简析市政工程档案管理存在的问题和对策

祝浩峻

（元成环境股份有限公司， 浙江 杭州 310016）

1 市政工程档案管理现存问题

1.1 市政工程档案信息化建设不够完善

在信息技术不断更新发展的互联网时代，虽然我国很多市政部门都开展了档案信息化建设工作，将市政内部档案资源数字化，从纸质档案管理过渡到了信息化档案管理。但是在实际建设过程中，却仍旧存在诸多问题，由于没有一个建设市政工程档案信息化的统一标准，导致市政档案管理与市政工程之间的信息无法实时共享，降低了信息化数据的利用率。有些市政工程档案部门没有先进的计算机设备，降低了档案信息化管理的效率，再或者个别市政档案部门无法保证数字档案文件的安全性和完整性。

1.2 市政工程档案资源利用率不高

实现市政工程档案管理创新，能够减少资料查阅时间，减少查阅资源的手续，提高工程档案资源利用率和利用价值。但是在市政工程档案管理实际工作中，很多档案资源都没有被充分使用，很多边缘化的工程档案资料没有被重视，在信息化档案管理系统中查询不到。同时虽然有些市政单位进行了市政工程档案管理的改革，也得到了一定的成果，但是档案信息化管理工作的本质仍旧以传统纸质档案管理模式为基础，再进行稍加修补，根本没有做到真正的市政工程档案信息化管理工作的创新，许多档案资源都无法发挥出其自身的价值和作用。

1.3 市政工程档案管理重视程度不足

当前，部分市政工程缺乏对档案管理的高度重视，将档案管理工作视为可有可无的环节。缺乏先进的市政工程档案管理手段，极易导致市政工程档案的遗漏缺失，难以有效保障市政工程档案的参考价值以及利用价值。我国市政工程建设和管理领域，没有形成完善的市政档案管理制度。市政工程从项目前期、项目建设、竣工验收到后期管养，档案资料分别由不同的部门编制，统一收集归档难度较大。各部门之间和部门内部缺乏完善的档案管理体系和科学管理机制，档案管理缺乏细则，难以规范化管理，造成市政工程档案完整性、准确性和连续性打折。

2 市政工程档案管理改进建议

2.1 建立健全市政工程档案管理机制

建立健全市政工程档案管理机制，制定规范的档案编制和管理的流程，将档案管理工作纳入单位系统化管理程序中。每个市政工程的建设、施工、监理和管养单位，都必须设置专门的工程档案管理部门，配置专职的档案管理人员。项目竣工验收后，由建设单位牵头，按照城建档案馆列出的标准化的市政档案入库清单，沟通协调各相关单位，收集该项目从前期到竣工验收的档案资料，按照档案管理规定及时将档案入库存档，并做好与管养维修部门的资料移交。

2.2 建立数据库

市政工程档案数字化建设最为重要的工作是将文件转变成数字，也就是说档案数字化管理关键是构建档案管理平台，构建档案数字库。档案管理朝着信息化发展顺应时代发展趋势，代表了档案管理与时俱进，以数字系统的开发作为核心，必须引起工程档案数字化建设和管理的重视。档案数据库的建设不可能一蹴而成，需要循序渐进进行开展，根据档案馆的实际情况制定数据库建设计划，购买硬件设置，安装数字化管理系统和相关软件。

2.3 加强档案人员及管理技术的提升

档案管理人员是市政工程档案管理创新的实际执行者，其综合素质和能力直接关系着市政工程档案管理创新质量和效果。因此，市政工程档案部门必须要加强对档案管理人员素质的培养，通过组织工作交流会和聘请信息化管理专家培训等方式提高档案管理人员的服务管理能力和水平，让管理人员正确认识到档案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人员工作观念，增强服务意识，一方面培养在职档案管理人员，另一方面要引进高素质、专业性强的人才，给市政工程档案管理创新队伍注入新鲜血液，从而不断提升市政工程档案管理队伍的综合水平和素质。

2.4 规范档案数字化管理采集和输入

市政工程档案数字化采集要坚持由简单到复杂原则，尽量先采集和输入一般档案，然后再输入比较复杂档案。工程档案数字化管理系统具有搜索功能，档案管理难度降低，将所有的工程档案输入系统中，通过平台对其进行有效管理。

2.5 提高市政工程档案管理信息化水平

我国市政工程档案有多年历史，从建国初期至今，已经在技术，管理等方面获得重大进展。我国在过去主要通过人工管理档案，相较于现代化的管理方式较为传统，不能有效顺应时代发展。并且，纸制品受时间和环境因素影响严重，极易发霉变形，不利于保存。但是，在现今的社会背景下，档案管理也要紧跟时代潮流，可以完全依靠计算机进行存储、翻阅等工作。一方面极大节省了储存空间，节省社会资源；另一方面，员工工作效率也将大幅提高，并且降低工作强度。利用现代网络技术实现档案各管理单位之间的资源共享，让城建档案馆和建设单位、业务单位之间进行实时动态的信息传递。

3 结语

综上所述，市政工程档案创新内容是非常复杂的，它既包括了健全和创新市政档案管理机制、统筹原始资料收集、市政工程档案编制、管理、查询与利用各相关环节；同时还要畅通市政档案各相关部门衔接机制，大力推进市政基础设施建设、改扩建和维修管养过程中各种原始资料保存形式的标准化改革，希望通过本文研究能够大大提高当前市政档案管理水平和管理效率。