浅谈卫计综合监督行政相对人档案管理

文·郭兰省

卫生计生综合监督行政相对人档案是卫生计生监督机构综合档案的重要组成部分，是单位主要职能活动的真实记录，建立和规范卫计综合监督行政相对人档案是有效开展依法行政的基础，是提高科学管理水平，加强这类档案的规范化、标准化、科学化管理的内容之一，也是提高卫计综合监督工作质量的有效手段，更是深入发展卫计综合监督事业的重要依据和必要条件。

一、卫计综合监督行政相对人档案建档、管理和流程

（一）卫计综合监督人员所负责的区域内行政相对人卫生许可档案的建档和管理

1. 行政审批大厅发放卫生许可证后，许可受理人员负责将相应档案资料（许可、延续、变更）整理归档、编制归档文件目录。每月按要求编制一次档案资料移交清册，每月上旬将所形成的档案移交给相关管理单位档案室，并认真履行移交手续。

2. 由相关业务科室形成的、需归档的行政相对人的档案资料（如：检验结果及评价报告书等），应在资料生成之日起一个月内移交至档案室。

（二）卫计综合监督人员所负责的区域内行政相对人日常监督管理档案（俗称分户档案）的建档和管理。

1. 根据监督类别不同的行政相对人档案进行分类建立、分类管理，例如公共场所卫生类、学校卫生类、生活饮用水、二次供水等对行政相对人的管理，按“一户一档”由监督科相应责任监督员负责分户档案资料的收集、整理、建档、管理、提供利用、移交等工作。

2. 有相关业务科室将对行政相对人监督管理档案整理装盒，按变更卷、日常监督管理卷、注销卷进行分类排列归档，对日常监督管理档案（即分户档案）建立后续新生成资料的收集、整理、归档工作，由相关科室责任监督员管理。

（三）卫计综合监督人员所负责的区域内行政相对人行政执法处罚档案的建档和管理

1. 卫计综合监督人员对所负责的区域内行政相对人违反卫生计生有关法律法规的，行政执法人员在从事行政执法活动中，严格按照法定程序、权限，规范执法行为，加大行政执法监督检查力度。并依据2017年6月30日施行的《山东省卫生计生行政处罚裁量基准》处罚并建立案卷，即一案一档（卷）制度，案卷内材料按日期先后顺序排列，日期相同的材料按案件办理的先后顺序排列。

2．卫生计生行政执法案卷的整理、装订、立卷工作由案件承办人负责。谁办案谁立卷，案结卷成。应将办结的案件卷宗一周内交给局内档案管理人员管理，并将处罚决定书报局内稽查科备案。

3. 建立的行政执法处罚案卷按要求归档，将归档案卷以卷为单位。案件承办人员应当整理案件的全部文书、材料，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的流程建档，并将办结的案件卷宗认真做好档案室移交等工作。跨年度的案卷应在结案年整理完毕并归档管理。移交案件卷宗，应填写《档案材料移交清单》一式两份。

4. 行政相对人档案的归档和管理流程

(1)档案员根据移交的管理档案，在15日内建立行政相对人管理档案。对各行政相对人管理档案按要求分类、排序后编制档号，填写盒封面、盒脊及备考表，编制“行政相对人登记档案目录”。并将建立的行政相对人管理档案移交给相关科室责任监督员，同时编制“内部行政相对人档案移交清册”，双方核对无误后在“移交清册”上签字，做好档案建立后新生成资料的收集、整理和归档工作。

（2）相关科室责任监督员负责管辖的行政相对人档案的资料收集、整理、归档和管理工作，同时做好档案的利用工作，填写“行政相对人档案借阅利用登记册”。

（3）注销卷材料归档完毕后，相关科室责任监督员在盒封面填上“注销日期”，可按月或按季度（最迟应在次年1月底前），将注销的行政相对人档案移交给档案员，同时编制“内部注销行政相对人档案移交清册”，双方核对后签字确认。档案员将注销的“行政相对人登记档案目录”剪切至“当年注销行政相对人档案移交清册”，并填写“注销日期”。

（五）档案员负责对行政相对人档案的统一管理和指导工作。

1. 档案员应在每年行政相对人档案归档工作结束后（次年2月初之前）对局内档案的数量、归档质量、利用效果进行一次核对和自查，督促相关科室责任监督员按时、保质完成相应工作。

2. 档案员于每年2月底前，将上年度“行政相对人档案借阅利用登记册”及数据截至上年度12月31日的“行政相对人登记档案目录”规范存放档案室（包括至该日期止已发证但未注销的所有行政相对人档案目录），该目录应能与存放的档案相对应。同时将上年度注销的档案和“当年注销行政相对人档案移交清册”移交档案室，双方核对无误后在“移交清册”上签字。移交完毕后，将“移交清册”中的目录剪切至“已注销行政相对人登记档案目录”。

（六）档案室负责全局行政相对人档案的建档和管理的指导以及注销档案的管理工作。

1. 每年3月底前，完成全局上年度各类别“行政相对人登记档案目录”的整合、更新工作。

2. 对同一注销年度的档案按“档号”先后顺序编制一个流水序号，按序排列存放。

3. 注销档案保存5年后，经鉴定对已失去保存价值的档案，编制消毁清册，按规定程序销毁。

4. 行政处罚档案保存年限为永久保存，也就是最少不低于60年。

二、如何做好卫生计生监督行政相对人档案管理工作

（一）加强档案管理制度建设是强化规范管理的手段

卫生计生综合监督执法局在开展档案管理制度建设工作中，应本着既规范档案管理又减少工作量的原则，制定和完善卫计综合监督行政相对人档案管理的各项制度，如《档案整理规则》《档案资料建档和管理流程》等。各类目录、表单由档案室统一设计，力求科学、规范。总之，制定科学的制度来规范档案管理工作，可以使档案管理在归档、利用、考核等各个环节做到有据可依。

（二）发挥网络组织作用是统一与分散管理并进的保障

在行政相对人档案管理工作中，充分发挥网络组织作用，是统一与分散管理并进的保障。通过开展调研、参与决策、制定各项制度、设计专业文书、组织业务知识培训，做好全局档案的统管协调工作。档案室和科室责任监督员起着重要的桥梁作用。卫计综合监督执法局只有形成了完善的档案管理网络系统，才能有效地实行统一与逐级分散相结合的管理模式，责任监督员既能实时掌握全局行政相对人档案管理动态，又能使日常工作中形成的资料及时收集、整理和归档。只有对每一环节的时限作明确规定，责任到人，才能增强责任心，保证材料归档的及时性和完整性，从而使档案管理工作更好地发挥作用。

（三）做好卫计综合监督行政相对人档案工作的意义是做好档案的开发利用

完整、系统的行政相对人档案能为卫生计生监督执法工作服务，为日常的监督工作提供数据分析和决策参考的依据。档案由责任监督员直接管理，减少了档案调用的中间环节，方便责任监督员查找利用，提高了工作效率。同时要求填写“行政相对人档案借阅利用登记册”，将“借阅档案”“利用效果”等要素及时记录下来并定期反馈给档案室，使档案室更深入了解档案信息资源的开发利用情况，为档案室进行档案实际效益分析，开展专题编研工作，提供宝贵的基础数据，从而也促进和保证行政相对人档案管理工作的顺利开展，发挥行政相对人档案的作用和价值。