互联网思维模式下学校档案管理及应用研究

文/徐 锋

目前，互联网科技发展迅速，互联网思维模式得到广泛应用。基于互联网思维模式，也是学校的档案工作在一定程度上也发生了变革，彰显了学校档案工作的作用和价值。本文基于互联网思维模式，探讨了学校档案管理的意义，对互联网下档案管理及其应用进行了研究，提出了相应的改进措施及办法

在信息技术快速发展的当今，学校的档案资源也得到了极大丰富。具体表现在一是档案产生形成的主体多元化。这包含学校领导部门、年级管理部门、学校组织团体，以及学生个人；二是学校教职员工和学生的日常工作、生活内容愈加丰富，信息产生量越来越大。由此而言，基于互联网思维下的学校档案管理资源越来越丰富。

一、互联网思维模式下学校档案管理的意义

近年来，随着互联网和信息技术的发展，也为学校档案管理方式逐渐实现信息化管理创造了条件。这主要体现在学校档案管理人员，可以充分应用互联网技术、大数据信息技术将档案信息输入档案管理系统，实现学校档案数据的自动化管理。信息化档案管理模式提高了学校档案服务质量，促使学校档案工作人员管理效率逐渐提高。

互联网思维模式下，学校档案管理人员的服务手段，愈加多样化，这能够在一定程度上更好地满足社会公众对信息的需求。另外，学校档案管理人员可以通过电子邮件、网页浏览、平台搜寻等多种形式，进行信息查找。其中，网络社交媒体平台，在当前档案服务平台中得到了广泛应用。许多学校档案管理部门，也陆续在网络平台上开通了微博、微信等公众号，定期向师生推送不同形式的档案信息。除此之外，学校档案管理部门也推出了档案查询APP，开设了评论平台，与大众进行互动，确保信息公开化，以促使学生享受更高级的档案服务。

二、互联网下档案管理模式构建

1.构建资源服务体系

目前，在互联网络发展背景之下，学校要构建档案管理模式，可以建立档案资源服务体系，首先是将学校档案管理功能进行重新分配。例如，在构建学校档案资源服务体系过程当中，一是围绕新形势下学校发展需求来进行模式构建，二是依靠网络数字化技术对传统档案资源进行快速转变，三是利用网络信息技术来构建开放性的档案资源服务体系。其次是学校在构建资源服务体系的过程当中，需要结合制度规范对信息数据进行科学管理和有效开发，从而形成与学校实际情况发展相适应的特色化管理模式。同时学校在构建档案管理模式时，还要考虑档案利用者对档案信息的需求，从而构建公开的档案资源服务体系。

2.建立资源导航系统

基于互联网发展思维，学校在构建档案管理模式时，可建立资源导航系统，帮助利用者快速找到档案信息内容，也便于利用者获取有效的档案信息。关于资源导航系统的建立，学校档案信息管理部门可以结合档案资源采集技术的功能优势，为利用者提供全方位的档案信息查询、检阅以及定位的功能。例如，学校档案信息管理部门根据档案信息的来源进行分类整理，然后再按照一定的规律或者特点进行信息的详细分类和筛选，并用标签的方式对档案信息资源进行标注，便于利用者在查找档案信息时快速获取档案信息内容。

另外，学校的档案信息管理导航系统的建立，要借助网络多媒体技术，对导航系统进行有效性设计，并且在当前计算机语言控制中，来对导航设计目标进行有效确定。此外，学校档案管理部门还要注重对档案信息的完整保存和有效应用，加强档案信息的资源整合，从而促使学校档案信息管理部门为利用者提供一个优质性导航服务。

三、学校档案管理在互联网络中的应用

1.建设档案数据库

目前，已有学校在档案管理中应用了互联网络技术，对学校档案进行了数据库建设，逐渐形成了以开放服务为中心的管理模式。这就要求学校档案管理部门作为管理者既要为学校每个组织管理部门提供与档案信息有关的查询服务，又要注重档案资源数据库的建设，用储存的资源数据为利用者提供优质的档案服务。例如：美国莫斯特中学与我国某市学校展开了合作，满足了专业教育学校人员对档案数据的需求，并且在整合大部分OA资源的基础之上，建设了Cornell 档案数据库，并从不同发展层面为学生提供了长期保存档案数据的功能服务。其中，学校档案数据库包含内容为：科学技术文献、学校各大会议报告信息、学术研究报告等。同时，学校档案管理部门还要协同有关部门为档案数据的安全保存提供有效保障。

2.储存档案资源信息

在互联网技术发展的背景下，学校可以借助互联网技术对档案资源信息进行储存，同时还应注重对每个层面相对分散的档案资源信息进行有效采集、加工以及储存，从海量的档案数据资源中提取出价值相对较高的档案信息，使得档案信息储存更加具有价值。例如，美国某中学采用了数据采集技术，并且能够对学校分散的档案资源信息进行有效性采集，应用分布式数据库技术进行数据储存，建设大量的资源管理体系，构建了CENC 资源共享网络，为学校利用者从中获取有效性的资源数据提供了便利。此外，学校档案管理部门依据互联网络技术，实现了数据结构的合理化，建立了数字化条件的档案资源信息储存的便利性模式。

综上所述，在互联网思维模式下，学校档案管理部门借助互联网技术实现了学校档案管理的新模式，既提高了学校档案管理的水平和服务质量，又对促进学校各项工作的发展发挥出了档案工作的积极作用。