高校科研管理系统信息共享机制研究

赵怡 郑杰欣

[摘 要]本文基于信息共享的目的，以科研数据为纽带，通过分析科研管理的工作流，提出开放式科研管理系统的构建框架。从管理端角度，建立一个提供多级用户分层管理的模型，探索校部机关协同联动的科研信息共享机制;从用户端角度，建立一个提供互动交流的社区式学术空间，探索利于学科交叉的学术信息共享模式。

[关键词]科研管理;科研系统;信息化;信息共享

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.20.079

[中图分类号]G311;G322.23[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）20-0-02

0     引 言

目前，随着发布科研项目机构不断增加，科研项目类型多元化的趋势愈加明显，项目类型增加带动项目数量增加，项目成果也在不断增加，对管理人员的管理方式及管理能力提出了更高要求。信息化技术成为管理人员创新管理方式、提升管理能力的一项重要手段。科研管理信息化在过去几年中得到快速推进，全国各大高校纷纷建立科研管理信息化系统，有的已实现网络化管理。然而，大多数科研管理系统仍然处于“独立数据库”状态，导致科研项目管理、经费管理、成果管理等过程不全面，主要流程细化不充分，管理协同困难，远远无法满足高校科研发展需求。为此，开放和共享数据信息就尤为重要。本文所探讨的信息共享有两个层面：一是管理端共享，从科研管理人员角度出发，探讨科研大数据及有关管理信息的共享机制;二是用户端共享，从科研人员角度出发，探讨个体科研活动、项目、成果等信息共享机制。

1     管理端信息共享机制

1.1   共享的意义

开放共享的科研管理系统应该是一个全校范围内的以科研管理业务为中心的综合业务管理平台。从高校科研管理工作流程出发，与校内财务、设备、人事、档案等多个相关部门的业务系统对接连通，实现数据交互。管理端信息共享主要有以下几方面的意义：第一，唯一的数据源头和合理的数据流向，保证了信息的权威性和准确性;第二，有利于实现对科研项目、科研合同、科研经费、科研成果等科研活动的全过程、全要素、全生命周期动态管控，并提供多样化的深层次科研信息分析统计，为管理决策提供重要参考;第三，有利于减少科研人员在实施科研项目过程中不必要的麻烦，使科研人员在科研项目申报、研究、结题，科研经费入账、外拨和使用等过程中完全实现线上办理，避免在各业务部门间来回奔波，让科研人员有更多的时间和精力专注于科学研究。

1.2   共享内容分析

根据科研管理的工作内容，管理端应包括科研机构管理、科研人员管理、科研项目管理（含科研合同管理）、科研经费管理、科研成果管理（包括论文、著作、研究报告、知识产权、特殊形式成果）、奖励管理、学术活动管理、科研统计和分析等内容。信息共享需要在校内与人力资源管理系统、财务管理系统、会议管理系统、设备管理系统、档案管理系统等业务系统实现对接，实时读取、互通有关信息，对外还要与Web of Science、CNKI、数字图书系统等成果收录系统实现对接，实时或定期抓取期刊及论文数据，实现科研成果智能推送、认领、审核。

与人事考评相结合，通过对接人力资源管理系统，实现科研人员基本信息、职称信息、岗位信息、荣誉信息实时交互，建立科研人力资源评价机制;与科研经费管理相结合，通过对接财务管理平台，实现科研项目信息、经费预算信息、经费执行信息、经费决算信息实时交互，有利于科研经费高效利用、经费预算执行模块控制以及预算调整一步到位等功能融通对接;与实验设备管理相结合，通过对接仪器设备共享管理及审批系统，实现设备基本信息、采购信息、中标信息实时交互，优化校内科研设备统筹共享及科研经费增置设备审批业务;与会议管理相结合，通过对接校内学术活动管理系统，实现主办会议信息、境内外学术活动信息、会议提交论文信息、参会人次信息的实时交互，掌握科研人员学术交流活跃度以及校际交流情况;与科研档案管理相结合，通过对接档案管理系统，实现科研项目完成后相关资料信息的“一键归档”，提升科研活动资料归档查询能力。

1.3   工作机制

高校建设科研管理系统，需要通过顶层设计、信息资源规划和信息系统一体化协同设计，根据建设要求和工作实际，通过现状调查和业务细化明确需求，强化科研信息资源整合、流程优化、管理协同和资源共享。管理端信息共享需要通过行政管理手段，确定数据权威归口管理部门，明确数据责任单位，构建数据流向关系，对接入系统的数据源及系统对外发布的数据接口提供完整的数据流管理，并完成对数据应用需求的统一梳理。从项目全过程管理需求出发，优化科研信息化服务结构和服务队伍，充分发挥和调动院系在科研服务中的积极作用，探索形成“学校-院系-项目负责人”纵向一体的科研服务机制，提升科研服务质量。

目前，全国各大高校在科研管理系统的总体规划阶段都意识到了顶层设计的重要性，一般由科研管理部门牵头，各相关部门协同参与，确立了以科研管理系统为平台，整合联动校内各相关信息系统的科研信息化管理服务思路。部分具有前瞻性的高校，已成立学校层面的信息化管理领导小组，全校信息化建设工作都在其领导下完成。有统一的领导、高效的机制、通力的配合，从而使信息化工作顺利、深入开展。

根据科研管理工作流程，以经费管理为例，在科研项目启动时，由科研人员录入经费预算，科研主管部门审核通过后，财务管理系统同步获取预算信息并由财务管理人员审核。如项目进行过程中遇到需要调整预算的情况，科研人员通过科研管理系统提出申请，科研主管部门审核通过后，財务管理系统同步获取预算信息并审核后，反馈到科研管理系统。科研人员可在科研管理系统中直接查询与财务管理系统一致的经费到账信息，如经费已到账，可在科研管理系统中提出经费入账分配方案，科研主管部门审核通过后，科研管理系统将入账信息推送至财务管理系统，财务管理人员可凭此信息办理经费入账手续。财务管理系统中科研项目经费执行进度信息可实时交互至科研管理系统，科研管理系统中的项目组成员信息可同步至财务管理系统。