对做好计量档案管理工作的认识与思考

文/薛 蕾

计量档案是计量工作和质量认证的重要依据，但在实际工作中忽略计量档案的收集和整理，使计量档案无法反映测量设备的真实情况，本文针对计量档案的特点进行简要分析，以提高企业计量管理工作的质量和效率

企业档案资料对企业发展具有良好的促进作用，在企业科研、生产过程中档案管理工作具有非常重要的地位，良好的档案管理可以在企业发展过程中起到催化剂的作用。现代企业中科技档案、人事档案、设备档案、计量档案、财务档案等都是企业档案的重要组成部分，做好各种档案的管理和使用工作将直接关系到企业的发展和各项经济活动的进行。作为计量管理单位的一名档案管理员，深知仪器仪表档案在生产运行中发挥着不可替代的作用，所以强化仪器仪表类档案的管理，可以提高仪器仪表使用率和周转率，为企业科研生产提供有力保障。

现代化工业生产要求企业必须专业化、自动化、机械化，仪器仪表计量就是现代化工业生产中一项基础的技术工作，特别是在提高产品质量和技术保障方面起着非常重要作用。举例来说，生产现场使用的一把普通游标卡尺是否能准确计量产品零件，就需要计量部门通过专业的检测设备进行检定，卡尺的检定周期是12个月，也就是说每隔12 个月就需要计量一次，因为不能保证在生产过程中卡尺长期使用而造成磨损，每次计量检定过程都留有记录，以便后期查询，这些留存的检定记录就是计量档案的一部分，在企业生产过程中具有特殊重要地位。

一、计量档案的概述

计量就是利用技术和法制手段实现单位统一和量值准确可靠的测量。计量档案就是在计量过程中取得的结果或提供完成活动的证据而产生的文字资料。计量档案是测量设备在使用、维修、报废、管理等方面的重要依据，是判定测量设备是否能正常使用的必要条件，对测量设备后期管理起着非常重要的作用。

二、计量档案管理的特点

计量档案的管理是对测量设备档案收集、归档、借阅、使用等环节的管理，根据测量设备的验收可将计量档案管理分为验收前管理和验收后管理两个阶段。

1.验收前档案管理

企业购置一台测量设备，档案收集工作就要从前期的预算计划、市场调研报告、实施申请、招（投）标文件、比价结果、购置合同、（如果购置的是进口的测量设备，还需要厂商授权证明、代理商资质、海关进口货物报关单）等环节开始，每一步的文字资料都要收集。验收前的档案资料是计量档案的重要组成部分，也是对计量管理工作进行检查、管理的原始依据。

2.验收后档案管理

测量设备验收后，仪表验收单、开箱单、校准证书（二方校准证书）、仪器仪表说明书、仪表电路图、仪表包装说明、仪表附件资料等每一个与仪表有关的资料都要留存，并登记上账。验收后档案资料最为重要，因为在后续仪表的使用、保养、维护、维修等环节都需要查阅，验收后的档案资料是否齐全，是仪表能否正常使用的基础。

三、计量档案在企业中的地位与作用

1.计量档案是企业计量工作的基础。档案工作质量的好坏直接影响着企业质量管理体系的认证。企业持续发展，保密资质、环境资质和计量资质等是必备条件，本公司具有国防军工三级计量检测资质，每五年就需国防科工办组织的计量认证。仪器仪表在计量过程中产生大量的文件资料，计量人员资质、标准器资料、实验室温湿度记录、仪器仪表说明书、测量设备过程记录等构成企业规范化管理的基础资料，是企业计量资质认证的重要依据。

2.计量档案在企业工作中起到工作考查、科研、试验、技术交流等作用，对企业当前生产和以后发展具有凭证和参考的作用。为保证仪器仪表的正常使用，提高企业科研、生产的工作效率，降低安全隐患，很多测量数据都来自计量档案的长期积累，是科研和管理工作的基础。

3.完善计量修理档案的管理，既有利于平时对仪器仪表的维护保养，又为仪器仪表的下次购置提供参考和依据。

四、计量档案管理工作中存在的问题

1.管理人员业务能力水平不高。档案管理人员本应该具备扎实的专业理论知识和管理操作技能，在实际工作中，单位档案人员大多是兼职和新调入人员，对档案专业知识和现代信息技术（如缩印技术、数字化扫描、光盘和多媒体技术等）的了解、掌握和运用能力有限，无法对大量的信息进行加工和处理，造成一些重要的信息经常不能及时送达到需要人员手中，无法适应现代企业对档案信息资源的需求。

2.档案资料收集难。企业是从事各种经济活动、具有盈利性的组织，在这个组织中需要各个部门通力合作，共同协作。但事实上许多仪表资料被分散存贮于组织的各个单位，给收集工作带来了困难，比如说仪表的报关单在规划部门；仪表的购置发票在财务部门；预算计划、实施申请的批复在科技部门；仪表的说明书在设计人员手中……等到仪表资料验收时才发现很多资料都没有，极容易造成仪表资料的不完整或遗失。

3.档案资料收集标准不规范。仪表档案资料一定要及时收集和整理，确保档案资料真实有效。但在实际中存在收集的管理性的文件不是原件，验收签字人的签名不是亲笔，仪表电路图组卷不标页码，合同的原始材料书写不规范，合同没有盖骑缝章等，这类档案资料是不符合保管标准要求的，对后续的档案管理带来了一定的隐患。

4.存储介质管理不规范。目前很多进口仪表的说明书都是以光盘的形式存贮的，与之前的纸质档案相比在保存和使用过程中容易造成划伤、损害，导致在使用时无法读出光盘信息。

5.保密和监督管理意识不强。单位本应按照保密法的要求，结合企业的实际情况制定出适合本单位档案保密管理的相关制度，包括档案的收集、使用、借阅、复制、销毁等。但实际情况并非如此。

五、对做好计量档案管理工作的几点思考

1.制定切实可行的计量档案管理规章制度。计量技术管理部门要依据国家法律法规和行业特点及时制定好档案管理的相关规章制度，使档案管理工作有章可循，科学规范地开展。

2.建立好档案工作的协调机制。档案工作不是档案部门一家的事，而是企业各个部门共同协作的工作。将档案管理规章纳入到企业管理的方方面面，明确各个部门档案人员的职责，如：测量设备的管理和使用部门应将仪器仪表采购阶段、开箱验收阶段、使用及维护阶段形成的图表、技术文件、原始记录、请示及批复文件等资料收集齐全，为开展好利用工作奠定基础。

3.对计量档案实行分类管理。企业可根据仪器仪表的采购渠道和用途，先将仪器仪表档案资料分为进口类、通用类和自制类，再按仪表的代码和型号进行逐一编号、登记上账来管理，并建立电子检索目录，便于查阅。

4.严把档案资料归档关。坚持“宁多勿漏”的原则。在档案收集过程中一定要认真负责、逐一检查，复印件、破损件、非标件等需要重新整理，做到主动收集，及时存档；反复筛选，经常检查，定期整理；科学管理，分类存放，便于查找。

5.做好计量档案的开发利用工作。随着办公自动化和计算机技术的发展，电子档案的产生数量越来越多，档案管理人员既要做好新产生电子档案保存、使用，又要将原有的纸质计量档案转换成数字档案信息，多渠道地满足企业各个部门对计量档案的使用需求，为企业发展发挥作用。

总之，作为一名计量档案管理员一定要加强自身的职业道德修养和业务能力提升，紧随时代步伐，认真学习专业知识，切实履行好岗位职责，努力为提升计量档案管理水平尽职尽责。