大数据时代医院档案数据管理研究*

张海红

(山西医科大学第二医院 太原 030001)

大数据时代，医院在经营和发展的过程中所产生的数据信息数量增加，这意味着医院的档案管理工作的难度和工作量也会加大，这对医院的档案管理工作提出了巨大的挑战。因此随着我国大数据时代的来临，我国医院在进行档案数据管理工作时，必须要创新管理的方式和方法，使其更好地适应大数据时代特征。[1]

1 大数据时代医院档案管理的新特征

大数据时代的来临对医院档案管理工作产生了较大的冲击，使得医院档案管理工作开始融入更多全新的元素，并呈现出较新的特征，具体表现在以下方面：首先，档案管理开始朝着更加智能化的方向发展，具体表现为档案管理信息化系统的逐步建立与完善以及信息化建设水平的不断提高上。[2-5]在医院档案管理方面，档案管理人员对大数据呈现出较为积极的推广态度，并积极的针对医院档案管理过程中的档案信息录入、扫描等进行优化，电子档案管理系统逐步在医院普及，其子系统包括医院办公系统、病例系统等，提高了医院档案管理的标准化程度与信息共享程度；其次，大数据背景下的医院档案管理工作的另一个显著特征为档案服务水平的不断提升。在构建标准化的信息录入和查询路径的前提下，医院档案管理工作人员能够搭建起自动化程度更高的档案服务系统，由此可以帮助医生实现自动化办公。当前，各个医院都开始实行就诊卡制度，该就诊卡作为一种数字芯片，能够与医院档案系统相连接；此外，还能够实现挂号、缴费、就诊以及取药的一体化。

2 大数据背景下医院档案管理工作面临的困境

2.1 难以高效的处理数量庞大的档案信息

大数据时代的来临，对医院档案管理工作产生了较为深刻的影响，其中最为直接的影响是档案信息总量持续增加，且种类逐渐丰富。在大数据时代发展要求下，医院中相关仪器设备包括CT、CR、MRI等形成的影像资料都需要转化为信息资料的形式加以存储。结合医院的实际运营状况可知，部分医院每年形成的影响资料能达到20TB。因而在存储影像资料时，会面临占用较大存储空间的问题。此外，在数字化的发展趋势下，医院中的各项信息都开始转向电子化存储，在保存时，医院档案管理人员需要结合卫生导向进行信息分类，针对住院病历和就诊病历医院需要将其分别保存不低于30年和15年，病历资料一般一年可以达到100TB。而由于大部分医院在信息化档案建设方面还不够完善，因而面对数量庞大的档案信息，在缺乏完善的档案资料管理流程的背景下，管理人员将难以高效的对其进行处理。此外，大数据时代下的档案信息资料还具备较高的流动性，而对于当前的大部分医院而言，还存在对档案数据资源难以高效协调与整合的问题，因而无法在科学分类保存的基础上实现对档案信息资源的有效共享，从而会导致医院档案无法充分发挥自身价值。[6-9]

2.2 档案信息化管理制度不健全

在档案管理工作中，健全的档案管理制度是医院档案管理工作有序开展的重要保障，但是目前我国很多医院在进行档案管理工作的过程中，却没有制定完善的针对数据化时代的档案管理制度，很多医院只是照搬国家档案管理的相关制度和要求的内容，将其作为医院档案管理工作的规范，却没有认识到医院经营发展过程中对于档案管理工作的具体化要求，使得医院的档案管理制度与实际的档案管理工作严重脱节。尤其在当前大数据时代下，医院档案管理制度更应该做到及时更新，才能保证医院档案管理工作能够与时代发展要求相适应。

2.3 档案管理信息化建设程度不够

基于当前医院档案的信息化建设与管理现状可知，大部分医院虽然已经开始积极的构建信息化管理系统，但是在实际的管理工作中， 由于缺乏充足的信息化建设与管理实践，导致医院档案管理信息化建设水平整体较低，包括医院档案信息的自动化存储路径较窄、信息自动化获取效率低下以及档案智能化服务水准较低等。医院档案管理的信息化建设工作由于缺乏高效的一体化体制与推行标准，由此导致医院档案管理信息化建设出现较多的阻碍。而在缺乏相应的信息化硬件与软件系统的支持下，档案管理和办公自动化系统就难以实现有效融合。在当前的医院办公系统中，自动化办公系统已经得到了较为全面的普及，自动化办公系统较为完善，主要包括办公机构、办公人员、办公设备、网络设施以及办公信息等要素，在该自动化办公系统中， 相关人员可以获得第一手资料。对于作为医院原始资料的医院档案信息而言，管理人员应意识到将其与医院自动化办公系统无缝结合的重要价值。但是就实际的大部分医院档案的管理工作而言，在进行管理时，仍缺乏有效的与OA系统结合的措施，导致无法在OA系统中自动化以及高效的获取档案资料。且在自动办公化系统中， 没有针对医院档案信息化管理设置专门系统，也是导致档案管理系统与自动化办公系统功能想分离的主要原因。

2.4 档案内容利用有限

对档案内容进行利用是进行档案管理工作的最终目的，而在大数据时代下，档案管理人员应意识到档案资料的特征，即内容量增加、易得性强、共享性强。但是结合当前大部分医院的档案管理工作现状可知，在档案内容利用方面，医院还是存在对用户需求不够了解且无法做到对档案资源高效共享的情况。现阶段的医院档案构成中，电子档案占比较多，而针对电子档案的服务对象、服务方式和服务时间等却存在不够精准和精细化的问题。而导致上述问题出现的原因则在于医院档案管理人员对大数据时代的档案管理技术掌握不够，且缺乏大数据时代的医院档案服务意识，无法将电子档案与患者的医疗卡有效对接。此外，大部分医院当前的档案内容体系虽然都较为完善，而在具体利用的过程中，却存在较为严重的档案资源闲置问题，对于医院档案管理人力、财力、物力等的投入而言，是一种极大的浪费。

2.5 档案信息存在较大安全风险

医院档案本身涵盖患者的较多的个人隐私资料，且涉及到较为专业的医院调研结果与医院科研项目成果，因而在对其进行管理时，必须要重视加强档案信息的安全管理。而在大数据时代下，信息本身的共享程度不断提高，虽然提高了档案信息的利用效率，但是由于数据信息的存储和利用环境的复杂性不断提高，就会涉及到在存储与利用档案信息时的安全问题。在大部分医院的实际档案管理工作中，都存在对安全存储技术应用不到位的现象。此外，在医院档案信息安全存储方面，还存在的一个主要问题在于医院存储介质和利用路径的安全防护不到位，从而导致医院档案资料很容易遭受到外部入侵，从而引发较为严重的信息安全问题。

3 大数据时代医院档案管理的有效措施

3.1 加深研究，促进应用

基于大数据时代医院档案管理工作而言，管理人员应科学看待新形势下的档案管理工作，并加深对大数据时代下医院档案管理工作相关理论及其应用的研究。其中最为关键的在于要深化对“网络用档”这一管理理论的研究。网络用档这一概念需要延伸至医院档案管理工作的各个阶段，该理念与大数据时代下的医院档案管理工作有较为深入的联系。在研究该理论时，医院档案管理人员应形成专业的理论研究团队，对如何展开档案信息搜集、归档等工作进行新理论研究，确保用户能够获得最为完备、系统以及较新的电子文档信息资源。在对“网络用档”这一理论进行研究时，应从以下方向进行把控，即图像归档技术、全息互联网终端构建技术、网上档案信息研发与监管技术等，通过对上述技术理论的研究，能够帮助在实际的医院档案管理工作中对其进行更好的应用，从而可以奠定稳固的大数据时代下医院档案管理的理论根基。[10-14]

3.2 深度挖掘，整合资源

医院电子档案是一种高度集成化的档案信息资源，在不断优化电子档案内容与体系的要求下，医院档案管理人员需要基于大数据时代的数据挖掘技术与云计算技术等对医院档案数据进行深度挖掘，并在此基础上实现对数据资源的高效整合。在具体对医院档案数据资源进行挖掘时，档案工作人员需要积极打破信息孤岛，要能够搭建起多部门协作的数据资源挖掘机构。[15]其次，在对数据进行深度挖掘时，档案工作人员还需要对数据进行多维度的挖掘，并对数据进行多层次分析。在上述工作的基础上，则可以实现对数据资源的综合高效应用。

3.3 健全制度，加强规范

在大数据时代的背景下，医院在开展档案管理工作时，必须要建立健全的档案管理制度，要根据国家对于医院档案管理工作的相关法律法规要求，结合医院档案管理工作的具体化要求，制定具有针对性和可行性的医院档案管理制度，保证管理制度能够为档案管理工作提供必要的指导，保证档案管理工作的有序开展。

在健全档案管理制度的基础上，医院档案信息化管理人员应注重对相关的管理机制进行不断完善与创新，从规范化与标准化角度出发，确保医院档案信息化管理工作有迹可循。在健全医院档案管理机制时，管理人员需要了解医院档案信息化管理的关键要素，即信息化设备、管理流程和管理人员等。针对信息化设备，管理人员应重视构建电子化设备应用与维护机制，确保管理人员能够进行规范操作；针对管理流程，管理人员则要重视对当前管理运转流程中存在的问题进行汇总与解决，并实现对管理运转流程的不断优化；[16]而针对管理人员，在完善管理机制时，则要关注对管理人员职责进行明确，并通过建立监督考核机制，从加强内部与外部监督出发，形成医院档案信息化管理工作的高效运转格局。

3.4 技术先行，加快进程

第一，利用先进技术搭建数据库与管理平台

大数据时代的来临对于医院档案管理工作而言具有显著的推动性，在大数据时代出现了较多的先进技术与设备，医院档案管理人员由此可以进行更加智能化的档案管理工作。对于大数据时代出现的海量信息而言，医院档案管理人员必须要积极的构建医院电子档案信息库，将纸质档案转化为电子档案，并进行科学的标签分类，促进医院档案信息获取效率的提升。基于数据库建设这一基本前提，医院档案管理人员应同时加强对管理信息化网络平台的建设，同时要注重优化平台功能，提高管理效率。

第二，进行集约化的软件开发

对于当前的医院档案管理工作而言，管理人员应注重不断提升档案管理工作的自动化与智能化程度。而在提高其管理自动化程度的要求下，管理工作人员则要注重加强软件的集约化开发，确保医院档案管理工作具备完善的软件环境。当前医院的规模在不断扩大，相应的先进技术也不断出现，由此医院各个科室必须重视对办公系统的自动化改进，并注重将其与医院档案管理软件系统相结合，形成有机的医院档案信息化管理系统。在实际的医院档案管理工作中，各个医院也开始积极的进行信息化管理实践，大部分三甲医院都开始尝试利用CRM来对医院患者的档案进行管理，且推行了最新的OA系统版本。基于提高档案管理成效的要求，医院档案管理人员应重视将OA系统与文档处理和文档归档等管理系统联系在一起，提高文档管理各个环节的自动化水平。[17]且在该管理系统中，管理人员可以进行访问权限设置，确保文档信息安全。医院要想进一步提高档案管理水平，管理人员应积极的对档案管理相关的资料进行整合加工，并以资源共享为目的，对搜索平台进行构建。当前，医院主要应用的信息系统包括HIS系统和医学影像信息PACS系统等。且各个医院都开始积极的建设更加便于患者查询信息的档案服务平台，同时将其与医院自动化办公系统相结合，连接二者端口，增强上述平台的互动性，促进医院档案管理信息化系统的不断完善。

第三，创新编研工作技术

在大数据时代，医院档案管理工作面临着诸多挑战，基于新时代下对医院档案资料的利用要求，在对档案资料进行编研时，需要档案管理人员积极创新编研技术。在具体开展编研技术时，编研人员应对用户的需求进行深入分析，并针对用户的需求进行档案编研。此外，在进行档案资料编研时，还需要关注国家正常走向、医学研究热点以及学科发展方向等，确保多载体、全方位以及深层次的进行档案资源开发。由此，则要求档案编研人员借助现有的技术手段，包括数字扫描技术、云计算技术等对档案资料内容进行创新编研。

第四，积极应用多媒体技术

在大数据时代下，多媒体技术也是主要的技术形式，医院档案管理人员也要注重对多媒体技术进行有效应用。在应用多媒体技术时，可以从以下三个方面入手：一是在介绍档案室的基本情况时，可以借助多媒体技术和相关设备对档案室的馆藏情况、人员信息等进行声、文、图等方式下的生动介绍；其二，医院档案管理人员还可以借助光盘对档案各类信息进行转存；其三，在多媒体技术的支持下，医院档案管理工作人员还能够更加快速的对档案数据进行读取，能够实现档案办公的自动化，且还能够将图书情报资料与档案信息资料进行联网，从而可以为用户提供更加便捷的信息查询和获取路径。

4 积极应用“区块链”进行档案管理

4.1 医联体化解“信息孤岛”

当前我国医疗体系正在不断完善的发展进程中，基于大数据等先进的信息技术，医疗行业内部也开始逐渐提高连接度，尤其在区块链技术下，医疗行业内部更是加强互通，逐步形成了“医联体”。“医联体”的出现主要在于信息互联互通，在“医联体”机制下，医院档案信息能够跨机构与跨平台获取，因而从信息孤岛这一问题来看，“医联体”的存在能够有效提高信息的共享程度。但是在应用区块链技术进行“医联体”建设时，技术人员应联合医院管理人员对医院的档案管理工作进行研究，确保医疗信息能够在安全的环境下进行流转与聚合。各个医院应在实际的档案管理工作中对区块链技术进行合理应用，应将其应用在医联体底层技术架构体系中，积极构建起与医疗卫生网络相连的网络。在“医联体”安全防护方面，相关人员应对上下级医院和政府管理部门等的访问权限进行设置。区块链技术作为一种全新的数据存储平台具有强大的功能，能够更加快速的进行感应，并且能够在没有采购平台与方式器的支持下就快速的完成对基层医疗结构各个节点的连接。依据当前实际的医疗就诊情况而言，在进行分级诊疗的就医体检时，由于区块链信息体的存在，医师可以及时、全面的获取患者信息与诊断指导，可以结合信息库对患者的病情进行快速筛查，并确定是否需要转诊。 一旦确定转诊，也可以及时的与上一级医院实现互通，从而能够解决患者在就诊时的信息孤岛问题，避免过多的进行检查，从而可以获得医联体内各级医师的“管家式”全程医疗服务。[18]

4.2 创设电子健康档案

对医院档案进行信息化管理，其中一个最主要的体现就在于对医院纸质档案进行数据化转换，并创设专门的电子健康档案。在区块链技术下对医院创建电子健康档案，需要医院档案管理人员把握电子档案的关键要素，即居民个人健康信息，具体包括居民健康体检记录、就诊记录以及康复记录等。在当前的医疗体制中，已经开始推广社区医疗服务系统(CHSS)、体检信息系统(PEIS)以及医院信息化系统(HIS)，上述智能化数据信息系统的应用，能够对患者信息进行有效汇总。而在区块链技术下，医院档案管理人员会对电子健康档案进行模式拓展，打通全国范围内的电子档案体系，形成电子档案共享平台。[19-21]基于各个医院档案信息管理的不同特点，在进行区块链方面的建设时，管理人员应基于医院档案管理的实际需求，基于区块链的公开接口程序对医院的电子健康档案应用系统进行开发，由此可以对医院产生的电子健康数据进行及时上传，并作为区块链信息中的关键部分而存在。

4.3 全面监管，确保安全

对医院档案进行信息化管理，管理人员应高度重视档案信息安全。在大数据时代，针对医院档案的信息安全管理提供了更多的可行方案，其中加密技术和区块链技术都能够成为保障医院档案信息安全的关键技术。在加密技术下，医院档案管理人员可以对医院档案信息进行数据加密处理，可以将档案信息转化成密钥形式，也可以进行安全访问控制。在区块链技术下，医院档案管理工作人员则可以从医院档案数据信息的去中心化出发探讨医院档案信息的安全管理。区块链技术在医院档案管理领域的应用，实现了各个医院档案信息的互联互通，而每一个医院针对自己的档案信息都有备份，因而即使医院区块链中的某一份档案信息受到安全侵袭，相应的医院部门也能提供备份档案，从而避免出现资源流失现象。[22-23]而在区块链技术下，在访问每一份档案时，不仅要在区块链中心进行安全访问验证，还需要从备份管理中心进行安全访问验证，因而可以实现多重验证，从而可以有效避免出现信息泄露。深入分析区块链技术对医院档案信息安全性的效用可知，其主要包括高冗余、不可篡改和多私钥规则访问权限三个方面。区块链能够提供分布式账本， 医院档案信息的使用者的任何交易行为都会加盖时间戳，是一种基于参与者共识机制的数据库系统。在进行区块链中的医院档案信息访问时，访问人员需要进行数字签名，同时会在全部节点进行审核对账。而在具体的安全访问权限方面，区块链技术则能够提供更加有效的数据加密技术，即多私钥规则。且区块链技术还能够对医疗机构业务流程中产生的数据进行全过程审计跟踪，从而能够避免数据被篡改。在上述安全防护技术下，现阶段医院档案管理信息的获取已经变得高度自由与安全。[24-30]

5 结语

当前我国医院的档案管理工作存在着很多问题，无论是档案制度、档案管理人员还是档案价值的开发都有待提高，这使得医院的档案管理工作效率和作用十分低下，医院的档案管理无法发挥出应有的作用。在大数据时代下，医院的档案管理工作会面临更加复杂的环境和更加巨大的挑战，在这种情况下，要求我国医院在开展档案管理工作时，必须要正确认识大数据时代的档案信息特征，加强对档案工作的重视，增加档案管理工作过程中的先进技术的应用，利用信息化技术和计算机技术促进档案的现代化管理，充分提高档案管理工作的水平。