网络环境下公务数码照片档案收集归档的思考

■ 洪源清

数字时代的到来，深刻影响着拍照摄像技术的发展。自从1969年第一块图像传感器(CCD)在美国贝尔实验室诞生至今,已整整半个世纪。这个以数字方式记录影像的发明彻底改变了人类的摄影方式。曾经享誉世界、无处不在的胶片逐渐退出历史舞台，佳能、尼康、奥林巴斯等公司相继停止胶片相机的生产，柯尼卡美能达公司则是宣布完全撤出传统胶片照相机和胶片市场。如今从档案工作角度看，传统意义上的照片——胶卷照片档案除了收集一些散存的一些老照片外，基本上已无档可收，取而代之的是海量的数码照片档案。随着信息网络技术的不断进步，通过网络收集归档数码照片档案已成为现实。笔者结合工作实践，谈谈对网络收集归档数码照片档案的做法与思考。

1 网络环境下收集归档数码照片档案的便利之处

网络给各行各业带来的便利是不言而喻的。档案工作者身处网络时代，利用网络环境，积极开展数码照片档案的收集工作，可以让重大事件留史，通过数码照片档案，让更多人了解知晓不能亲身参与的重大活动。利用网络收集归档数码照片档案有以下便利之处：

1.1 便于及时归档

现在基本上每个单位都建有自己的网站，专门报道本单位最新的工作动态与事务信息，特别是一些反映单位重要职能活动、上级领导检查指导工作、各种大型会议的照片都是经过精心挑选和领导审批过的数码图片并配有新闻报道一起上网。这为档案人员收集归档公务数码照片档案提供了一条快捷、便利的收集渠道。网上下载照片不仅信息量大而且省时、省力、齐全、完整。所以档案人员平时多注意浏览单位网站，就能及时下载有价值的照片。

1.2 便于收集齐全

按照传统胶卷照片档案的收集方法，所收集的照片数量少，内容不丰富，特别是数量和完整性很难保证。在网络环境下收集归档数码照片，不仅极大地丰富了照片档案收集数量，而且还很全面，涉及到单位活动的方方面面，不易遗漏。对于只有新闻没有照片的报道，档案人员可以按照报道信息找到相关部门单位及具体经办（拍摄）人员，及时有效地将相关的公务数码照片档案收集归档。

1.3 便于查找与保存

数码照片的最突出优势在于它的快捷、方便的利用方式。过去查阅胶卷照片档案费力费时，检索速度慢，利用操作程序繁琐。而数码照片，可以快速地查找，提高了工作效率。此外，数码照片档案的最大优势是可以进行多种形式拷贝备份，从而大大提高了数码照片档案的安全性。

1.4 便于整理与利用

对于收集归档的公务数码照片，按归档要求需要配以文字说明时间、事由、专题。规范整理的数码照片档案能够生动形象、直观地记录单位走过的轨迹，使日后编辑单位图文并茂的大事记或史志等工作变得轻而易举。特别是在单位领导、职工升迁、调离或退休时，单位可以制作当事人在单位工作期间相关的公务数码照片艺术相册，作为礼物赠送给当事人，档案部门使数码照片档案变得鲜活起来，提供人性化服务。

2 当前数码照片网络环境下收集归档存在问题及原因

数码照片在网络环境下收集归档方面还存在一些问题，如受传统胶卷照片档案管理理念、管理模式的影响，在数码照片档案收集归档整理中仍然存在重实体轻信息、重文件轻照片的情况，在收集归档中还存在如何有效处理个人隐私？如照片涉及到的原作者版权以及被摄影者的信息安全等问题。这些问题存在的原因，大致有以下几点：

2.1 收集归档管理制度和管理规范不健全

《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)和《电子文件归档管理规范》(GB/T18894-2002)制定了有关数码照片档案管理的相关内容，但事实上，这几年很多单位档案馆(室)对数码照片相关管理技术认识不够与设备投入不足，仍然处于一种有“法”不依，有“章”不循的“真空”，可有可无的状态，直接影响到对数码照片档案的收集归档工作。

2.2 收集归档实际操作难度很大

由于数码照片具有无底片、不必冲印即可观看的特性，档案馆(室)工作人员在平常的实际收集归档工作中，若无公务数码照片拍摄人提供及时有效的帮助，很难做到数码照片及时收集归档。以福建省科技厅照片档案为例，拍摄公务照片、音频、视频由省科技信息所负责，声像档案（包括照片档案）归档整理保管利用由省科技档案馆负责，所以要顺利实现照片档案的有效管理还需要两个单位的密切配合。

2.3 收集归档不及时、不规范

由于归档意识不够，许多单位公务照片的摄影者普遍的习惯做法是在公务活动中拍摄完毕后，加工整理完成自身工作后，将大量的数码照片转存于相机（现在很多用手机）、计算机或移动硬盘上，没有进行规范编写文字说明。往往是在档案馆(室)催紧时，才会不加整理地一“锅”端给档案馆(室)。时间一长，由于拍摄之初没有及时进行分类鉴定筛选，拍摄者也忘记了当时的情形，也就无法归档。此外，数码照片的拍摄者或管理者人员变动频繁也造成部分数码照片无法及时收集归档。

2.4 损失、漏归情况严重

通常有几种情况：①由于数码照片依赖各种各样的存储设备而存储，各种设备故障等均会影响数码照片的安全。②计算机病毒侵害也会造成保存在计算机上的数码照片被破坏或丢失。③由于数码照片除了拍摄者自己，其他人都不了解拍摄内容、拍摄张数等，经常会导致部分数码照片漏归，甚至还会出现整个事件拍摄的公务照片都找不到的情况。

3 规范网络环境下数码照片档案收集归档的思考

公务数码照片档案实行网络收集，会有诸多便利之处。笔者多年来紧紧围绕网站这新闻主渠道进行观察研究，发现通过单位网站既能围绕单位的中心工作又能掌握单位各种活动的最新动态，相应的收集到的公务数码照片内容全面重点突出，配图恰当且质量好，效率高，网络环境下通过单位网站收集归档公务数码照片不愧为当今数码照片档案收集的一条有效途径。但要做到规范收集、符合标准且进行有效管理，还应从以下几个方面入手：

3.1 通过网络即时收集

在网络收集的过程中，我们发现单位网上的新闻报道的照片通过网络上传，且为编辑后使用，因数量太大，所占用网络空间也大，所以网站维护部门及新闻宣传部门经过一段时间对数码照片进行加工处理，降低了像素且并不保存原件。根据国家电子文件管理的有关规定，收集归档的数码照片应采用JPEG、TIFF规范格式并符合相关精度要求，并且采用数码相机的光学精度至少要在300万像素以上，所以，档案人员在收集新闻照片时，一定要同步即时收集保存未经编辑处理过的原始数码照片。同时，档案部门指定专人，及时通过电子邮箱、移动硬盘收集新闻照片来实现公务数码照片的逻辑归档。

3.2 通过网络跟踪收集

可以建立专门的交流群（QQ群或微信群），在群中及时沟通信息，通过有关人员将拍摄的公务照片及时整理归档，方便快捷。在浏览相关网站、收集公务数码照片档案的过程中如发现有重要新闻或重大活动只有新闻报道而没有新闻照片时或网站上的照片不符合归档要求（如像数太低等），档案人员应立即通过电话、QQ或微信通知相关部门及时将精选的照片传送给档案馆。这样可将公务数码照片的收集归档工作分解在平时的公务活动中，这可使档案部门提高数码照片档案的收集率，确保数码照片的完整与安全。

3.3 建立数码照片档案临时归档库

公务数码照片从单位网站、邮箱、QQ或微信传输到档案部门之后，需要及时在计算机上建立一个临时归档库，分别按年度、保管期限、事由等建立不同的文件夹，将下载的照片分类保存在相应的文件夹里。有条件的可以采用电子相册软件，电子相册软件的应用对从网络收集的数码照片档案的归档工作很有帮助。现在更方便快捷的办法是通过智能手机自带的APP，如数码宝贝、数码街等等，可以用智能手机拍摄数码照片，通过数码宝贝或美图秀秀等APP加工处理，再通过手机上的QQ的我的设备→我的Android手机→导出手机相册，这样可以很轻松的将手机上拍摄的或接收到的数码照片无线传送到电脑上编辑、保存，连U盘保存传送的中间环节都省了！

3.4 及时有效地在档案管理系统中进行数码照片的归档整理

在计算机上建立了临时归档库之后，要定期及时将数码照片档案归档到档案管理系统中去，在这个环节中，还要注意做到三点：一是对相同事件内容的数码照片，应选择那些有典型性和代表性的照片归档；二是从拍摄技术效果上，要选择那些拍摄效果较好的照片归档；三是要在归档的照片档案中选取有各事件中最有典型性和代表性的照片冲洗出来，做为纸质照片档案放在相册中保存，做到双套管理，这一点也非常重要。