基于供应链管理的电子采购系统研究

郝丰斐

【摘 要】在新时期环境下，供应链管理越来越受到企业的重视，其结合信息技术建立的电子采购系统也有效地促进了企业现代化管理。论文對基于供应链管理的电子采购系统进行研究，来对其系统构建进行深入了解。

【Abstract】In the new era environment， supply chain management has been paid more and more attention by enterprises. The e-procurement system established by combining information technology has also effectively promoted the modern management of enterprises. This paper studies the e-procurement system based on supply chain management to have an in-depth understanding of its system construction.

【关键词】供应链管理;电子采购;采购系统

【Keywords】supply chain management; e-procurement; procurement system

【中图分类号】F713.36                                          【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）10-0026-02

1 引言

现阶段，经济市场的竞争越来越激烈，企业想要实现长期稳定的发展，供应链管理至关重要。而随着信息科技技术的迅猛发展，企业在供应链管理中更加重视对电子采购系统的建立，从而更好地进行供应链优质服务的提供，而基于供应链管理的电子采购系统如何进行建立，就是本文主要研究的内容。

2 供应链管理概述

在供应链的管理中，主要涉及采购、供应、库存、生产、物流和客户的需求等，其中采购和供应管理是基础，做好两者的管理能够有效地确保整个管理的流程和计划稳定的运行。在供应链的管理中，能够实现生产商、供应商、销售商和批发商等企业在业务计划和业务活动的有效协调，不仅能够提高工作的效率，还能够拓展单个企业的管理范围和边界，从而实现系统管理的思想于供应链中的延伸。所有参与供应链的商家做好对供应计划和生产的安排，并对最终物流进行执行，就能够有效对产品运输和流转周期进行减少，于最短时间内实现对企业效益的提升，同时还能够有效减少产业链的出错现象，降低运输和库存成本，这能够更好地获取客户满意度。

3 基于供应链管理的电子采购系统

3.1 电子采购系统的总体架构

基于供应链管理的电子采购管理主要是包括有采购的计划、采购订单的管理和库存管理等三组件。

在采购计划的管理中，主要是对企业采购计划实施制定与管理，从而为企业进行准确采购计划与执行的路线提供。采购的计划主要包括有定期的采购计划和非定期的采购计划等。对多对象和多元素实施采购计划编制和分解，从而把企业采购的需求转变成直接采购的任务，且系统还支持企业通过以销来定产、以销来定购和以产来定购的采购模式。

在采购订单的管理中，主要将请购单当作源头，来对供应商订单的确认、发货、送货、到货、验货和物资的入库等各个采购的环节实施跟踪，从而实现对其全过程的管理。对其流程进行配置，还能够对多种的采购流程进行选择，比如订单的直接性入库、到货质检后的入库等。此过程能够有效实现采购存货计划状态、在途的状态和到货待检的状态等有效监控与管理。另外，采购的订单还能够直接借助电子商务的系统向供应商发送，来实现在线的采购。在库存的管理中，采购的货物库存消耗情况、库存剩余情况和库存的补充情况等都在其模块实施处理。

3.2 系统业务的流程

系统业务的流程为采购需求的提交、项目的申报和审核、招投标、在线的沟通与谈判、合同的签订并对采购订取下发、订单的跟踪、货款的电子支付等。

首先，通过公司的采购人员进行电子采购平台的登陆，根据格式进行在线表格的填写，并进行采购请求的发出，采购人员可以调用上次的采购申请单进行修改，十分便捷。

在采购的请求完成填写后，要根据设定的流程向上级的单位或者领导进行发送来批准，在上级的领导对请求接收后，于系统的平台内就能够对采购的物资请求实施审核，完成审核后，采购的请求才能够发布，进而供应商进行投标。

在完成采购申请的审核和通过后，则采购人员就能够按照所填采购清单对供应商进行选择。在物资的管理程序内，对物资采购的方式有着详细说明，主要包括招标、询价和竞争性的谈判等采购方式。因为采购物资存在种类复杂和采购量大的特点，因此，对采购商进行选择中也可以进行方式的灵活使用。

通过招投标的流程后，就要对供应商进行合理选择。供应商能够借助平台进行登录，对招投标信息进行了解，并根据要求做好准备。若采购方还想针对具体问题和供应商实施协商，就可以借助软件的在线聊天或者留言功能进行沟通。

当供需双方已经达成一致性，系统就会根据录入信息进行采购合同的自动生成，来供双方进行签订，在双方签订合同后，就会生成相应的采购订单，且采购的订单会发送至供应商账户内，通过电子邮件的方式通知供应商，来供其在线进行确认。

在供应商完成对采购单的接收后，要对订单的信息及时进行确认，并对采购方进行信息的及時反馈，系统会对采购需求合理性进行判定，若符合就会生成订单号向供需双方进行传递，以供供需双方进行货物送到和验收的确认。

对采购货款进行支付是系统最后的流程和环节，一般可以使用银行转账、网上银行和电子银行等方式进行支付，若采购中牵扯到增值税和税扣除等，可以对第三方委托来进行处理。

3.3 功能模块

3.3.1招标和采购管理

在系统招标和采购的管理中，主要功能包括采购订单的管理、中标结果的管理、收货的管理、发票的校验、招投标、询报价、网上竞价、电子目录和超市的采购、竞争性的谈判、专家管理和费用的管理等。采购订单的管理主要对采购过程产生的订单实施管理，并对订单实施分析;中标结果的管理主要是对中标的情况进行管理，包括中标的单位、中标的价格等;收货的管理主要是对物资收货的情况进行登记，包括有收货的时间和签收人等;发票的校验主要是对物资购买中开具发票的合理性进行确认;招投标主要是对招投标的项目信息进行设定;询报价主要是对各供应商初步的报价进行管理;网上的竞价主要是物流中心借助采购平台进行竞价邀请的发出，而被邀请供应商要在规定的时间内实施报价;电子目录和超市的采购主要是对电子采购物资目录进行管理;竞争性的谈判主要是在招投标的过程中对供应商实施协调;专家管理主要是对专家名单和信息进行更新;费用管理主要是对项目详细的费用情况和财务总体的情况进行管理[1]。

3.3.2 合同管理

合同管理主要包括合同模板的管理、合同签订的管理、预付款的申请协同、到货计划的协同、配送的移交单进行协同、订单信息的协同和变更终止的管理等。在合同模板的管理中，主要进行合同模板创建、审批、更新和查询;在合同签订的管理中，主要是对供应商的在线确认与签署以及合同的分发和生效等进行管理;在预付款的申请协同中，要求供应商进行预付款的申请提交;在到货计划的协同中，主要对到货计划进行创建、确认和更新;在移交单的配送协同中，主要对移交单进行填写、更新和确认;在变更终止的管理中，主要对变更的申请、审批和违约处理等进行管理。

3.3.3 供应商的管理和协同

供应商的管理和协同功能主要包括信息模型的管理、供应商的注册管理、供应商的资质和业绩的收集与核实、供应商的不当行为管理和供应商的协同等。在信息模型的管理中，主要按照供应商的注册、绩效的评估、资质和业绩的收集、分类的管理等业务要求，来对数据的收集模板以及信息管理的模型实施增加、修改和删除等管理;在供应商的注册管理中，主要对供应商的注册、会员的申请、注册的信息变更等实施管理，保证数据和供应商的主数据具有同步性，还能够对这些信息进行查询;在供应商的资质和业绩的收集与核实中，主要对供应商的资质和业绩信息进行收集，对供应商的产品目录实施维护，并组织转件对文件进行核实以及现场的评估;在供应商的不当行为管理中，主要是针对供应商投诉进行调查和核实，并对其进行处理决定的制定;在供应商的协同中，主要对供应商的业务咨询和投诉进行受理，并对供应商进行通知与公告的统一发布。

4 结语

综上所述，基于供应链管理的电子采购系统有效地推动了企业采购的现代化发展，企业需要认识到此系统应用的价值，并积极进行系统的探索和运用，这对其可持续性发展有着重要意义。

【参考文献】

【1】申世霞.基于供应链管理的电子采购系统研究[J].中国战略新兴产业，2018（28）：162.