如何做好档案信息资源安全保密

文/徐琴琴

计算机与互联网的普及运用，虽然方便了信息资源的获取与利用，但也增加了信息资源的安全隐患。因此，如何趋利避害，合理取舍，找到两者之间的平衡点，既要充分利用企业档案信息资源，又要确保其安全、防止失密泄密成为企业亟待解决的重要问题

虽然企业档案信息资源的利用对象主要是企业内部员工，有时也会涉及同行或者合作单位，但因其利用手段、形式多样化，也会存在着一定的安全隐患，特别是利用率高的产品类档案数据信息资源更存在风险隐患。因此本文就以此类信息资源管理利用为例进行阐述分析，探讨做好档案数据信息资源安全保密的方式方法。

一、传统纸质档案管理存在的安全保密隐患

目前传统的以纸质为载体的档案信息资源在企业产品档案信息资源体系中仍占绝大多数。对于这类档案信息资源的管理与利用，通常采用原件存档，制作复印件，加盖专用章，按生产需求定向发放。如遇更改变动，则由档案资料室书面通知相关使用单位，以旧换新，以确保档案信息资源内容的真实有效。档案资料室内部开设阅览室，为相关技术人员现场查阅资料提供方便。如需外借必须履行相关申请、登记、审批手续。在信息技术不发达的年代实施这种利用方式，只要接触到档案信息内容的人员能够遵守国家保密规定，妥善保管好档案资料，不随意拍照、复印、抄录和带离场所，不在非保密场所谈论保密内容，就能做到档案资料的安全保密。反之则有可能造成泄密失密。

二、电子信息档案管理存在的安全保密隐患

由现代通信技术和计算机网络技术建立的电子信息档案系统正逐步取代以纸质为载体的传统档案管理系统。光盘、移动硬盘、存储芯片等多种信息存储介质迅猛发展，正以不可阻挡的速度取代纸张的信息存储功能，使所见即所得的纸质信息存储方式转变成肉眼无法直接识别的电子信息和数字信息。档案信息资源的安全防护由单纯的信息内容防护，扩展到信息内容的产生、存储、运用、介质等全过程的安全防护，涵盖了信息的内容安全、运行安全、数据安全、物理安全、设备与设施安全等各方面综合性问题。企业产品类电子档案数据信息资源的类型格式非常繁杂。有基于Excel、Word 等文本格式的文件，也有基于二维、三维图形软件设计的工程图样、音像格式的产品介绍。不仅如此，产品设计过程中的更改，软件版本升级，以及依据客户个性化需求进行的资料更改等相当频繁。而产品类档案信息资源的保存期限至少和产品使用寿命周期保持一致，这样势必产生大量的数据信息。因此，为保证电子档案数据信息资源的准确、完整、安全、可长期读取利用等任务相当艰巨。由于这些电子档案数据信息具备电子文件的一般特点，如信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等，所以它们对于基础设施建设及环境的要求较纸质信息要高。例如磁盘磁性消失、光盘变形老化、硬磁盘道受损、计算机系统或应用软件升级换型后能否兼容原有的系统与程序。而环境事故造成的整个系统毁灭：电源事故造成的设备断电以致操作系统引导失败或数据库信息丢失；设备被盗、被毁造成数据丢失或信息泄露；电磁辐射则可造成数据信息被窃取或偷阅等等，都影响到电子档案数据信息资源的准确、完整、安全、保密和长期可读取利用。

三、消除企业档案信息管理安全保密隐患的对策

1.深入调查研究，制定方案制度

实施和确保企业档案信息资源数据化管理与安全是档案管理人员应履行的岗位职责。档案管理人员要牢固树立全局观念，围绕服务企业研制、生产、经营等工作，自觉做好企业档案信息管理工作。要深入调查研究，了解各职能部门电子文件信息的形成背景，以及所使用的软件程序、流转过程等相关信息，汇总归纳，制定出符合企业工作实际的电子文件信息管理的使用标准和规范流程，使归档的电子文件、工程图样能够脱离原有的软件及存储介质依然可以长期保存利用。协调联系企业网络管理中心的程序员把这些都固化到PDM(Product Data Manage ment)，即产品信息档案管理系统中去，通过系统集成来自动控制程序响应，为档案信息资源建设实施做好充分准备。

2.加强基础建设，完善运行机制

为适应电子时代要求，确保电子信息档案数据安全，应注重抓好以下几方面建设：一是要做好档案库房的安全设施设备建设工作。要配备好电子门禁、温湿度控制、消防灭火、安全报警等系统和设备，使档案安全保护达到“十防”要求。二是要加强档案信息化所需管理系统的平台建设。配备满足制作、采集、传输、利用档案信息资源的服务器、系统软件、计算机终端、扫描仪等软硬件设施，构建好能与企业内部网络系统连接的共享服务平台。三是要加强电子信息档案资源的安全风险防控。制定并严格遵守各项档案信息安全的保密管理规定，做好电子信息档案资料的物理备份，防止因电子设备故障与软件病毒给电子信息数据安全带来无法弥补的损失。四是要排查和找准电子信息档案系统的安全风险点，建立防控风险制度，制定风险预警应急方案，配备安全自动报警装置，实行定期检测维护。五是企业档案人员要加强对各职能部门安全保密制度执行情况的指导监督，并与企业的质量、计划、保密办等部门建立信息安全联动机制，为电子档案信息资源管理提供合适的设备和环境。

综上所述，企业档案信息资源安全保密体系的建立和运行都离不开人才，只有大力培养出既具备档案专业知识，又具有计算机软件应用及网络知识的高素质复合型档案管理人才，才能适应现代档案信息管理的需求，才能确保档案信息资源的安全保密。