西安交通大学Ecology 助高校督办工作走向流程化

文/贾向炜 吕青 任炜 张超才

高校办公室是高校行政机构的窗口，督办职能是办公室的重要职能之一，是保证学校各决策、各任务完成的重要手段。督办工作具备重要程度高、工作范围广、工作人员多、完成时限长、督办频次不一致等特点，传统方法是电话督办、短信督办、邮件督办、excel 统计等方式，工作方式陈旧，效率低，很难做到督办工作的实时检查、实时统计。因此，在校务皆信息化的今天，借助信息化手段，将督办工作标准化、制度化、程序化，在西安交通大学建一套督办系统势在必行，以达到“科学督办大闭环，督办效能大提升”的目标。

关键技术

Ecology 作为一套成熟且稳定的协同管理系统，提供了丰富的可配置扩展的功能模块、接口模块和非标升级包。通过对系统需求的分析，80%的功能通过配置完成，20%通过开发来完成，配置+开发的方式，具备快速开发框架的所有优势。它拥有组织引擎、流程引擎、建模引擎、门户引擎、内容引擎、建模引擎、移动引擎、集成引擎、消息引擎九大部分，本次使用的版本是8.0（如图1 所示）。

分层分布式的引擎设计，引擎部分全部提供restful 的API 库，通过json 格式传给前台的React 各组件库，如表单、列表、浏览等组件。系统总体上是MVC 三层开发架构，中间通过API 层进行连接。组织引擎做为核心引擎，支持分权应用，方便进行组织隔离、业务隔离；流程引擎提供表单、流程设计、部署、规则库等功能，支持表单、规则库分离，多库数据支持；移动引擎保证了流程的适应性，一处开发多端适应，可有效保证流程的快速开发效率；消息引擎提供各引擎之间相互通讯的通道、消息传输服务；建模引擎则是提供除流程外的管理功能模块的配置引擎；内容引擎提供多级目录树及文件存储、访问的文件引擎。

高校督办系统总体设计

督办系统要求将督办工作标准化、流程化。因此将目前的督办工作拆分为“立项-交办-催办-反馈-办结-归档”六大阶段。结合工作实际，督办工作划分为学校两会决议、上级来文、本年度学校重要工作要点、专项工作督办以及督办简报汇报等部分。

设计目标及原则

1.设计目标

（1）实现督办流程化，将各类督办工作通过工作流引擎实现督办工作的大闭环。

（2） 实现督办填报制，按照各工作要求，实现按周、月、季进行填报实际进展。

（3） 实现督办台账制，各督办工作依次建督办台账，详细显示督办内容、任务进度、办结状态统计。

2.设计原则

设计原则共有四个。（1）实用性，指应充分满足学校督办工作的实际要求，以“好用”为最终目标；（2）先进性，指系统保证一定的技术先进性、理念先进性、组织及流程先进性；（3）可靠性，系统要可靠稳定运行；（4） 易操作性，指人机界面简单友好，响应快，操作简便。

图1 Ecology 核心技术架构

功能模块

督办系统实现督办流程、督办填报、督办台账三部分内容。督办流程包括两会决策事项督办、学校年度重点工作要点、一流大学建设方案、创新港内涵建设周进展等流程，通过流程完成督办事项的立项、交办过程。各督办工作分类按周、月、季进行填报，因此要求承办部门的秘书进行督办工作的填报，通过未填报、已填报功能，查询到需要填报、已填报的事项分类及需填报数量，通过填报模块完成督办事项的催办、反馈过程。督办台账则实现校级台账页面、本单位督办台账页面，基于角色的不同查询到相应范围内的督办事项、流转意见、办理结果及办结状态，完成督办的办结、归档过程。

系统实现及效益

配置实现部分

1.系统流程设计

督办系统流程有三类：一是两会决议事项督办是主子流程，主流程完成事项的创建，子流程实现事项的部门内办理；二是学校年度重点工作要点、一流大学建设方案是校办通过流程完成督办大表内容的创建；三是创新港内涵建设周进展则是各部门通过流程完成周进展情况的汇报功能。

（1） 以两会决议事项为例的主子流程

学校两会后形成决策事项通知单，通知单形成后，新建流程完成立项，送领导签批后，及时送各相关部门。重点：事项单会送给多个校领导，每个校领导的返回时间是不同的，需要根据校领导的批示，及时批转至其他部门，因此用了2 层子流程。若事项单送2 个校领导，则二级流程自动启动2 个，三级流程则会根据流程表单的部门处理人或承办单位来进行相应的子流程的启动，流程实例个数与处理人或承办单位的个人一致。

（2）校办负责的内容类流程

督办秘书根据年度学校重点工作要点分解，提交相应的流程，提交后，形成相应的督办汇总表，待各部门进行填报。各部门按督办频次在相应的时间节点填写后，形成督办汇总表。

（3）各部门负责的汇报类流程

各部门按周、月进行相应的内容填写，填写后送本部门领导审批后，由部门的办公室提交学校完成工作汇报。典型流程有：创新港内涵建设周报、部门月重点工作汇报。各部门上报后形成工作汇报大表。

2.督办填报

督办填报分未填报部分和已填报部分，由各单位的公文秘书完成此项工作。公文秘书在“未填报”、“已填报”，可以看到本单位相关的督办分类及督办填报的个数。

3.督办台账

督办台账可以详细看到督办分类及对应的台账页面信息，校级台账页面可以看到全校该类督办工作的台账信息，本单位台账页面则可以看到本单位该类督办工作的台账信息。

台账信息包括：事项单总数及不同状态的事项单总数；涉及单位总数及不同办结状态的处理单位的总数信息。事项单状态分推进中、已完成。事项单单位处理状态分为推进中、提前完成、按时完成、超时完成、超时未完成。并且超时的工作和考核建立关联。

定制开发部分

督办系统除督办流程外均需要定制开发，如督办汇总大表、督办填报部分及督办台账部分。

前端实现采用丰富的React 组件库，如单行文本[wea-input]、列表组件[weatable]、上传组件[wea-upload]、浏览组件[wea-browser]、日期组件[wea-datepicker]、下拉组件[wea-select]、选择框[wea-checkbox]、日期组合组件[wea-dategroup]、数值范围组件[wea-scope]等组件。后端则采用java 语言编写，实现具体的功能接口。

前端页面的年度查询条件代码示例如下：

年度

onKeyUp="value=value.replace(/[^d]/g,'')" value="<%=year

%>" style='width:80px'/>

后端代码如下：

public class DbUtil_xjtu extends BaseBean{

public static String dbcompareDate(String date1,String

date2){

String res="";

DateFormat dateFormat=new SimpleDateFormat("yyyy-MM

dd");

try {

Date d1 = dateFormat.parse(date1);

Date d2 = dateFormat.parse(date2);

if(d1.equals(d2)){

System.out.println(date1+"="+date2);

res= "green";

}else if(d1.before(d2)){

System.out.println(date1+"在"+date2+"之前");

res= "red";

}else if(d1.after(d2)){

System.out.println(date1+"在"+date2+"之后");

res= "blue";

}

} catch (ParseException e) {

// TODO Auto-generated catch block

e.printStackTrace();

}

return res;

}

}

此函数运用在督办台账中，做督办办结日期、限办日期的时间先后对比，分别返回三种标识。

通过信息化手段实现督办功能后，2018 年完成学校重点工作督办110 项，重点专项工作50 多项，两会决策事项200多项，年终办结率98%，报送《督办简报》、专报20 多期。通过该系统的使用，达到了四个目标：一是实现了督办工作的信息化，提高了规范化、电子化、制度化程度，提升了督办效能；二是督办工作做到了实时查询、实时统计，督办进度公开，有利于督办的监督考核；三是督办与考核关联，督办的结果直接影响到单位绩效，对单位提高重视程度，加快督办事情办理进度起到了积极的督促作用；四是督办系统充当了领导眼中的“千里眼”和“顺风耳”，当起了“店小二”，对推动督办工作的进展真正起到了参谋助手的作用。