数字时代创新医院档案数据管理路径研究*

高海燕

（济宁医学院附属医院 济宁 272029）

在数字化时代下，医院档案管理活动被注入了全新的活力，基于当前医院档案管理中存在的诸多问题，大数据技术、云计算技术等能够对相关问题进行有效规避，具体可实现对档案原件的高安全性存储以及与档案数据资源的高效收集和利用等，尤其是在电子原件动态数据的查询上，依托于数字化设备，通过构建档案信息库，可完善精进档案管理工作，是档案信息收集、查询更为准确，存储更为全面，利用更为高效便捷。无论是从档案存储、管理还是服务方面，都能够彰显出较大的功效。鉴于医院档案管理活动的特殊性，在进行管理时，可充分利用数字化设备，构建档案数字信息管理库，形成更加完善的医院档案管理信息化格局，力求不断提升数字化时代下医院档案管理水平。

1 数字时代医院档案管理的发展机遇

1.1 资源高度共享

数字化时代的显著特征之一即信息交互性强，档案管理人员能够更加便捷的获取所需的档案信息，并且能够突破传统的时空局限，实现对档案资源内容的快速整合。在传统的医院档案管理工作方面，管理人员在进行管理时，经由人工操作较多，因而在资源整理、登记与利用方面都存在效率低下的问题，而数字化时代的来临，可以说为医院档案管理提供了全新的视角，数字化档案管理模式的出现更是有效的实现了工作流程的简化，在计算机技术、数据库技术以及多媒体技术的支持下，医院档案管理工作对信息的处理效率更高，处理精度也能够得到保障，由此实现了传统的纸质档案向数字电子档案的转变，更进一步促进了档案数据资源共享程度的提升，且能够满足档案室数据的及时修改与随时调动的要求，体现了医院档案管理的现代化发展趋势。

1.2 手段高度灵活

数字化时代下管理技术不断升级，对于医院档案管理人员而言其也获得了较为灵活的管理手段。在各种信息技术的支持下，医院档案管理人员在对档案的借记情况进行查阅时，只需要直接在计算机设备上输入借记人的信息即可，检索入口对应程度高，能够有效提升检索效率与准确性。和传统的纸质档案不同，数字化时代下的电子档案能够在不接触到档案实体的情况下就检索到所需的信息，因而能够有效的对档案进行保护，避免受损。数字化技术本身优势较为明显，应用到医院档案管理活动中能够显著提高工作效率。在当前的医院管理活动中，档案管理一直是管理的重点和难点，管理人员必须要对数字化技术进行充分应用，积极采取相应策略，提高管理质量。

2 数字时代下医院档案管理现状

2.1 管理观念陈旧

医院档案管理模式的更新需要创新管理理念，而当前大部分医院档案管理人员都缺乏先进的管理理念，仍旧沿用传统的管理观念，导致对电子档案管理不力，具体体现在缺乏对档案管理信息化系统的建设，对信息化管理技术掌握不到位以及对档案数据安全不够重视等。上述问题的出现都将对医院档案管理活动产生不良影响。

2.2 管理矛盾突出

对医院档案进行数字化管理需要处理好传统纸质档案与电子档案之间的关系，在管理时，对传统档案与数字化档案进行共同运营管理是当前医院档案管理工作中的主要矛盾。虽然在数字化管理背景下，各个医院都开始积极的引进现代化档案管理技术，但是还没有形成完备的档案管理制度，对于医院档案管理工作的现代化进程而言会起到一定的阻碍作用。

2.3 管理技术落后

对医院档案进行管理，在数字化背景下，应积极的对先进的技术进行应用，而在当前的医院档案管理工作中，大部分工作人员对档案管理的数字化技术缺乏了解与掌握，具体体现在对大数据技术、云计算技术、摄影技术等的应用熟练程度不够，因而会导致无法实现对档案资料的有效收集、整理与利用。此外，在对管理技术这一方面存在的问题进行分析时，也要关注医院档案管理互动的信息化程度的高低，当前大部分医院档案管理的信息化建设水平较低，主要可以从以下方面分析原因：首先是有助于医院档案实现数字化管理的相关软硬件设施不过关，也就无法保证电子档案制作与处理水平；其次是针对电子档案的储存关系把握不到位，电子档案本身的存储位置不是固定的，一旦把握不好电子档案储存关系的分离性，就会导致电子档案存储出现安全问题，甚至出现内容与信号的不可逆变化；最后需要关注的原因是对医院档案数据库建设以及信息管理系统建设投入不够，且缺乏与医院档案管理需求的匹配性，从而导致医院档案管理信息系统的整体建设水平较低。

2.4 安全问题突出

在数字化时代对医院档案进行管理，尤其要关注可能出现的各种安全问题。根据近些年的医院档案管理活动的发展情形来看，医院档案管理过程中常见的安全问题如下：首先是终端环境以及设备场所的安全问题。在信息化发展趋势下，智慧档案已经成为医院档案的主要形式，在对其进行存储时，一般会存储在硬件设备以及计算机系统中，因而一旦出现存放位置不合理、存放区域周围环境不当、系统病毒等，就会导致智慧档案存储出现安全问题；二是网络环境与数据资源安全问题。在医院档案中，患者信息、职工信息、临床资料以及医学研究资料等都涵盖在内，而网络系统本身具有较高的开放性，很容易出现非法网址、恶意网站等与智慧档案系统的连接，从而会导致档案资源被窃取以及篡改等安全问题；最后则是操作和用户访问过程中的安全问题。管理人员在日常操作过程中很容易出现操作不当问题，且缺乏安全防范意识，也会导致操作人员和用户在访问过程中出现越权访问等问题。

2.5 专业人才匮乏

在现代化的医院档案管理活动中，管理人才匮乏已经成为主要的发展问题之一。在医院档案管理的人员队伍构建方面，大部分医院都任命职能科室的人员或医务人员兼职档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员。此外，即使部分医院配备了专门的档案管理人员，也存在人员缺乏专业医院档案知识的问题。且医院档案管理部门也缺乏对档案管理人员的专业知识与技能培训，从而会导致对医院档案管理人员的继续教育不到位，不利于医院档案管理工作的长期发展。

3 数字时代下医院档案管理模式创新构建的五维路径

3.1 引入先进管理理念

医院档案管理人员需要积极引进先进理念，要基于提高医院档案信息化管理水平的角度对各种理念进行更新。医院综合管理人员需要定期对人员进行精神与理念培训，使其能够与国外先进的管理理念相对接。在管理理念方面，数字化、全周期管理理念是根本，此外，管理人员还应该加强对PDCA循环管理法的了解，将管理目标分成不同的阶段，帮助医院档案管理实现跨越式发展。

3.2 健全档案管理制度

信息化技术在档案管理工作中的应用需要有完善的管理制度的支撑，因而需要管理人员对管理制度进行不断的深化与拓展。医院档案管理制度体现在多个方面，包含档案搜集、档案整理、档案服务等方面。针对档案搜集制度，管理人员需要对档案搜集内容、搜集形式等进行规范，确保能够全面的彰显医院档案价值。针对档案整理，管理人员则要关注对各种数字化整理技术的应用，并确定在何种情形下采取何种整理技术，帮助提高整理效率，同时也要关注对数据安全的重视。最后，针对档案服务，则要不断提升档案服务质量，从不同方面对档案服务细节进行补充，完善服务层级，提高用户满意度。上述措施的推行都能够有效的解决传统纸质档案与数字化档案共同运营的矛盾，促进医院档案管理模式的升级发展。

而基于数字时代的医院档案管理活动而言，在对管理制度进行完善时，还需要关注对档案数据资源分析机制进行创新构建。医院档案的最终价值在于为患者以及医务人员提供数据查询服务，患者与医生能否获得有价值的资源信息则主要在于档案管理人员对数据资源的趋势能够精准分析。基于此，医院档案管理人员就要有针对性的建立数据资源趋势分析机制，对大量结构化和异构化的数据进行分析和提取。在该分析机制的推行下，医院档案管理人员应充分的对大数据技术、分布式数据库技术以及相关的算法工具进行应用，以用户的使用需求为基准点，构建起完善的数据分析、处理、获取以及管理的逻辑系统。而在完善的机制作用下，医院档案管理工作将发挥出自身应有的价值。

3.3 采用先进管理技术

3.3.1 优化档案系统建设

第一，积极升级或更换标准化档案管理系统。对当前的医院档案管理工作人员而言，在构建信息化的管理系统时，应积极的对现有的档案管理系统进行升级，有必要的话应进行更换。在采购与开发与信息化系统相关的支持性构件时，应确保秉持通用标准。在通用标准下构建的信息化管理系统才能够实现与医院内外部应用系统间的有效衔接，为电子资料在系统间的传递提供支撑。基于此，各个医院应积极的对现有的医院档案管理系统进行标准化升级，对于不能经过升级而获得更新的完善的系统则要对其进行更换。在对系统进行升级或者更换时，应注重对系统的原有功能进行一定程度上的保留，并且要注重对系统资料的有效保存，且升级和更换完成后的系统应能够满足系统之间的小衔接要求。

第二，科学设计管理系统。医院档案管理系统的信息化建设程度会影响管理工作质量，管理人员应重视对医院档案管理信息化系统进行科学设计，在设计时，应关注以下要点：一是要做好整个系统框架的设计。在具体设计时，应合理划分系统层级，一般需要包括门户、应用和数据三个层级。门户层对应的是信息检索、查询以及记录工作，应用层对应的是档案借阅和使用工作，数据层对应的是对管理系统的数字化管理以及对管理数据库的科学构建；二要不断完善系统功能，加强数据资料管理以及检索管理等。作为档案管理人员，应积极的对管理内部网进行完善，在完善管理内部网的基础上，管理人员才能够对医院数据信息进行全面的搜集与汇总，才能够根据数据资料的更新与使用需求完善管理系统。在完善系统功能的要求下，医院档案管理人员应积极的对医院档案数据库进行构建，要朝着智慧档案的方向进行数据库构建，要积极的应用大数据技术和云计算技术等对异构化数据进行结构化处理。在构建完善的数据库的基础上，医院档案管理人员就能够对档案资料计较那些综合管理，满足不同科室与使用人员的需求。在完善系统功能时，还要关注对档案资料的服务功能进行完善，包括信息查询、信息利用等。要保证在高效共享的基础上对档案信息化管理系统进行改进，提高电子档案资源的共享度，才能拓宽档案资源的服务路径。基于传统的医院档案管理工作中存在的办公资源、情报资源以及档案资源相互分离的问题，档案管理人员应在完善系统功能时，注重实现对档案资源的统一管理，从整体上对信息资源进行整合与利用，才能推动医院档案管理工作的科学化发展；最后在设计信息化管理系统时，还需要关注对关联性数据标注系统的科学创建。数据标注系统是一种能够对有价值的信息进行精准标注的系统，因而能够更好的满足患者以及医务人员的使用需求。在该标注系统下，医院档案管理工作人员可以结合管理需求变化、档案信息资源使用的具体情况等，对各种数据信息进行关联性标注。由此，海量的医院档案数据资源就形成了一种有逻辑的数据系统。这就要求医院档案信息化管理系统的设计人员在进行设计时，对数据之间的逻辑关系进行精准把握，并按照一定的逻辑分类对数据进行关联性标注，以便于查询，提高利用效率。

第三，做好系统建设与维护管理。对医院档案管理而言，信息化管理系统的运营质量会直接关系到管理效果，因而，医院档案管理人员就要对信息化档案管理系统进行积极的建设与维护管理。首先针对数字化基础设施要定期进行检测，确保配备的数字化基础设施与医院档案管理需求相符。此外，针对信息化管理系统，管理人员应对数字化管理系统进行定期的全面检查，在引进数字化技术时，则要做到全面维护，确保医院档案信息化管理系统运作系统整体良好。

3.3.2 积极应用先进管理技术

在数字化时代，医院档案管理人员可以采用多种先进技术实施管理工作，当前档案管理工作中，较为先进的档案管理形式为电子档案管理形式与文书档案管理形式。文书档案作为一种能够集中长期存储和机密性高的档案，在档案管理工作中较受青睐。但是在具体的管理工作中，管理人员还是要针对档案数据资料的自身特性来选择合适的存储和管理形式，并积极采用访问控制技术、加密技术等进行备份管理。此外，针对医院档案信息化管理系统而言，管理人员应重视对信息化管理系统进行科学设计，在设计时要合理的应用先进技术。首先，设计人员可以建立MySQL数据库，同时需要借助HTML+PHP语言设计技术与PHP编程系统，对档案数据信息进行分析和分布式存储管理。

对医院档案进行管理，管理人员应注重对医院文本资源进行可视化处理，此时就需要对计算机可视化技术进行充分应用，在该技术下，能够实现对结构化档案数据的分析对比，并且可以在算法工具的支持下，实现对资源类型、时间以及内容等信息的精准统计，计算机网络能够对数据资源进行深度分析并得出可视化的数据模型分析报告。此外，在可视化技术支持下，医院档案管理人员还可以对相关资源的主题进行深入分析，在掌握关联性数据资源的基础上进行可视化图表转换。在可视化的数据资源的支持下，档案数据资料的使用人员就能够对信息资源进行有效检索，是一种更加直观的能够对有价值的数据资源进行挖掘的管理模式。

最后，针对医院档案管理工作而言，管理人员在采用先进的管理技术时，还要关注对智能管理工具的规范应用。智能管理工具是基于大数据技术产生的，在对其进行利用时，需要管理人员对其进行主动应用，在智能管理工具的帮助下，档案管理人员能够提高信息化管理系统的智能化水平，能够增强与用户之间的智能化连接。且在智能管理工具的支持下，系统会根据用户的输入法的使用变化对数据资源进行自动化筛选，从而能够更加及时和具有针对性的为医生提供相关信息，从而能够帮助医生做出更加科学的医疗决策。

3.4 全面加强安全管理

对医院档案进行管理，需要关注数字化时代的信息安全特性，要有针对性的对医院档案数据资源进行安全管理，在管理时应从管理内容、管理时机以及管理策略方面进行全面把握。

第一，管理内容。医院档案的安全管理工作具有较为复杂的管理内容，包含诸多安全风险因素，具体有设备因数、人为因素、管理因素等。且在医院档案管理的各个阶段都会出现危险因素，对医院档案的数据安全会产生较大的威胁。基于此，管理人员需要加强对各种可能出现的风险因素的排查，要对档案收集、整理以及利用等各个环节进行安全把控。

第二，管理时机。对医院档案进行管理，在安全管理视角下，管理人员还应该关注对医院档案进行全寿命周期管理，从医院档案的生成、调用和保存等各个环节实施管理。基于此，医院档案管理人员应积极的构建针对各阶段的档案安全管理体系，加强监控，并重视对档案数据资源完整性与真实性的定期检查。在管理过程中，应做好对各种管理信息的实时记录，并加强对信息前端的安全管理，确保能够对每一阶段的安全隐患进行全面排除。

第三，管理策略。对医院档案进行安全管理，管理人员应积极的建立更加完整的档案数据安全保护模式，在该模式中应明确保护指标，即技术支持、硬件保护、风险评估、专业技能、安全防范意识等。在进行管理时，则要关注对医院设备、环境、管理、主体等进行全面把控，要注重提高医院档案管理人员的安全管理意识，并通过应用先进的数据加密和访问控制技术等进行安全管理，同时要注重对管理系统的有效完善，确保不出现影响数据安全的风险因素。

3.5 提高人员综合能力

一名合格的医院档案现代化管理人员应同时掌握专业的医院档案管理知识与先进的数字化管理技能。基于此，医院档案管理部门应重视对档案管理人员进行专项培训。首先，医院档案管理部门应定期对档案管理人员进行档案管理知识培训，要充分结合医院的运行情况，在全面分析档案管理工作现状的基础上对人员的专业知识进行针对性丰富，确保其能够适应新时代的发展要求；其次，针对医院内部组织管理工作，需要强调的是要定期的召开针对档案管理工作的相关会议，注重部门间的沟通，提高医院档案管理人员的协调意识，提高档案管理人员的合作管理水平；最后要加强对档案管理人员的计算机技术的培训，掌握相关的数字化技术，包括大数据技术和云计算技术等，以切实提高管理工作效率。

4 结语

数字化时代的来临带来了全新的技术形式，对于医院档案管理工作而言提供了一种全新的管理视角，能够实现对管理模式的有效创新。作为医院档案管理人员，应在数字化发展背景下对当前管理工作中存在的问题进行分析，找出问题成因，结合管理目标制定管理策略，从管理理念、管理制度、管理技术、档案安全以及人员素质等进行针对性改进，以推动档案管理模式的纵深发展，体现数字化时代医院档案管理模式的鲜明优势。