数字档案室应用系统功能评价指标解析★

欧阳慧芳

（华南理工大学档案馆 广东广州 510641）

依据国家档案局《数字档案室建设评价办法》（档办发[2016]3号）（以下简称《评价办法》）中有关应用系统建设的评价指标和细则，作为全国数字档案室试点建设单位之一的华南理工大学档案馆在近两年来的数字档案管理系统开发建设过程中倾注了大量心血，对于《评价办法》中所规定的各项评价细则进行了大量的语义解读和分析判断的工作，因为较之从前而言，评价指标中对档案业务系统规定了很多新的功能点，是之前未曾要求和具备的，故此关于如何准确理解其含义进而在系统中实现这些功能，并无现成的做法和经验可以借鉴，很大程度上需要自行摸索与探讨，从而加大了开发的难度。

一、关于数字档案室试点建设

数字档案室试点建设工作是国家档案局为深入贯彻中共中央办公厅、国务院《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，于2015年10月在全国范围内开展的一项档案信息化建设工程。经自主申报、广东省档案局推荐、国家档案局审核，笔者所在的华南理工大学档案馆成功获批第一批数字档案室建设试点单位，是全国81家获批单位之一，也是其中仅有的6家高校档案馆之一。那么，关于数字档案室建设的总体方案建立了，试点单位也确定了，如何将建设理念和构想落地为实际可操作的具体要求和做法，而非仅仅停留在概念层面？为此，2016年底，为加强数字档案室的科学建设与管理，国家档案局出台了《数字档案室建设评价办法》，从组织建设、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障系统建设等方面逐一明确具体要求，以列表形式条分缕析地详细规定了每一项评价指标和细则及评分标准。国家数字档案室试点建设可以说是一项浩大的工程，涉及方方面面，且很多都属于开创性工作，尤其是在应用系统建设方面，按照国家档案局《数字档案室建设评价办法》中的指标要求，较之先前在用的档案管理系统，在更多细节方面作了标准化规范。

二、华南理工大学大学档案馆应用系统概况

华南理工大学档案馆自2004年起一直使用世纪科怡档案管理系统，经多年的发展完善，各项功能可较好地满足档案基本业务的需要，但试点建设工作启动之后，经仔细对照评价指南和《评价办法》中的各项指标和细则，发现系统在诸多方面都不达标。经广泛调研、综合考虑和权衡，2016年底，为建设一个符合国家标准的数字档案管理系统，加之原有系统已难以适应迅猛发展的档案信息化建设要求，系统开发商技术力量有限等诸多因素，我馆决定忍痛舍弃原有的科怡系统，重新开发建设新系统。

在数字档案室建设评价指标中，应用系统建设占30分（另有组织建设5分、基础设施建设15分、数字档案资源建设35分、保障体系建设15分）。要想得满分30分，则全新建设的应用系统必须完全符合《评价办法》中的各项规范。在开发建设过程中，关于系统各项功能点的相关问题值得深入探讨。

三、数字档案室应用系统功能评价指标解析

国家档案局《数字档案室建设评价办法》中对应用系统建设主要从系统的电子文件归档功能、配置信息管理、接收采集功能、分类编目功能、检索利用功能、鉴定统计功能、监督指导功能、系统管理功能以及技术文档管理、系统测评鉴定、技术指标要求等几大方面的功能作了明确要求，其中每一个方面都规定了具体的评价细则及评分标准。以下即选取了评价细则中对应用系统的部分功能指标的新规定和新要求进行解析，以期帮助档案同仁们准确深入地理解评价指标并在系统中实现。

第一，在“业务系统电子文件归档功能”方面，《评价办法》中规定“业务系统应内嵌电子文件分类方案、归档范围与保管期限表，具备自动或半自动鉴定电子文件归档范围、划定保管期限和预归档功能，能够完成格式转换等基本整理”[1]。电子文件的管理可参照实体档案管理方式，因而对于其分类方案及归档范围和保管期限表，我们是在原有的华南理工大学（实体）档案分类方案的基础上结合新情况和新问题做了全面修订完成的。高校档案有13个门类，涉及教学科研与管理等各项工作中形成的大量具有保存价值的档案，尤其是在电子文件大量产生的当下，各项工作规范也需要根据新情况作出相应调整。“具备自动或半自动鉴定电子文件归档范围，划定保管期限”，这可分两种情况，一种是对于有固定明确的发文字号的学校发文（包括从OA系统流转和非OA系统流转的发文），因其发文字号具有唯一性，只要给每一个发文字号对应设置一个固定的实体分类号，规定其保管期限，并且在业务系统中将这一系列对应关系按照要求匹配好，就完全可以实现自动鉴定这部分电子文件的归档范围和保管期限这一功能。如：发文代字“华南工发”，我们为其分配的实体分类号为：XZ1113，保管期限是永久。根据系统设置好的对应关系，只要二级单位的兼职档案员在预归档平台录入“华南工发”这一发文代字，系统就会自动为其匹配实体分类号“XZ1113”，然后将同一年度这一发文代字的所有文件按照文件编号的顺序进行排列，根据“归档年度—实体分类号—案卷号—件号”的格式逐一自动编制档号、划定保管期限。第二种情况是，针对无发文代字和文件编号的其它各类档案材料，比如各单位工作计划、报告、总结、简报、报表、规章制度、基建图纸、招标、审计等材料、各类出版物、名册、学生学籍、实物、照片、音视频等等各类有保存价值的档案，这类档案不能通过文号这个唯一标识匹配实体分类号和档号，只能通过内嵌于系统的档案分类方案、归档范围和保管期限表来实现半自动鉴定。

第二，在“档案门类管理”方面，其中最基本的要求“系统应具有多门类档案管理功能，档案门类划分合理，应用软件界面档案门类树罗列准确”[1]，这对于一般档案管理系统而言，普遍都是满足的。《评价办法》中特别提到的“系统应具备文书、音像（照片、录音、录像）、科技等档案门类管理”，就本校来说，我们依据的是DA/T 10-1994《高等学校档案实体分类法》，其中就将馆藏档案分为包括文书、声像、科研等在内的13个档案门类。此外，对于《评价办法》中“新增电子档案门类和实体档案门类应具备电子文件、元数据和目录信息的接收采集、分类编目、检索利用、鉴定处置、统计打印等功能”[1]，需要特别提出的是对于元数据的采集，这在以往的高校档案管理系统中几乎都是不具备的（当然不仅是高校，相信其他行业的档案管理系统亦如此），需要全新定制与开发。元数据是指“描述数据的数据”，“是结构化的或半结构化的信息，是有关文件创建、登记、分类、利用、保存和处置的整个过程的信息”[2]。一般包括目录元数据、电子档案元数据、过程元数据等，《评价办法》中规定系统在接收电子档案的同时，应能自动采集其元数据，以确保电子档案信息完整。例如，接收一份数字化扫描过的文书电子档案，其目录元数据应包括档号、文件题名、文件编号、文件形成时间、责任者、保管期限等，其电子档案元数据包括该份档案的计算机文件名、原始电子文件名、计算机文件大小、页数、原始格式、封装格式、存放位置、服务器IP、电子文件来源、数字化时间、数字化授权信息、扫描色彩模式、扫描存储路径、扫描存储名称、扫描设备类型、扫描分辨率、扫描存储格式、扫描设备制造商、数字化软件生产商、数字化软件版本、数字化成果移交信息、阅读所需软硬件条件等信息。又比如一张数码电子照片，其元数据包括：照片拍摄时间、摄影者、照片说明、人物、摄影地点等基本的目录元数据，还应包括相机数据如品牌、生产商、型号等，以及摄影参数如快门速度、光圈数、焦距等。除此之外，还有归档过程元数据，如档案移交人、移交时间、审核人、审核时间、不规范档案被驳回时间，等等，这些过程元数据可在操作日志中呈现。如此，所接收的方可算是一份元数据较为完整的电子文件。

第三，在“配置信息管理”方面，《评价办法》中规定业务系统应“具备建立、管理本单位档案分类方案、保管期限处置表功能”[1]。这就需要将档案分类方案和保管期限表及保管期限处置表内置于系统，对于保管到期的档案进行处置并提示。例如：有某一卷保管期限为10年的档案，其档案形成时间为2010年10月20日，保管期限为10年，那么到了2020年10月20日，系统就应对该卷档案进行到期处置，根据预先在系统中设定好的处置命令，系统将在该卷档案的处置栏内作出判断，提示“到期鉴定”，那么档案工作人员一经登陆即可看到这一提示信息，从而对保管到期的档案进行鉴定并作进一步处理。对于永久保存的档案，系统为其设定的处置意见即为“永久保存”。此外，在这一部分，《评价办法》中还规定系统应“具备各种门类电子档案的元数据方案建立与管理功能和元数据值有效性验证设置功能”[1]，“也就是设置元数据值的合法阈值”[3]此处着重解析一下关于元数据值有效性验证设置的问题。可根据实际需要对某些元数据值做出设定，比如，在教学类档案和科研类档案中，通常会有“身份证号”这一元数据，我们可将该字段设置为不超过18位的数值，一旦超过18位，系统将判断其为无效数值；再如，可将“案卷题名”的字数设为不超过255个字符，超过则无效；还有“邮箱”这一元数据，设定其必须带有“@”这个符号，否则系统将予以提示，等等，诸如此类，均可根据实际情况在系统中进行规则配置，一旦所导入或著录的元数据值不符合系统预先设定的规则，即被判定为无效数值，并提示档案人员对其作出处理。

第四，在“分类编目功能”方面，《评价办法》中规定“数字档案室应用系统应支持电子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档保存”[1]，这些基本功能对于一般的档案管理系统来说也都是具备的；同时规定“系统应能够按照分类方案、元数据方案对电子文件进行分类和元数据自动采集”[1]，此处元数据方案应根据各类档案的特点分别建立。以高校档案为例，馆藏13大类档案，各类档案的目录元数据和电子档案元数据均不相同，应根据各自的特点建立相应的元数据方案。比如，科研专利的目录元数据包括：专利名称、国内专利号、专利完成人、专利完成单位、授权日期等，而教学档案中本科生学籍的目录元数据则包括学院、年级、专业、班级、入学性质、学生姓名、出生年月、民族、政治面貌、籍贯、高中毕业学校、生源地、学习经历、家庭成员等。以上可见这两类档案的元数据几乎是完全不同的。而每一大类档案下还有很多小类，比如教学类档案中，又分硕博士学位档案、不同学历层次的录取名册、毕业名册、学籍表、成绩单、招生简章、毕业生就业方案、教学类文件、教材等等，每一小类的目录元数据和电子档案元数据也不尽相同，系统应根据各类档案的元数据方案进行分门别类自动采集及呈现，而不是笼而统之。

同时，《评价办法》中还规定“系统应具备对归档电子文件自动或手动进行PDF或OFD格式版式文件转换功能”[1]，这一功能也是传统档案管理系统所不具备的，而是随着信息时代的迅猛发展、电子档案的海量产生而作出的新要求新规定。比如，若某二级单位兼职档案员上传了一份word版的工作总结，则根据预设的功能，系统可以将该份文件自动转换成PDF格式，操作十分快捷方便。另外，《评价办法》中关于“系统应具备依据档号等带有语义信息的唯一标识符自动、逐级建立并命名电子档案内容存储文件夹功能，确保电子档案存储文件夹与元数据的唯一关联”[1]这一功能，可以清晰准确地呈现电子档案存储路径。如一份科研专利档案，其档号为2019-ky1312-001，内含3件卷内文件即2019-ky1312-001-001、2019-ky1312-001-002、2019-ky1312-001-003，则依据档号这一带有语意信息的唯一标识符，系统为其自动逐级建立文件夹，依次为2019、ky1312、001，将这一卷的3件电子档案存储于最内一级文件夹内，确保存储文件夹与元数据的唯一关联。

第五，在“鉴定统计功能”方面，规定“系统应具备以自动触发的方式提示处置任务功能”，“系统应具备按工作流程开展处置鉴定、续存、销毁、移交、开放鉴定工作功能”[1]。此处需要强调的一个是“自动触发”，一个是对档案的鉴定和处置要有完整的工作流程。系统应对保管到期的档案创建处置行为，到期提示处置，设置整个审核处置流程。要经过完整的工作流程对处置行为进行审批以后方可付诸最后实施。以财会凭证档案到期销毁鉴定流程为例，流程可配设为：保管期限到期的财会凭证档案进入待鉴定处置档案列表（系统自动触发）——档案馆财会档案管理人员选定要进行鉴定的档案——申请到期鉴定（销毁或续存）——档案馆馆长初审——财务处处长审核——学校档案管理委员会复审——主管档案工作的校领导终审——财会凭证档案销毁或续存、流程完毕。“系统进行销毁操作之后，应能生成档案销毁工作报告，按规定格式形成档案销毁清册，将档案销毁工作细节信息写入电子档案元数据，销毁活动应记录在审计跟踪日志中，档案销毁后，相应的元数据和审计日志需要保留。”[3]还有对档案的开放鉴定和处置，系统同样需要有一个经各级审批的完整流程，一般是系统对到期的涉密或内部文件以自动触发的方式将其列入待鉴定档案列表，其中绝密级保密期限为30年，机密级20年，秘密级10年，保密期限到期后根据实际需要，按照系统配设的完整审批流程做出解密、变更密级、延长保密期限或开放等处置决定。

第六，对于“监督指导”功能方面，《评价办法》中规定“系统应具备对所属单位、部门各门类文件材料归档和档案整理齐全完整和规范性检查，按照工作流程开展档案检查功能，系统应具备档案目录、元数据项目规范性自动检查功能，应具备档案内容齐全性、准确性检查功能”[1]。概括来说，就是要有四性即真实性、完整性、可用性、安全性检测功能。根据《电子档案移交与接收办法》（国档局[2012]7号）、《数字档案馆建设指南》等规章和标准要求，确定四性检测内容与方案。电子档案的真实性是指电子档案内容数据、目录数据和元数据在电子文件归档和电子档案管理过程的一致性，检测内容包括：目录信息数据长度是否在定义的范围内，目录信息数据格式是否为定义的类型，目录信息中是否包含特殊字符，元数据中记录的电子档案格式是否与实际电子档案格式一致；完整性是指电子档案内容数据、目录数据和元数据内容、项目是否齐全完整，包括数据总量的完整性、目录信息的完整性和电子档案内容的完整性等，检测内容包括：目录信息必填项是否有值，档号中的案卷（文件）序号是否有间断，档案目录中标注为有原文的记录是否有相应的电子档案；可用性是指电子档案内容数据，目录数据和元数据能够长期保存，并被有效使用，检测内容包括：目录数据是否可以被正常访问，电子文件是否可以被正常打开，电子文件格式是否为长期可读的格式（PDF）；安全性是指电子档案具有安全保管和长期可用的环境，检测内容包括：著录项目中的密级和控制标识是否规范，电子档案MD5值是否一致。

第七，在系统管理功能方面，“应具备日志审计跟踪功能，记录、审计系统各类管理、操作行为；具备三员管理用户组配置功能；具备功能权限与数据权限授权与关闭授权功能”[1]。着重强调一下三员管理用户组配置功能。三员应是指系统管理员、安全管理员、安全审计员。废除原来的超级管理员，三员是三个角色，至少是三个人，每个角色也可以是多人。系统管理员实施授权，安全管理员审批权限，安全审计员监督检查审批授权的流程审批权限，三个角色各司其职，各尽其责，权限不可交叉，确保系统管理的安全、规范。

四、结语

根据国家档案局2014年颁布的《数字档案室建设指南》，对数字档案室应用系统功能的总体要求为：“应基于开放档案信息系统参考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS)-Reference model）设计功能架构，应能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。”[4]

国家档案局2016年底颁布的《数字档案室建设评价办法》就是在评价指南的基础上对数字档案室建设各项要求所作的进一步细化、深入、规范工作，其中对应用系统各项功能的评价指标、评分标准和细则都制定得十分详细，本文无法逐项解读，只截取了其中部分功能评价指标要求进行解析，希望能为各单位尤其是高校档案馆在开发建设数字档案室业务系统过程中提供借鉴和参考。

总的来说，数字档案室应用系统需“具备智能化、自动化‘收集、整理、保存、利用’档案管理的‘升级’功能，才能充分彰显数字档案室的内在价值和外在形象。”[5]