大数据环境下图书馆档案数据管理的特征与路径研究*

蒋亚吟

（靖江市人民医院 靖江 214500）

大数据时代的到来对图书馆档案管理工作的最为显著的影响之一是由纸质档案转变为电子档案管理。对于图书馆档案管理的未来发展而言，借助现代信息技术手段积极的进行互联网平台建设已经成为决定图书馆档案管理水平的重要指标。在大数据环境下，衍生了一系列的管理软件与数据处理软件，可以实现对海量数据的集中与高效处理，能够彰显出数字资源、规模性、多样性与高速性这些现代化特征。[1]在上述特征的支撑下，通过应用大数据技术进行图书馆档案数据管理能够产生较大的经济和社会价值。基于此，图书馆档案管理人员必须把握好大数据这一特殊的自然资源，并对其进行充分利用，以切实优化图书馆档案数据管理模式。

1 大数据环境下图书馆档案数据管理的特征

1.1 图书馆档案的基本构成

图书馆档案的内容较为丰富，其基本构成较为繁杂，从学术档案、人事档案、行政档案、用户档案、技术档案等都有大量的档案资料内容。对于学术档案，其主要包括知识性阅读档案与学术研究型档案，且档案内容种类丰富是，涉及到不同的领域。对于人事档案，则主要为图书馆人事管理的具体档案内容。对于行政管理档案，则是指图书馆行政管理过程中形成的档案资料。技术档案则为档案数据管理技术等方面的内容。且上述档案内容都处于不断更新与变化之中，因而图书馆档案内容就会表现出体系庞大与内容繁杂的特征。且基于当前数字化的档案数据管理模式，图书馆档案数据管理活动需要以用户的使用需求为依托，因而又形成了专项用户档案。在数字化管理体系下，对于用户档案可以进行更进一步的分类。一般包括用户信息档案、读者服务档案与用户各类统计档案三大类。在上述一级目录下，还可以进行档案内容的细分。[2-4]由此可知，图书馆档案的基本构成内容较多，在具体管理时，应做好档案内容分类，编制科学的档案内容体系，以便于后期的管理与档案利用工作。

1.2 图书馆档案管理的流程

1.2.1 档案收集

档案收集对于图书馆档案数据管理工作而言是一项基础性工作，也可以将其看做是档案数据管理工作的首要流程。作为图书馆档案管理人员，尤其在当前大数据时代下，在对档案信息进行收集时，应在遵循当前档案数据管理相关法律、法规以及规章制度的基础上，明确档案资料的收集范围，并进行标准化收集。而在完成档案的初步收集工作之后，图书馆档案管理人员应对档案价值进行鉴定，做到对收集内容价值的科学评定，并在此基础上，进行内容的取舍。图书馆档案价值具体可以表现为档案的凭证价值、档案的情报价值、档案的知识传播价值等。在明确档案价值的基础上，图书馆档案管理人员则要对档案进行进一步的整理。在进行整理时，要注重对档案资料进行细化分类，在信息技术的支持下，当前的图书馆档案管理人员则可以对档案信息进行高效率的分类存储，即分布式存储。

1.2.2 档案存储

档案存储是图书馆档案数据管理工作中的重要环节，档案存储涉及到档案信息是否能保存完整以及档案信息安全等问题，且在科学的存储体系下，用户将能够更加便利的获取所需信息。在大数据时代下，档案保存工作变得更加先进，即将纸质档案转变为电子档案，实现数据化存储管理。

1.2.3 档案编研

档案编研阶段是基于满足后期档案检索与利用要求而进行的档案数据管理工作。该工作需要在档案收集与档案初步存储工作完成之后进行，即需要按照用户的使用需求对档案信息进行进一步编研处理。在编研工作进行之前，图书馆档案管理人员应做好档案的统计工作，编制统计清单，确保档案内容完整。而在进行编研时，工作人员则要通过采用合理的编研流程，包括科学的档案汇编与深入的档案研究、详细的档案报告等，以形成有序的档案体系和丰富的档案内容。

1.2.4 档案利用

档案利用可以看作是图书馆档案数据管理工作的最后一个流程，管理人员针对档案利用应注重对档案利用途径进行拓宽。此外，图书馆档案数据管理人员也要注重对档案资料进行利用方面的专项编研，同时也要注重对档案利用平台进行优化建设，充分了解用户需求，确保提供用户满意以及对社会发展有益的档案资料信息。

1.3 大数据环境下图书馆档案数据管理的特点

大数据时代的到来，对于图书馆档案数据管理工作而言具有较强的冲击力，显著改变了当前图书馆档案数据管理工作格局，形成了新时期图书馆档案数据管理工作的新特征，具体表现在以下方面：一是档案的多元化与高效率收集途径不断拓宽。档案的搜集与整理工作是图书馆档案数据管理工作的基础。[5]在大数据技术与现代信息扫描等技术的支持下，图书馆档案信息的获取途径与电子档案转化途径变得更加易得；二是档案的虚拟化存储。做好档案资料的存储工作也是档案信息管理与高校利用的基本前提。在大数据时代下，档案信息的存储可以实现虚拟化存储，即将纸质档案转化为电子档案，由此可以避免出现图书馆实体档案存储空间不足的现象，也可以对海量的信息进行分布式存储，进而实现对档案信息资源的合理调配。且在电子化的虚拟存储模式下，也可以实现对档案的长期可靠保存；三是当案检索与利用的效率显著提升。在数据化的管理模式下，图书馆档案数据管理人员会建设专项数据库与图书馆档案数据管理信息化平台，在上述措施下，档案使用人员与管理人员都可以更加便利的对档案信息进行查询，由此可以简化检索流程，节约检索时间。且在数据化的管理平台下，用户还可以对档案信息进行多渠道利用，因而可以显著提升档案资料的利用质量；最后针对档案数据管理工作而言， 在大数据时代下进行档案数据管理，还具备的一个显著特征即为档案数据管理的专业化。在大数据技术和云计算等专业技术的支持下，档案数据管理人员将实现对档案资源的全流程优化管理，能够在掌握相关技术的基础上，提高自身的业务管理水平。

2 图书馆档案数据管理工作现状分析

2.1 档案数据管理现状

首先，管理模式单一。图书馆在对档案进行管理时，高校作为图书馆档案数据管理的主要载体，其在进行管理时，较为侧重对档案考察利用的历史价值的分析，研究和管理的主要对象为下发文件以及组织的相关活动等。在对档案进行采集时，也注重对档案的考查，体现出了一种点对点的关系。而在档案管理过程中，这种管理路径会导致管理模式固化，并主要集中在“考查”节点上。对于图书馆档案管理工作而言，大部分档案机构都缺乏专门的管理人员配置，基本为办公室兼职管理，因而在管理时会缺乏科学的管理理念，导致重保存与考查管理。而在当前的数字化技术的不断深入应用下，图书馆档案数据管理也要注重自身的数字化建设，要在对历史档案进行回溯的基础上构建电子档案数据库，并对电子档案进行全面的保密管理，针对数据库管理的考查而言，则要建立分级考查机制。此外，图书馆档案数据管理人员还要关注对档案价值的推广，并将其看做是管理工作的重要内容。而在具体的管理过程中，却体现出由于沿用传统的纸质档案而导致档案归档不到位，进而影响档案价值发挥的现象。考虑到大数据时代的特征，图书馆档案数据管理人员需要意识到当代档案价值的动态性，要关注外界环境的变化。而在图书馆档案的实际管理过程中，管理人员也存在不能根据外界环境的变化而对档案内容进行补充的现象，从而会导致档案出现贬值。

其次，缺乏制度化管理方式。针对当前我国大部分图书馆档案数据管理的制度建设现状可知，在执行图书馆档案数据管理过程中还缺乏完善的管理制度的支持，导致难以实现对图书馆档案的科学化管理。由于存在图书馆档案数据管理的制度缺陷，则会进一步导致出现档案数据管理工作散漫、管理职责不明确以及档案利用率和服务水平低的现象。

最后，档案数据管理者素质有待提高。在图书馆档案管理过程中，管理人员始终扮演着重要角色。基于图书馆档案管理工作难度大、管理范围宽的现状，作为图书馆档案管理人员则要注重提升自身综合素质，要基于信息时代的发展特性，提供更加高质量的管理服务。而对当前我国图书馆档案管理的整体人员队伍的素质水平进行分析可知，存在专业知识技能缺乏、计算机操作技能不过关以及个人职业素质低下等问题，上述人员素质问题的出现将导致用户档案搜索、使用等环节出现阻碍，从而会影响图书馆档案的整体服务水平。

2.2 档案利用现状

首先，重采集轻利用。图书馆档案管理人员在对档案进行管理时，对于档案利用缺乏理性认知，将工作重心过多的放在档案信息采集上，而忽视对档案的充分利用。由于缺乏对图书馆档案信息的有效利用，将导致无法为实际的人事调动以及具体的信息查询提供及时帮助。此外，在对图书馆档案进行利用时，还需要考虑到档案利用难度，这也是导致图书馆档案利用率较低的主要原因。在大数据背景下，各个图书馆都开始进行电子档案的建设，但是在应用电子档案时却常出现运用范围受限的问题。主要原因在于部分高校在进行电子档案建设时管理和利用手段缺乏创新，且对图书馆档案数据库的安全缺乏监管，从而导致出现原始档案的信息丢失现象。

其次，档案构成比例不科学。在图书馆档案中，存在较多种类的档案，以高校为例，其档案构成主要为会议性记录的文书档案，此外，还包括业务档案、技术性档案等，学生感兴趣的档案内容占比较低。且在档案库存中，还存在有价值的档案被忽视的现象，具体表现为档案保存与归档不到位，图书馆档案构成比例不科学是当前图书馆档案利用过程中较为显著的问题之一。

最后，档案二次存档应用不到位。在对图书馆档案进行利用时，会在相关的实践活动中应用部分档案，对于这部分活动，档案管理人员应做到及时跟进，以实现对档案的二次存档利用。二次存档的主要目的在于实现对档案信息的有效整合，二次存档的主要工作包括周期性的补充相关事件与数据信息等。[6]对当前图书馆档案的管理行为进行分析可知，大部分图书馆档案管理人员在提供档案利用服务方面都较为被动，仅在人们需要进行查询时提供服务，且对所提供的服务缺乏后续跟进，从而会导致图书馆档案相关的实践活动总结不到位。基于当前大数据技术不断深入应用的发展背景，图书馆档案管理人员开始积极构建数据库，但是针对档案数据管理的二次存档还缺乏专业的技术对接，因而会导致二次存档工作效率低下，且无法满足使用人群的深入需求。

2.3 信息共享现状

图书馆档案资源在当前的发展环境下，可以看做是一种重要的信息资源，因而具有一定的共享性。尤其在大数据环境下，信息共享变得更加便利。而在实际的图书馆档案数据管理过程中，却存在档案资源信息共享不到位的现象，究其原因主要在于缺乏针对图书馆档案管理的规范化的信息共享机制。对当前图书馆档案资源的共享现状进行分析可知，馆际之间的资源共享形式主要为文献传递、馆际互借等，上述信息共享方式缺乏时效性，且共享程度受限。且针对图书馆档案资源，在管理时缺乏科学的档案分级管理制度。档案资源可以被分为不同的级别，不同的级别也对应着不同的保密等级，具体包括结论性部分级别、原是调研部分级别、利用档案记录部分级别等。在制定数据库权限时，会针对不同的级别设定不同的保密和使用权限，而由于信息共享分级制度不合理，则会导致在共享过程中由于原是调研部分或结论部分机密性过高而导致共享受限的情形。此外，对于图书馆档案资源而言，最关键的信息之一还包括图书馆发展与建设相关的前沿文献，而由于馆际信息共享不到位，则会影响图书馆的整体发展水平。

2.4 技术支持现状

大数据时代的到来衍生了一系列新技术，在图书馆档案管理过程中，管理人员需要借助相应的技术来满足档案管理与利用需求。而结合实际的图书馆档案数据管理情况可知，对部分大数据相关技术，管理人员存在掌握不到的情况，同时缺乏对计算机设备等的维护意识，在使用过程中，对管理软件不熟悉以及不能结合自身实际情况进行数字化档案平台和软件改进等，都是当前图书馆档案数据管理体现出的具体问题。

3 大数据环境下图书馆档案数据管理的四维路径

3.1 档案利用层面——数据库建设与档案创新利用两手抓

首先，完善档案数据库建设。数据库可以看做是大数据时代下图书馆档案数据管理的基础构成，在搭建图书馆档案管理数据库时，档案管理人员应重视该数据库的准确性、稳定性以及完整性。图书馆档案管理人员要认识到数据仓库模式的重要价值，在完善数据库时，要定时记录，不能随意修改。在对数据库进行具体应用时，则要考虑到不同类别档案的利用需求，以党政及人事档案为例，在对其进行利用时需要考虑到较高的保密需求，而对于业务技术类档案而言，其本身则具备推广延伸的应用特征。[7]在构建图书馆档案数据库时，管理人员应侧重于使用数据仓库分布式管理技术，要对不同的档案进行分布式存储与管理，使其分布在各自数据库仓库服务器上，基于此，还可以实现分等级的对服务器之间的通讯进行约束。

其次，创新使用电子档案。大数据时代的到来对图书馆档案数据管理最直接和关键的影响在于衍生出了电子档案，与传统的纸质档案相比，电子档案更加便于存储和利用，且能够帮助实现更加快捷的信息化管理。电子档案在网络平台中具有易得性，因而便于用户查询和利用。而基于提高档案利用效率的要求，图书馆档案管理人员应注重创新电子档案的利用方式，要积极的引入互联网技术，提供客户端系统，搭建用户与客户端对接之间的有效桥梁。

最后，注重提供个性化档案利用服务。在为用户提供图书馆档案利用服务时，档案管理人员应关注用户的需求，此时就涉及到不同用户的需求，即档案利用的个性化需求。基于此，图书馆档案管理人员应关注以下两个方面：第一是加强对个性化用户档案的数字化管理，使档案利用服务的精准度不断提升。图书馆档案管理人员应具备以用户为中心的理念，在管理时要以用户的需求为出发点。在提供个性化的图书馆档案利用服务之前，管理人员应注重对用户的需求与使用偏好进行搜集和分析，在这一过程中可以使用数据挖掘技术、知识发现技术以及聚类分析技术等，借此全面的获取和分析用户的相关借阅信息、内容偏好与使用偏好。在搜集用户需求的基础上，可以对图书馆档案进行针对性分类管理，并且逐步建立起满足用户个性化需求的规范化的用户档案管理数字化系统，从而能够在网络优势下实现档案服务与用户需求的高度契合。第二是注重与用户加强互动，确保提供的个性化服务能够得到及时响应，从而进一步改进个性化服务内容。在此基础上则能够对用户的个性化档案进行丰富，从而能够推动图书馆实现档案升级服务。服务升级具体是指对特定的用户提供专项和专业的工具书借阅服务以及相关的咨询服务等。用户则可以及时的获取相关研究的最新动态与进展，也可以了解到相关的科研成果与科研文献等重要资料。此外，图书馆升级服务还包括针对重点项目客户的部分服务，即借助各种手段为其提供各种前沿信息和文献资料。最后，图书馆档案管理人员还要注重对用户的需求进行跟踪，以此来及时的上架各种档案资源，以充分满足用户使用需求。

3.2 平台建设层面——结合管理需求优化平台细节

首先，互联网共享平台建设。在搭建互联网共享平台时，工作人员应认识到部分图书馆档案资源的保密需求，因而需要在搭建该平台时，接入两条数据线，并分别接入互联网与内网。与互联网相接的数据线指向的是可以公开使用的信息内容，接入内网的数据线则指向保密内容，管理人员需要设置好保密等级，用户通过使用权限认证后，才能对相关信息进行查询。在搭建内网平台时，技术人员应进行安全加密处理，具体可使用安全权限认证技术以及数据加密技术等，确保用户通过身份认证后才能查询与使用信息，避免出现信息安全问题。

其次，导航整合与检索系统优化建设。图书馆馆藏结构会出现变化，尤其在当前大数据发展背景下，图书馆馆藏结构的变化更加明显，主要特征即数字资源比重显著增加，传统的纸质档案也开始逐步电子档案化。在这一发展趋势下，图书馆档案资源需要进行充分整合，而在整合时则需要考虑到用户在同一平台上检索不同信息的便利性，因而图书馆管理人员需要在构建图书馆档案资源的查询与利用平台时，应高度关注对平台的导航整合与检索系统的优化建设。具体应对传统的平台数据级整合与应用接口级的资源导航整合方式进行改进，且要始终秉持提高服务水平的理念，要创新平台导航理念，打造出更高水平的一站式检索服务系统，确保检索信息全面易得。在该导航与检索系统下，用户可以在同一平台对所有的馆藏信息进行查询，同时可以了解到每一本图书的全部章节信息，部分检索系统还可以显示全文内容。用户还可以使用试读功能，以检查是否出现检索错误的现象。

3.3 档案管理层面——全面优化管理内容，切实提高管理水平

首先，建立规范的档案数据管理体系。图书馆档案管理需要规范的管理体系的支撑，基于此，管理人员需要联合图书馆负责人共同构建科学的档案管理体系，以指导实际的图书馆档案管理工作。我国当前已经推行了《档案法》，在该文件中，图书馆档案管理人员可以了解档案保管、归档、使用等方面的基本要求。而针对实际的图书馆档案管理工作要求，管理人员则要进一步对管理体系进行细化，体系出图书馆档案管理的具体特征。

其次，进行人力资源整合，优化资源配置。图书馆档案管理工作也涉及到管理人员的优化配置，在对管理人员进行优化配置之前，需要做的最为关键的工作在于对管理人员进行技能培训，主要应加强对管理人员专业管理知识技能、计算机操作能力等方面的培训，并确保管理人员具有较高的职业道德素养。在确保人员综合素质过关之后，图书馆相关负责人应关注图书馆工作人员可能存在的结构性过剩与结构性短缺问题，要提高技术型人才占比，合理的进行人力资源整合。[8-9]在对人力资源进行具体的优化配置时，应依据图书馆档案数据管理工作的实际发展需求，对工作岗位与相应职责进行明确。此外，图书馆应积极引进高层次管理人才，带动其他管理人员共同进步。

最后，健全档案管理运营评价机制。对于图书馆档案管理工作而言，要想不断提高档案管理工作水平，就需要建立专项档案管理运营评价机制。且在大数据环境下，图书馆档案已经建成自身数据库，管理工作的限制被很大程度上解除，管理人员可以对档案进行及时的交流评价。基于图书馆档案管理的发展趋势，图书馆档案发展规划人员应注重进行档案运营管理，在档案运营管理理念下，能够针对归档质量与服务利用等进行科学设计、运行支持、全面评价与指导改进。大数据环境下的图书馆档案管理工作本身就具有较高的透明度，因而需要加强对其的运营管理，要积极发挥档案数据管理系统的评价功能，形成更加科学的评价机制。在该评价机制中，应确保涵盖参与者与评价因子这两个关键要素，在所有的评价因子中，较为关键的三点为完整性、客观性与有用性。会对档案信息质量产生影响的主要为个体档案信息质量，此外，还需要关注效用质量，其权重较集合质量大。因而，在进行档案运营管理时，则要紧密围绕上述要素，即个体档案信息质量以及效用质量，对其进行重点和专项评价，基于科学的评价结果则可以提供更加完善的档案管理数字化建设方案。[10-15]

3.4 技术层面——为技术共享引进绩效机制

图书馆档案具有海量的馆藏资源，因而在进行管理时，需要使用到较为全面的大数据技术，管理人员应积极的接纳大数据技术，并根据实际管理需要，科学应用大数据技术，具体包括云计算技术、数据挖掘技术以及相关的管理软件等。基于提高大数据技术在图书馆档案数据管理中应用成效的需求，管理人员应积极的为技术共享引进绩效机制。在该机制下，图书馆档案管理人员的技术应用水平可以被量化展示，而在获得技术应用指标的基础上，图书馆档案管理人员则能够对技术执行方案进行针对性改进。图书馆档案管理人员应注重在各种管理角度进行技术服务创新，包括参考咨询服务、采购服务以及后台支持服务等。在管理时，应将业务技术文档作为管理基础，并积极的搭建业务技术交流平台，为馆内以及馆际之间的技术交流提供多元化渠道。在具体执行图书馆档案数据管理活动时，管理人员则可以结合实际情况对技术类业务文档元数据进行完善，同时可以利用云计算技术对数字档案资源中的“虚拟资源池”进行检索，从而打破馆际之间的信息壁垒，形成有效互通的信息沟通路径。[16]

4 结语

在图书馆日常的管理工作中，档案数据管理工作是一项重要构成，对于图书馆档案管理人员而言，在进行图书馆档案数据管理时，应认清当前图书馆档案管理过程中对档案的利用、管理、技术支持以及人才支持现状，要结合图书馆档案数据管理的数字化建设与发展需求，对图书馆档案数据管理活动进行改进，具体应从提高档案利用率、科学构建数字化管理平台、优化管理模式、加强技术支持四个角度，形成全方位的图书馆档案数据管理工作的现代化格局。