档案管理中不能混淆3个层级的“分类”

■ 吴志虹

业务指导中，常有不少机关档案人员，甚至综合档案馆的业务人员对分类提出疑问。业务检查中，也发现不少档案室（馆）在分类上存在不规范不科学的问题。究其原因，主要还是对档案管理中3个层级的分类概念认知不清、混为一谈。

分类的目的是实现有序化，有序是高效率管理的前提条件。档案管理中3个层级的分类是实现档案管理有序化的不可或缺的重要业务环节，如果分类不规范，必然导致管理上的无序混乱。

第一层级分类：室藏档案分类。2015年由国家档案局发布的《机关档案管理规定》(以下简称《规定》)对机关档案分类作了表述，第三十三条规定：机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码，按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。专业档案按照相关规定设置二级门类代码。机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。《规则》（DA/T22--2015）5.4.2规定了档号的结构应当为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

从《规定》《规则》界定中可见，第一层级分类的对象和范围不仅限于归档文件个体，而是室藏所有档案，并且要在档号中体现出分类类别。实际工作中，多数立档单位，特别是一些市县级单位并未按照《规则》要求对室藏档案类别进行划分和标识，档号中缺失类别代码，归档文件目录中缺失档号项，有的档案室仅在档案装具上对室藏类别作简单标识，档案实体整理中类别混杂、载体混杂的情况比较突出，极不规范。

第二层级分类：归档文件分类。2015年由国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22--2015）(以下简称《规则》)对归档文件分类作了界定表述，《规则》5.2.1规定：立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性；5.2.2规定：归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类；5.2.3规定：规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

显然，此层级分类是对归档文件“个体”进行分类，任何一份归档文件都应当作类别划分，判定其类别归属。通常情况下，一份归档文件至少应当进行2次划分，即年度、保管期限。除文书档案外，其它门类档案的分类均有相应规定。实际工作中，较为突出的问题是部分立档单位的归档文件分类方案前后不一致，分类方法不稳定，分类层次时减时增。

第三层级分类：馆藏档案分类。若干全宗移交进综合档案馆后，档案馆馆藏档案门类载体更加多样化，数量更为庞大，综合档案馆馆藏少则几万卷(件)，多则上百万卷（件）。为了实现对馆藏档案有序高效管理，需要对馆藏所有档案进行第三层级分类，以满足不同载体档案不同的温湿度保管条件要求，满足档案馆精准统计工作需要，满足档案数字化后数据分别入库的需要。

通常情况下，立档单位的全宗号最大位数为三位数，一、二位数的全宗号加填“0”补位。《规则》（DA/T22--2015）5.4.3规定全宗号是：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。《档号编制规则》（DA/T13--1994）5.1规定：全宗号用四位代码标识。2.9对代码的表述是：一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。由此笔者认为，全宗属类既可用阿拉伯数字标识，也可用汉语拼音代码标识，而并非只能用汉语拼音代码标识，在全宗号前加填馆藏档案分类类别代码1-9，既满足了全宗号须四位数的编制要求，也简明地体现了档案馆的分类方案，是一种科学合理的分类方法。有的档案馆用其他代码标识类别，是符合行业标准的，可行的、规范的。至于《档号编制规则》（DA/T13--1994）5.1提及的全宗属类编制方法，笔者认为值得商榷：首先该《规则》未明确全宗属类是哪几类，以什么作为划分属类的标准，是全宗的年代期限，还是立档单位的性质等等，档案馆在划分上难以把握；其次是属类代码标识是以哪个字母标识，字母是大写还是小写，字母出现重复时如何解决等等，《规则》未明确界定，方法含糊，业界有争论。

就我省的市县级综合档案馆的情况看，多数档案馆未设置分类方案，全宗属类不清晰，不同载体不同门类档案未进行分库分类别保存；馆藏全宗的全宗号编制的规范程度较低。

早在上世纪九十年代初，云南省档案馆就对馆藏档案进行了分类，将馆藏分为建国前机关文书档案、建国后机关文书档案、印章档案、照片档案、录音档案、录像档案、唱片档案、实物档案、光盘档案共9个类别，以1-9共9个阿拉伯数字分别对应，并在全宗号前加填，如云南省林业厅全宗号为119，厅印章档案全宗号则加填为3119，厅照片档案全宗号加填为4119，厅实物档案全宗号加填为8119。这一分类方法已在档案缩微、数字化中运用，近几年，省档案馆又征集接收了少数民族档案、名人档案进馆，类别上分别用S、M标识，新进馆的公证档案以及将来须进馆的社保业务档案等专业档案如何标识，尚在研究中。

综上所述，3个层级的分类是科学管理档案的基础，不能省略不做或混为一谈。各级档案行政管理部门应当加强业务培训指导，使国家发布的行业标准得以规范、科学、严肃地实施执行。