较长，出现影响合同执行，但无法责任到人的情况发生。

5.减少耗材、人力浪费，节约成本。合同线上传递，缩短了合同审批的时间，有效提高了合同审核效率。同时减少了纸张、打印机的使用，减少了耗材的浪费，节约了办公成本。合同在线上流转，免去了送审人员往返各相关部门找领导签字的烦恼，提高了工作效率，节约了劳动成本。

三、实现合同管理信息化的关键

1.企业领导的重视和各部门之间的协作。合同管理信息化平台的建立，听起来简单，看似只要寻找一个软件开发公司就可以完成。但实际上，这是一项需要天时地利人和的工作。天时，身处在信息化的大环境下；地利，企业正在极速发展和扩张；人和，企业内部团结协作，软件技术人员技术过硬，才能最终完成这项工作。在整个过程中，会遇到各种各样的困难及挑战。

这项工作不仅仅是法务相关部门的工作，而是一项需要全员参与的工作。需要领导的充分重视，组织各部门一起全面梳理合同审核流程，明确审核过程需要参与的每一个节点，确定各部门职能及边界，明确哪些工作升级到线上操作可以有效提高合同管理水平。合同管理信息化平台如何设置才能符合本企业具体要求，如何在平台内将各部门工作梳理清晰，如何实现一些产品或部门的定制化要求，最终在企业实际应用该平台时合同管理水平可得到有效提高，彻底摒弃落后的合同管理方式，变更不符合企业现阶段发展方向的合同管理流程，与此同时将合同管理制度一并明确，做到责任到人，落实到岗。

上述工作均是为了根据公司的业务标准设立合同管理信息化平台，工作的实施需要企业领导的大力支持，明确牵头部门，协调各部门共同努力，将项目做全面，做完整，达到预期目标，使平台在工作中发挥其重大作用。

2.全力配合软件公司，完成专属系统设置。合同管理信息化平台的设立与合同管理制度相辅相成，符合现阶段发展的合同管理制度能为企业增添光彩。平台设立的流程是否合理，操作是否简单，是有效提高合同管理效率的关键。因此，在平台设立前，要与软件公司共同对公司合同管理制度进行研究分析，这是平台建设的首要环节，只有将公司流程清晰化，细节精准化，使软件系统充分与公司流程相切合，并且统一标准，才能保证平台的顺利搭建与开发，否则搭建的平台将难以实现资源共享。应将适合现阶段公司发展方向、符合公司未来规划的管理工作流程及各部门之间的边界明确等均提供给软件公司，尽可能配合软件工程师的调研，将可能发生的问题想在前面，尽可能避免在软件开发后增加难题。因此，企业内各部门，应积极参加，主动配合软件公司的调研项目，做到全面、准确提供信息，全力配合，保证调研成果真实有效。

3.企业内部建立合同管理队伍。

再完善的平台也需要熟练的操作人员才能凸显其作用，合同管理信息化平台实施的关键在于企业内部优秀合同管理团队的建设。由传统的纸质操作转为线上操作，不仅需要合同管理人员掌握计算机的简单操作，还要求其认真学习合同管理信息化平台的使用方法，在合同审批单的填写及合同的上传、审核、修改、存档、查询等功能上能熟练应用。使平台充分发挥其流转的优势和审批的优势，提高合同管理水平。

钻孔弹模计分柔性与钢性两种，考虑到本案例测试的对象为高压水工隧洞围岩，此次采用钢性钻孔弹模计。岩体钢性钻孔弹模计测试是利用钻孔弹模计内置的若干径向施压小千斤顶，在孔壁施加一条带状径向压力，根据压力与变形对应关系来计算岩体的弹性或变形模量。

另外，要增强全员合同管理信息化意识，要从根源上了解系统，摆正对新事物的态度，不能思维固化，要主动参加相关培训，多和相关人员进行交流沟通，努力提高合同管理信息化方面的业务素质和操作水平。

4.平台长期维护，员工定期培训。合同管理信息化平台的建设及使用并不是一劳永逸的，其应作为一份长期性、系统性的工作去对待。社会在进步，企业在发展，企业要阶段性的对合同管理制度进行检查及更新，并及时对平台进行同步，做到制度与平台的统一化。

同时，企业应定期对内部员工进行合同管理信息化方面的培训，使业务人员可以通过实际操作发现隐患，发现问题，并反馈给软件公司查找漏洞并及时更改。使企业员工将理论与实践相结合，做到真正提高相关人员业务能力，同时提高合同管理信息化水平。

◎图1 OA标准合同审批单

四、中国牧工商集团有限公司基于OA系统建立合同管理信息化平台的经验

OA系统是目前多数企业正在使用的信息化管理系统，其可实现人力资源管理电子化、公文管理电子化等，加强企业办公自动化。通过使用OA系统，企业上传下达的工作在网络中进行并记录，从根本上改变了传统的信息传递方式，提高企业信息管理水平。同时，由于OA系统界面设计简洁，易于操作，业务适应性较强，配置性较广，且企业内员工也已能熟练使用该系统。因此可以基于OA系统来搭建合同管理信息化平台，并投入使用。目前中国牧工商集团有限公司投入使用的审核模块为标准合同审核模块，下面将对标准合同线上审核管理进行介绍。

1.合同登记流程。合同管理信息化的第一步即线上填写合同审批单，合同审批单是在纸质审批单的基础上，增加期望能体现在电子台账中项目而设置的，其中必填项为图1中标黄项目，包括：合同名称、合同号、电话、合同类别、合同类型、提要、送审附件、标的、付款方式、合同金额、汇率、甲乙丙方、是否新增贸易业务、是否新增贸易伙伴等。审批单非必填项目根据业务实际情况，由送审人员自行选择填写。送审人员将合同审批单填写完毕后，OA系统将根据公司合同管理制度的具体要求进行自动筛选进入合同流转阶段。

◎图2 合同流转全流程

2.合同自动筛选及流转。一是合同流转模块设立过程。根据公司合同管理制度作为基础，经与各部门多次协调，明确工作职能与界限后，与OA技术工程师沟通—技术工程师初见模型—技术工程师对企业内部员工进行培训—牵头部门组织各部门进行测试—由参与人员根据本部门实际业务情况及审核要求提出问题—牵头部门汇总问题—与OA技术工程师进行再次沟通—完善平台—试运行一个月—如无问题出现，由技术工程师进行最终版系统培训后，通过OA发文通知，标准合同正式线上审核。以上过程大概耗时两个月。

二是合同线上审核流转节点设计。合同电子审核其实是将传统审核中，业务人员奔走于各个部门进行合同审核的过程升级为OA系统代劳，在OA系统中进行合同的流转是不受时间、地域限制的。不论什么时间，不论什么地点，只要在手机有网络的情况下，就可以对相应节点进行审批处理。

根据传统纸质的审批流程进行优化后将程序设定为：送审人员在线上提交合同审批单—流转至法务部合同管理人员（此节点并非审核节点，是对流程进行监控的节点）—流转至发起者部门主管审核—流转至发起者部门分管领导审核—流转至财务金融部审核（合同涉及赊销即流转至此节点，由财务部门人员对合同额度进行审核。如无赊销情况即直接跳过）—流转至法务部专职人员对标准合同进行审核—流转至总法律顾问（根据合同金额进行筛选是否跳过此节点）—流转至公司领导总经理进行审核（根据合同金额进行筛选是否跳过此节点）—流转至法务部合同管理员审核（此节点通过后，此合同将根据系统数据自动生成合同台账编号）—流转至发起者（根据前期合同流转到相关人员处所提出的建议进行修改后，带合同来法务部盖章）—流转至发起者（盖章后是否有变更，如无变更直接上传存档合同）—流转至发起者部门主管（如涉及变更将流转至此步骤，如不变更则自动跳过）—流转至法务部合同管理员（检查上传文件是否符合存档标准，如符合点同意存档即可，如不符合存档标准，可退回到发起者处，重新进行合同存档上传工作）。整体合同流转框架见图2。

◎图3 已办事项查询页面

◎图4 待办事项查询页面

◎图5 合同台账界面

3.合同查询。在OA系统中进行合同查询，可分为待办事项查询和已办事项查询两个模块，根据需要选择以上相应的模块进行查询（图3、图4）。进入查询页面后，可根据标题、发起人、发起时间等关键点进行搜索。为了方便查询，在系统设置之初，将标题固化为“发起者部门+合同类别+合同号+合同名称+合同类型”，因此在对合同进行检索时，增加了关键词，方便合同的查询。

4.合同台账。合同台账的生成是在系统中自动完成的，根据合同审批单上填写的内容直接提取至台账中，确保了台账中内容的准确性、完整性。同时，增加了合同台账导出功能，便于日常统计、应对各种检查等（图5）。

五、结束语

合同管理信息化平台建设，可把企业员工从传统、繁杂、混乱的合同工作中解放出来。应用电子化平台可以简化合同管理流程，完善合同管理制度，提高合同管理水平，并从实处提高工作效率。为了实现以上种种优势，还是需要全公司上上下下通力合作，积极配合软件公司进行系统个性化定制，制定出最符合本企业合同管理要求的系统，从而实现合同管理信息化平台完美使用。