智慧城市背景下城建档案管理创新*

郭平

（山西省城市建设档案馆 太原 030000）

我国对于智慧城市背景下城建档案管理，一直保持高度关注，但是不同城市的特点和现状，存在很大的差异性，我们在执行的过程中，不能按照冒进的方法来开展，必须确保智慧城市背景下城建档案管理的内涵，能够持续性的丰富，在每一项工作的实施过程中，都要给出足够的依据。另一方面，管理的前进，还要考虑到一些动态因素的影响，及时的对各类重要资料、信息做出有效的保留。

1 智慧城市背景下城建档案管理的意义

我国的城市发展、建设速度不断加快，在城建档案管理方面，不可能继续按照传统的思路、方法来完成，应坚持在自身的创新力度上大幅度的提升。智慧城市背景的落实，能够在很大程度上，确保管理工作的进行，按照全新的思路、方法来拓展，整体上取得的综合成绩更加显著。结合以往的工作经验和当下的工作标准，认为智慧城市背景下城建档案管理的意义，主要是表现在以下几个方面：第一，通过该方面的理念落实，能够在新的科技方法上良好的融入，并且在很多特殊问题的综合解决效果上，都可以大幅度的提升。例如，智能化的档案存储模式，能够在信息输入和综合应用过程中，给出更多的依据，从而在数据流失、数据查找困难、信息交互不足等问题的解决上，可以取得更好的发展成绩。第二，智慧城市背景下城建档案管理的长久开展，能够在自身的综合创新方面，取得较好的成绩。例如，不同城市的档案以及城建内容，存在差异性的表现，这主要是结合城市特色发展所决定的。我们在档案管理方面，按照自动化、模拟化的模式来应用，可以提前做出预估分析，这样在很多工作的协调安排上，能够得到更好的发展成绩，对于各类特殊情况的处置，都可以奠定坚实的基础。

2 智慧城市背景下城建档案管理的现存问题分析

2.1 软硬件更新较慢

“智慧城市”这一概念的提出对城建档案提出了更高的管理要求，在城市逐渐更加智能化的发展背景下，针对城建档案也应积极的进行信息化建设与管理。而要想实现对城建档案的信息化建设与管理，加强城建档案管理方面的软硬件建设是必要条件。城建档案本身是一种较为复杂的档案资料，且处于不断的更新状态中，而在当前大数据背景下，城建档案资料则变得相对易于整理。但是要想实现对大数据技术以及云计算技术等的有效应用，都需要城建档案管理具有较高的软硬件建设水平。而结合实际的城建档案建设现状可知，大部分城市在进行智慧城市背景下的城建档案管理工作时，都没有积极的对软硬件进行建设，导致软硬件设备更新较慢，无法满足城建档案的智能化建设与管理要求。且针对不同的软硬件，在对城建档案进行管理时，其具体作用路径不同，因而产生的结果形式也不同，由此则会提高城建档案数字化管理的难度，而落后的软硬件建设水平也会对城建档案管理水平的提升产生阻碍。

2.2 缺乏完善的城建档案信息化管理体系

在智慧城市背景下，对城建档案进行管理，必须要积极的推行信息化管理模式，但是在实际的城建档案管理过程中，大部分管理机构和管理人员都存在缺乏完善的信息化管理体系的问题，具体表现在以下方面：一是没有针对城建档案进行电子化档案建设，没有形成城建档案的专项数据库；二是在城建档案网站建设方面较为落后，缺乏专业的技术人才支撑，且在具体建设网站的过程中，没有根据使用人群的需求，对网站进行优化建设，导致整体网站建设水平较为落后；三是在对城建档案进行管理的过程中，管理人员缺乏对城建档案进行数字化管理的意识，没有充分的借助相关的现代信息技术对城建档案进行管理，仍然以档案实体管理为主，没有实现城建档案管理工作实质的转变；最后是针对城建档案管理缺乏较强的服务意识，城建档案管理的本质就在于提高城建档案的服务水平，而由于城建档案管理人员对这一点认识不足，且在管理过程中不注重拓宽城建档案信息服务路径，大部分城市的城建档案的信息服务开发工作还处于初级阶段，导致出现了城建档案信息资源建设的缺陷问题。而这一问题的存在将导致城建档案无法满足使用人群的需求，从而也无法彰显城建档案的真正价值。

2.3 城建档案管理体制不完善

对城建档案的管理工作现状进行分析可知，城建档案管理人员对城建档案管理缺乏足够重视，且缺乏对智慧城市发展背景下对城建档案建设需求的了解，再加上城建档案本身资料形成较为复杂，一旦缺乏相应的管理意识，则会导致在城建档案管理的第一个环节就出现问题，即档案收集与保管工作不到位，具体表现为档案资料不完整、档案整理不规范、档案保管较为分散等。且在具体的城建档案管理工作中，管理人员的管理理念无法有效更新，无法将智慧城市的发展要求融入档案管理工作中，且对城建档案管理缺乏有效投入，包括资金投入、技术投入和人才投入等，这些都将导致档案管理工作无法有序、高效开展。而在管理人员方面，由于当前大部分城市的城建档案管理人员都缺乏较高的综合素养，且没有形成有组织的管理团队，缺乏相应的管理制度，对档案收集、保存和利用等都没有细节规定，因而在管理工作中常出现无法处理突发问题的情况，进而导致城建档案管理成效低下。

3 智慧城市背景下城建档案管理的原则

从长远的角度来分析，我国在智慧城市背景下城建档案管理方面，不仅表现出高度的关注，更加需要在不同的措施、方法上进行综合性的调整，只有在多个层面上妥善的安排，并且坚持按照系列的原则来实施，才能取得更好的发展效果。首先，智慧城市背景下城建档案管理的落实，应坚持在自身的管理方案上不断的健全。例如，档案管理虽然看似非常的简单，但是涉及到的具体内容、信息是非常多的，我们需要在具体的管理层面上，采用正确的思路、步骤、方法来完成，保持各个阶段的工作，能够进行有效的衔接和协调，这样才能在最终的价值上较高的创造。其次，我国对于智慧城市背景下城建档案管理，虽然整体上是非常支持的，但是在具体的操作层面上，必须对细节上的内容开展积极的调整，如果完全是按照抄袭、套用的方式来开展，肯定无法得到预期效果。例如，管理体系和制度的设定，必须对国家的相关规范、要求进行良好的遵循，确保每一项制度都具备足够的说服力，而且要在智慧城市背景下城建档案管理的综合水平上更好的提升，杜绝各类负面情况的发生。

4 智慧城市背景下城建档案管理的策略

4.1 加强硬件建设

从客观的角度来分析，智慧城市背景下城建档案管理，必须从多个角度来不断的完善，尤其是在基础工作的实施过程中，更加需要做出良好的调整，如果继续执行传统的思路、方法，无法得到突出的成绩，还会造成非常恶劣的后果。因此，我们在硬件建设方面，必须结合智慧城市背景下城建档案管理的需求和发展趋势，进行良好的完善，这样操作的好处在于，可以对系列问题的处置，按照正确的方案来调整，基本上不会造成新的挑战和问题。第一，智慧城市背景下城建档案管理的硬件，在于对存储设备有效的拓展。例如，传统的存储设备应用，不仅在速度上非常缓慢，而且对于功能来讲，不符合新时代的要求，最终造成的潜在性损失较为严重，难以对全局发展做出卓越的贡献。为此，我们建议采用的方法，在于加强云存储设备的应用，能够对智慧城市背景下城建档案管理的众多信息、资料开展良好的存储，这样可以在各项功能的完善，以及综合业务的实施方面，取得更好的改善效果。第二，硬件建设工作的执行，一定要对多方面的内容，保持协调性的操作。例如，现阶段的很多硬件设备应用，具备较高的性能，但是不能忽视维护和检修。针对智慧城市背景下城建档案管理的要求考虑后，发现所有的硬件设备运用，都要开展定期检查、分析，发现任何不足或者是隐患后，都要及时的进行处置，这样不仅可以在各项问题的综合应对效果上大幅度的提升，更加可以确保硬件本身的使用寿命合理延长，针对智慧城市背景下城建档案管理的进步，做出更多的保障。

4.2 优化软件体系

新时代来临以后，国内的智慧城市背景下城建档案管理，已经在正确的轨道上不断执行，而且在很多问题、不足的综合弥补效果上，都可以大幅度的提升。但是，考虑到档案管理的信息化走向，我们还是需要在软件体系上不断的优化，这样开展工作的好处在于，能够促使各类特殊情况的应对，得到更好的发展成果。首先，我们在软件体系的设计、执行层面上，绝对不能贸然的开展，而是要结合同行业的成功案例、失败案例来完善，促使各项工作的执行层面上，按照正确的思路来调整，这样能够对纸质到软件的过渡，有更多的参考和指导。例如，在软件平台的构建过程中，需要深入分析软件采用的编程技术、操作手段、技术模式、维护体系、软件功能拓展等等，要深入结合智慧城市背景下城建档案管理的要求和规范来完成，而且对于软件的安全等级做出提升，与先进的科技企业进行合作，打造出个性化的软件体系，促使未来工作的进行，能够按照预期设想来积极的实现。其次，对于软件方面的操作，应对不同的工作岗位，给予差异性的权限。例如，智慧城市背景下城建档案管理，需要所有的岗位开展综合性的工作模式，尤其是在档案更新的过程中，不可能继续采用停机更新模式来完成，尽量的在互联网方面进行提前通知，而且按照分批次的更新模式来完成，在输入、删除、调整的过程中，保持软件模块的多元化，而且在各项问题的综合解决效果上，进行更好的巩固，为将来的档案管理发展，取得更好的成就。

4.3 全面推进城建档案工作数字化进程

4.3.1 构建城建档案数字库

在现代化的档案管理模式下，管理人员需要从档案管理工作信息化角度对城建档案进行信息化建设。从构建城建档案数据库出发，完成城建档案自身的数字化转换。城建档案的形式较为多样，包括文字、图片等，在对其进行信息化整理时，应采取数字扫描的方式将其转化为电子资源。但是在对城建档案进行数字化建设时，建设人员需要关注城建档案的保密等级，要区别对待。此外，针对城建档案文字密度以及图片大小等的不同，在进行整理时也要关注分来扫描。在完成城建档案的基础信息转化时，档案管理人员则要构建专业的城建档案数据库，为后续的城建档案的高效管理与利用提供支撑。

4.3.2 加强城建档案网站建设

建设城建档案网站是实现城建档案信息化保存、信息化管理以及信息化利用的基本前提。基于此，城建档案管理人员要重视对城建档案网站进行科学建设，可以在智慧城市背景下纳入城建档案网站体系，结合城建电子档案，完善网站功能。在建设城建档案网站时，工作人员也要关注加强与用户之间的联系，建立用户反馈机制，在有效的信息反馈机制下不断调整档案网站的维护方向。在城建档案网站中，尤其要关注用户使用网站的便利性，因而需要建立自主查询系统，以更加直接的帮助用户获取所需资源。最后，针对城建档案网站，在建立相关系统时，还要注重提供在线咨询服务，确保信息传递的准确性，提高网站与用户之间的交互性。

4.3.3 推行数字化城建档案管理模式

对城建档案进行管理要求管理人员秉持全新的管理理念，即了解智慧城市建设的内在要求，并基于此加强与城建档案管理工作之间的对接。在信息化技术不断发展的背景下，城建档案管理人员应积极推行数字化城建档案管理模式，在电脑等现代化设备的支持下，可以直接对城建档案进行高效管理，同时数字化城建档案管理模式，能够避免出现直接翻阅档案实体的操作，从而能够帮助保护城建实体档案，实现无纸化办公。

4.3.4 拓宽城建档案信息服务渠道

对城建档案进行管理，最终目的就在于提高城建档案的利用率，使其能够满足人们的使用需求。基于城建档案信息服务渠道较窄的现状，城建档案管理人员应积极的对城建档案信息的服务渠道进行科学拓宽。基于智慧城市与信息化技术，在进行城建档案信息服务渠道拓宽时，管理人员具体可以采用以下方式：首先可以借助各种APP软件，在移动设备终端上用户就可以对城建档案信息进行获取；其次，城建档案管理人员已经建成了专项的城建档案网站，因而可以将该网站作为城建档案信息服务的主要渠道之一。同时，在信服务的过程中，可以使用智能过滤技术，用户可以有针对性的获取所需信息；最后，针对用户的城建档案信息使用需求而言，城建档案管理人员还应积极的对相应的社交软件进行应用，包括微信和微博等，且在推送相关信息时，应使用专业的推送技术，确保推送的信息与用户检索信息相符，从而可以有效改善用户使用体验。

4.4 完善管理团队

从客观的角度来分析，智慧城市背景下城建档案管理的提出、应用，虽然非常符合国家的发展走向，而且也可以借助先进的科技来完善，但是我们仍然要考虑到具体人员所产生的影响，这是重点控制的对象，而且能够产生的影响力是非常高的。有些地方的工作开展，对此表现出忽视的现象，所以在最终的发展目标上，产生了很大的缺失和遗漏。首先，智慧城市背景下城建档案管理的团队建设，必须坚持在人员的招聘、培训、指导、管理方面，按照科学、合理的方式来不断的完善。例如，档案管理的各个工作岗位，需要结合政府的规范要求，以及不同机构的操作模块，包括档案的具体服务内容等，进行人员数量和专业能力的把控，确保大家在工作的过程中，能够采用专业性的措施方法来完善，这样可以在很多特殊情况的解决过程中，不断的取得更好的发展。其次，团队人员的充实以及变革过程中，还要考虑到智慧城市背景下城建档案管理的具体工作变化。例如，现阶段的互联网模式、信息化模式、大数据模式等，都被纳入到工作体系当中，相比传统的经验操作而言，这几项方法具备更高的说服力，而且整体上取得的发展效果更加显著。因此，我们在团队的不同能力、特长方面，都要开展积极的培育，要让大家在实践工作的落实过程中，可以按照正确的思路来完成，搭配、辅助效果也要不断的提升，这样才能对将来的工作进步，奠定坚实的基础。

4.5 优化管理制度

与既往情况有所不同，我国在智慧城市背景下城建档案管理方面，已经取得了非常不错的发展成绩，而且整体上的创新效果非常突出。考虑到今后的工作，还存在很多的挑战和影响因素，建议在智慧城市背景下城建档案管理的制度方面，进行不断的优化，这样可以在很多问题的综合解决效果上，得到更好的巩固。首先，智慧城市背景下城建档案管理的制度建设，必须保持足够的安全保密标准。例如，所有的从业人员，都要签署相关的保密责任书，确保在自身的具体工作过程中，能够严格按照行业规范和国家标准来完成，不允许出现任何的泄密问题，而且要坚持在自身的工作岗位上，保持奉公守法的态度和要求，这样才能促使智慧城市背景下城建档案管理，在基础保障效果上更好的提升，减少各类特殊问题的负面影响。其次，制度的执行层面上，对于不同的岗位要求，以及奖励措施、惩罚标准，包括相关的激励措施、晋升渠道等等，都要做出明确的规范。例如，智慧城市背景下城建档案管理的落实，必须按部就班的操作，不允许出现过分便捷的模式，不能在数据和信息上造成任何的遗漏问题，发现任何的隐患，都要及时的上报分析，结合国家标准和岗位的内部操作模式，尽量按照内部消化的模式来完善，这样可以推动智慧城市背景下城建档案管理，不断的向前发展，最终创造的价值也会更好的巩固。