新形势下人事档案管理工作的困境和对策

郑新兴

【摘要】人事档案是个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面综合、直观的反映，也是国家、单位对人力资源进行管理和開发最重要的依据。因此，做好新形势下的人事档案管理工作有着积极的意义。本文拟就当前的人事档案管理工作面临的困境进行分析，寻找摆脱当前人事档案管理工作困境的对策，希望为当前人事档案管理工作的健康发展提供借鉴和参考。

【关键词】人事档案;困境;对策

一、新形势下人事档案管理工作的困境

我国的人事档案工作历史悠久，源远流长，并形成了完整的思维方式、管理观念和管理模式。但随着市场经济的发展和信息化进程的深入，当前人事档案工作诸多方面的消极因素影响了人事档案管理工作的健康发展，使得当前的人事档案工作面临很多困境，具体表现为：

（一）思想观念落后。当前人事档案管理思想上存在两种极端：神秘论与无用论，这两种极端的思想严重阻碍了现代人事档案管理工作的顺利开展。人事档案神秘论认为人事档案是记录个人政治思想和隐私内容的材料，只能供用人单位了解个人使用，在这种思想指导下，人事档案只注重个人的思想政治、社会关系等方面材料的收集，忽视了个人能力等反映个人综合素质方面的材料的收集。另外在所收集的材料中存在造假、雷同等现象，因此，人事档案无法全面、完整地反映个人的综合素质，也无法为国家、组织任用人员提供科学、可靠的参考。在管理上，采取封闭管理的方式，使得人事档案在社会主义经济文化建设中的作用无法有效发挥。人事档案无用论则认为在市场经济条件下，只要不是在政府、事业单位工作的，人事档案就毫无价值。因此，存在个人在填写人事档案相关表格时极不慎重、随便丢弃等现象，人事档案管理部门对于人事档案材料的残缺、丢失等现象也不是非常关注，只是将人事档案简单地堆在库房里，没有进行有效的管理并提供利用。在这两种极端思想的影响下，现代的人事档案工作缺乏良好的社会基础，思想上缺乏足够的重视，给人事档案管理工作的发展带来严峻的挑战。

（二）管理制度混乱。我国现有的人事档案管理制度混乱，不够健全，处于分散管理状态。组织部门、人事部门、劳动部门、学生工作部门等都是人事档案的管理部门，这就造成人力、物力、财力的分散和不可避免的重复建设。以高校的人事档案管理为例，学校的教师档案一般由人事部门负责管理，学生的档案则由学生工作处来管理，这就分散了原本就相当匮乏的高校档案管理的人力、物力、财力，使得高校的人事档案管理处于混乱状态。同时，在收集、管理等方面也都未建立严格完善的制度或者未按照有关制度严格执行，现有的人事档案材料的收集主要依靠档案管理部门的主动索要，而现有的档案人员的配置往往不足，无法及时、有效地收集到完整的人事档案材料，这种被动的人事档案收集方式，导致人事档案材料不完整，不真实状况的出现是情理之中的事情了。另外，相关人事档案管理制度中规定个人不得查阅和借用本人的档案，人事档案的具体内容，个人无从得知，材料缺失、失实等现象也就无法及时发现，因此，也就无法满足现代人力资源开发管理方面的要求。

（三）管理人员素质不高。由于人事档案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素质、工作责任感成为人事档案管理人员首要的条件，但仅此还无法满足人事档案管理的要求，还必须要有良好的业务素质和创新能力等各方面的能力。现有的人事档案管理人员对人事档案的管理还局限于传统的纸质人事档案的管理，无法适应时代要求，采用新技术、新方法、新设备对人事档案进行科学有效的管理，造成人事档案利用困难，人事档案的社会价值未能得到充分发挥。另外，人事档案管理人员流动频繁也严重阻碍了现代人事档案管理工作的发展。“档案人员队伍不稳定，变化比较大。档案人员缺乏专业知识，大多为其他部门人员兼任，且常常身兼数职，工作调动频繁，造成他们业务钻研不够”。人事档案管理人员往往利用掌握政府、事业单位等用人需求信息的有利条件，寻求自身更好的发展，人事档案工作人员无法安心于本职工作，更不用说参加培训、学习，提高自身的业务素质了。

以上三个方面的原因是造成现代人事档案管理工作陷入困境的主要原因，因此，为了促进现代人事档案工作的发展，发挥人事档案在人力资源开发与管理方面的重要作用，服务于社会主义经济建设，在新的历史时期必须采取切实可行的措施促进现代人事档案工作的发展。

二、新形势下人事档案管理工作的改进措施

（一）加强宣传教育，树立正确的人事档案观。加强宣传教育，在全社会树立正确的人事档案观。摒弃人事档案神秘论与人事档案无用论的极端思想，人事档案部门更新观念，与时俱进，加强管理，不断拓展人事档案的形式和内容，增强人事档案的使用价值，发挥人事档案在人力资源开发建设中的作用，使得政府、单位、组织充分认识人事档案工作的价值;对于个人，要加强人事档案重要性的宣传教育，使每个人充分认识到“人事档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，很多关键的个人证明等手续都‘绕不开档案这一关”。人事档案在签定劳动合同、计算工龄、工作流动、考研、报考公务员、转正定级、职称申报、办理养老保险、先进提拔等方面都有重要作用，使每个人都认识人事档案与自己的利益密切相关，积极配合人事档案管理部门做好人事档案管理工作。

（二）统一人事档案管理部门，规范、完善档案管理制度。统一我国人事档案管理部门，建立国家各级人事档案管理系统。统一领导，分级管理，“打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制，实行相对集中统一管理的体制”改变我国目前人事档案多头、分散多管理的混乱局面，将我国人事档案工作统一到人事部门，将有限的人力、物力、财力充分有效地运用于现代人事档案管理工作，发挥人事档案管理工作在社会主义经济建设中的作用。同时，充分发挥各级人才市场在人事档案管理方面的重要作用，制定政策、法规，规范保障人才市场的健康发展。改革、完善现有的人事档案收集、管理、传递、查询利用等方面的制度，理顺关系，使现代人事档案管理工作朝规范化、标准化、法制化方向发展。

（三）建设高素质的现代人事档案管理人才队伍。人才在人事档案管理中既是服务对象也是被服务对象，“人才是一个单位业务发展的源动力，对于档案管理部门来说也是同样的道理。要配备思想政治素质好、文化水平高、业务能力强的同志从事档案工作。”因此，人才在人事档案管理中有重要作用。但当前人事档案管理工作存在管理人员不足、管理人员流动性大，综合素质不高等方面的问题，因此为了现代人事档案管理工作的发展，首先必须加强对人事档案管理人員的培训，不断学习，掌握新的知识和管理技术。其次必须引进既有良好政治素质、强烈的工作责任感，又有良好的业务素质的人才，充分利用他们良好的业务能力，采用现代化的技术手段，加强对人事档案的管理，服务于社会主义经济建设。同时引入竞争激励机制，激发人事档案管理人员的工作热情，增加其工作的责任感，使其专心于人事档案的管理工作。

（四）建设完善的现代人事档案管理的新模式。改变原先的封闭管理模式，建立社会化开放式的人事档案管理新模式。“人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充。人事档案的利用应向本人开放，向本人开放人事档案目录，让其了解自己档案的内容”，以社会化开放式的人事档案管理新模式为个人和用人单位提供多样、全面的人事档案服务，全面满足个人和用人单位对于人事档案的利用需求，树立人事档案部门的新形象，推动人事档案工作的发展。同时，以纸质人事档案为基础，建立国家各级人事档案信息数据库，供个人和用人单位查询利用。还可以将不涉及个人隐私内容的人事档案放到网络上，采用网络化的管理和服务方式，供个人和用人单位查询，增加人事档案管理部门与用人单位的人才信息交流。

人事档案管理工作不仅与个人利益相关，还是国家人力资源管理、开发和利用的重要基础，因此，在新的历史条件下，我们必须针对人事档案管理工作出现的新问题，采取切实可行的措施、规范，促进人事档案管理工作健康发展。

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