论做好企业档案鉴定销毁工作的必要性和措施

文·孙菁

档案鉴定销毁工作是档案工作的重要环节，但在现实档案工作中，这项工作并没有得到应有的重视，只保管不销毁的单位比比皆是。尤其是企业单位，档案增长速度快、库房面积小，鉴定销毁工作对企业档案工作的整体影响会更加突出。档案的鉴定工作和销毁工作一脉相承、密不可分。对于保管期限已满、价值已微乎其微的档案必须经过鉴定才能销毁，不经鉴定而擅自销毁，不只是档案层面上的损失，也会造成企业和国家的损失。销毁是鉴定的目的，如果对档案只鉴定不销毁，那么鉴定工作也就很大程度上失去了意义所在。故而可讲，档案的鉴定和销毁相伴而生、相互成就。

一、做好企业档案鉴定销毁工作的必要性

（一）档案的鉴定销毁工作影响档案的收集整理工作

文件必须经过鉴定才可能成为档案。《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）中对企业档案的定义是，“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”企业档案的概念体现出企业档案必须是具有保存价值的文件，因此在进行档案收集、整理工作过程中必须鉴定文件的价值，没有价值的文件不能归为档案。

在我国与档案相关的法律法规、行政规章中，对文件的归档范围规定的比较明确和具体。但对于什么样的文件不应纳入归档范围却提及很少。而在实际归档工作中，并不是所有的文件都可以用“非此即彼”（即归档范围之外的文件就一定不需要归档）的标准进行划分。

2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）明确列出“机关文件材料”不归档范围；2012年公布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）明确列出“企业下列文件材料可不归档”的范围。这两个文件的出台，对归档工作提供了更为细致、具体、全面且可操作性极强的标准，体现出国家在档案工作标准制定方面的进步，对于档案鉴定工作具有重大指导作用和现实意义。因此，在档案收集和整理工作中，企业档案工作者一定要按照标准做好档案的鉴定工作，切忌“来者不拒”“所有文件全盘接收”的做法，从档案源头、从档案工作初始环节就为企业档案工作打下良好的发展基础。

（二）档案的鉴定销毁工作影响档案的保管工作

任何一个企业所能提供的档案保管能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保管的质量和数量。因此，档案鉴定必须考虑效益因素（包括经济效益和社会效益），即在分析档案价值时要考虑收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。在鉴定工作中要摒弃不计成本、多多益善的观点，必须考虑每份档案是否值得保存，值得保存多久，将有限的人力、物力、财力投入到具有保存价值或保存价值更高的档案中。

由于企业客观条件的局限，档案库房面积是有限的，很多企业甚至没有专门的档案库房。随着企业的发展，档案的产生量呈逐年递增趋势，且企业发展越快，档案增速越快。对于正常进行档案鉴定销毁工作的企业，由于档案的年增加量大于档案的年销毁量，库房存储压力会日趋增大；而如果企业不进行鉴定销毁工作，档案只增加不销毁，库房存储问题会更加突出。例如，会计凭证是企业数量最多的一种档案，2016年新的《会计档案管理办法》开始施行，会计凭证的保管期限由原来的15年变成30年，这使得许多企业档案库房压力骤增。因此，进行档案的鉴定销毁工作已迫在眉睫。那些从来不进行档案销毁工作的企业，如果库房面积不够，有的就将档案堆积在一个无人问津甚至根本不符合档案存放标准的环境里。究其原因就是没有人肯为销毁档案负责任，怕万一销毁了不该销毁的档案后果严重。由此看来，做好企业档案的鉴定销毁工作仅凭档案工作者一己之力是不行的，需要企业、社会以及国家机构的全面支持与配合。

二、做好企业档案鉴定销毁工作的措施

（一）加强档案法律法规建设，用法律手段约束和引导

1.补充和完善销毁档案法律、法规。档案法律、法规制度的不完善、不健全是造成目前企业档案鉴定销毁工作缺失、不作为现象的首要原因。无论是《档案法》还是其它档案规章制度，均明令禁止擅自销毁档案，擅自销毁要负法律责任；但是对于不进行档案鉴定销毁工作以及由此造成的后果是否应该承担法律责任却没有涉及，这很容易造成档案人员的畏惧心理，不敢触及档案销毁工作。因此，应在法律层面明确档案到期后，经鉴定应该销毁的必须销毁，因没有正常进行销毁工作而对档案、档案工作造成不良后果的，应列入法律惩罚之列。

2.统一和明确档案销毁工作的批准主体。目前，企业档案工作的各种规定、规范，对档案销毁工作的批准主体规定不明确，这也是造成企业档案鉴定销毁工作难以正常开展的重要原因。《企业档案工作规范》提出：“经企业法定代表人批准后进行监督销毁”，《企业档案管理规定》规定：“经企业法定代表人批准后进行监销”。事实上，随着经济和社会的发展，企业规模日益壮大，跨国企业遍地开花，某个大型企业的法定代表人可能同时身兼几个甚至十几个中小型企业的法定代表人，并且企业法定代表人经常变更，他不可能掌握所有公司档案工作的具体情况，要求这样一个人对所有公司的档案鉴定销毁进行批准不切实际，也不具有可操作性。相比较而言，《企业职工档案管理工作规定》中的“按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准”，则更具现实性和可行性。本单位主管档案工作的领导对自己单位的档案工作相对了解和熟悉，因此经各自单位主管档案工作的领导批准，来进行鉴定销毁工作更为实际可行。

（二）由国家行政机构通过行政手段给予支持和配合

鉴定工作是企业的单独行为，可是销毁工作靠企业一家之力很难完成，尤其是对于销毁数量大的企业，必须有具有销毁能力的单位做配合，这种配合最好由国家行政机构通过行政手段来支持。首先，销毁机构必须具有正规销毁资质、安全可靠。为了保证被销毁档案能得到妥善处置、信息不外泄，可由当地行政机构成立或认证一批正规可靠的销毁机构，并且加大对此类销毁机构的宣传和推广力度，鼓励企业选择正规机构进行档案的销毁。其次，销毁机构应该改变服务方式，变被动服务为主动服务。目前具有正规涉密载体销毁资质的机构太少，基本处于被动服务状态，需要企业自己把待销毁档案送到机构，而不少私人销毁机构则会提供主动上门接收待销毁档案的服务。如果正规可靠的销毁机构能够改变服务方式，必定会对企业档案鉴定销毁工作起到推动和促进的作用。

（三）企业人员要树立和培养正确的档案意识

企业人员要端正对档案、档案工作的认识，树立正确档案观。档案意识淡薄会导致档案缺损或无档可存，过度“重视”档案也会导致档案鱼龙混杂、良莠不分。现实中，相关人员和领导因为怕担责任而过度保护档案，宁可把档案堆积在房屋或角落里也不敢鉴定销毁，这种“重视”的后果其实和轻视一样，都是对档案和档案工作的一种损害。因此，要解放思想、实事求是，树立客观正确的档案意识，按照档案法律法规，该管好的坚决管好，该销毁的一定销毁，还档案一个清洁明朗的保管环境。

所谓“世易时移，变法宜矣”，在企业建立的初级阶段，重视档案的收集、整理、保管工作，有其存在的历史必要性与客观现实性，但随着企业的发展，也应该而且必须把鉴定、销毁工作作为档案工作的必要环节加以重视和实践，这也是衡量企业档案工作好坏的一个重要方面。