大数据背景下危房档案的管理与应用

文·房爱芬

大数据（big data，mega data）指的是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。它是由人类日益普及的网络行为所伴生的，受到相关部门、企业采集的，蕴含数据生产者真实意图、喜好的，非传统结构和意义的数据。对于很多行业而言，如何利用好这些大数据是赢得行业竞争的关键。档案管理行业更是如此，如何从海量数据中发掘出有价值的信息，满足不同档案客户的信息需求，将档案资源转化为知识资源，尤其是覆盖人民群众的知识资源，这已成为档案人的使命。大数据时代的来临相比其他信息技术，更加契合了档案管理工作的需要。而基于大数据的数据分析和数据挖掘技术，也必将对此起到巨大的推动作用。

一、危房档案管理的现状和存在问题

近年来，各地楼房倒塌事故频频爆发。仅2016年，全国范围内发生的较大楼房倒塌事故就有上海松江楼房、温州楼房、宁波楼房等倒塌事故，这些事故的具体原因虽有不同，但共同的一点是危旧老楼年久失修，有关部门未予足够重视，若能健全这些存在隐患的危旧老楼档案信息，并及时进行检查和预警，无疑可以在某种程度上降低损失。

（一）危房档案管理的现状

以笔者所在地区的危房档案为例，从2015-2017年三年间的房屋安全大检查看，该市城市建成区内共有危旧房屋1236栋，建筑面积36.78万平方米（含部分房改房面积）；玻璃幕墙102栋，存在问题的5栋。建有危房档案3500宗，虽然有关部门在房屋安全大检查后，专门建立了房屋安全档案，但是由于房屋安全档案与房屋产权档案没有联网，与城建和街道之间没有建立起有效的通报和预警机制，对于后续的监督和检查也缺少制度、规定，危房档案的管理和应用依然停留在较为落后的水平。

（二）危房档案管理和运用面临的问题

随着中国城市化进程的加快，存在重大隐患的危旧老楼出现事故的概率越来越多大，对于这些危旧老楼及时作出预警和预防，是当前危房档案管理面临的重要任务。在管理和应用危旧老房的档案时，要注意以下档案管理的特殊性。

1.建造时间久远，原始档案缺失

随着城市化进程的加快，城区规模越来越大，城市建筑物的体量和数量呈现爆炸式增长。很多建于八十年代和九十年代初期的楼房，囿于建筑技术和建筑材料的限制，加上保存技术的不完善，很多的楼房建设档案丢失、破损。缺少第一手的城建档案，对于危房的档案管理可谓先天不足。

2.产权关系错乱，物业管理滞后

按照通用的建筑设计寿命，一般的楼房使用期限都在三十年以上。但是由于城市化进程突飞猛进，对于楼房的物业管理跟不上，加上房屋产权的频繁变更，特别是住宅产业化和住房制度改革以及物业维修资金的使用限制，使很多城区老旧小区陷入无专业人员维护、无维修资金投入维护的长期无序管理状态，这也影响了危旧楼房档案资料的收集。

3.鉴定和维护人才匮乏，资金投入不足

健全危房档案、整合分散各处的危房档案、利用现代科技对危房进行建模分析以及建立危房信息预警等，都需要专业人员来操作，传统的房产档案的管理和应用面临了新的挑战，正如信息化时代挑战了纸质时期的档案来源原则、文件生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革一样，在大数据时代，新档案来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等都将受到不同程度的挑战，档案人才队伍建设成为档案事业发展不可撼动的基础。

（三）大数据时代为危房档案管理工作带来的影响

在大数据时代里，多样化的档案管理形式已经从传统意义上的纸质档案和电子档案为基础，转变为以数据信息为依托，促使了档案信息数量的大幅提升。以某地级市房地产档案服务中心为例，在“十一五”期间，该市档案馆档案目录中心将所辖各单位的档案目录信息进行集中管理，建成了覆盖各单位的200余万卷案卷、1000余万件档案信息的档案目录中心，馆藏存储量由GB上升到TB级和PB级，档案资源中还存有大量的扫描图像、传真、照片、字处理文档、电子表格、演示文稿、语音和视频片段等非结构化数据。随着电子政务文件应用的推广，其数据量还将呈几何倍数增长，成为名副其实的海量规模。在这种背景下，影响危房档案管理工作的重点并不是掌控和储存大量的信息资源，而是要依据对档案信息的有效管理明确其中存在的价值，并达到危房档案管理工作的合理化和优质化。这是现阶段需要注重的危房档案管理工作的发展方向。

二、大数据对危房档案管理和应用的启示

（一）大数据对危房档案管理的意义

1.大数据可实现危房档案管理的高效性 。将基于网络信息技术把相关信息数据进行共管共享的大数据理念应用到档案管理之中，可以实现不同危房档案管理部门之间的档案信息集中管理和资源共享。在查阅档案的时候，调阅者可以得到更多的信息，参考更多相关的数据。

2.大数据可实现危房档案信息的可靠性 。由于大数据是将更多的档案资源进行整合，建立一个庞大的虚拟数据库。在这样一个数据库中，我们不仅可以迅速准确地找到自己所需要的档案信息，也可以在同类信息的参考对比中，找出最为准确可靠的档案信息，使档案信息的真实性在可参考、可比较中得到进一步验证和保证。

3.大数据强化了危房档案管理系统自动分析能力 。在档案大数据管理中，加入了数据分析的环节。这种计算机自动分析具有很高的科学性和准确性，可以帮助我们在大量的档案数据中找到最为准确、科学的结论。

（二）大数据时代下优化危房档案管理工作的启示

1.优化危房档案管理的人才架构。大数据时代的来临，为档案管理工作者的工作理念和自身素养提出了更高的要求。由此，一定要对档案管理工作者实施全面化、全员化培训，敦促其固有意识中档案工作人工操作理念向智能化管理理念的转变和突破，提升其在大数据时代下从事档案管理工作的专业技能，以及深入分析和理解档案管理工作内容的能力。依据大数据时代下档案管理的方向和目标，引导和培养新型的档案管理现代化人才，以应对目前多样化的档案管理工作内容。

2.系统开展危房档案信息化建设。大数据时代，需要不同部门之间档案数据相互共享做基础，因此，要不断提升档案工作标准化、信息化建设水平，实现档案信息的全面共享。在信息化建设过程中，顶层部门要对信息化系统的装备进行统一采购和安装，对技术人员进行统一培训，使得他们充分掌握系统的使用、维护和日常问题处理方式。各部门要相互协作，加强沟通。信息系统建立之后，要进行联调联试，查找数据共享过程中的问题，完善和优化系统运行速度和质量。

3.加快纸质档案的电子化、数据化进程。大数据概念的成立，要依托信息数据的电子化程度。然而我们过去几十年中所存档案基本都是纸质的，要想实现纸质档案的大数据共享，需要实现纸质档案资料的数字化转换，即将纸质档案通过扫描、拍照等方式变成电子档案，以实现网络数据对接。在纸质档案的电子化进程中，要进做好防护措施，尽可能地保证纸质档案的完整性和安全性。

大数据给危房档案管理工作带来了新的机遇，同时也让危房档案管理工作面临重大挑战。危房档案管理行业必须做好充分准备来面对挑战、迎接机遇，真正将危房档案信息中蕴含的知识全部开发出来，让其发挥利用价值，切实维护好广大群众的生命和财产安全。