清单式管理在高校办公室业务工作中的应用研究

刘立国　陈诗伟

【摘要】高校办公室工作地位特殊，工作头绪繁多而又责任重大，这就要求办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路，在无序中求有序、在被动中求主动、在务实中求精细。本文基于清单式管理理论，探索清单式管理可操作性落地途径，把清单式管理应用于办公室各项业务工作中，促进业务有效执行，提高工作质量和效率，推动办公室业务从事务型向专业型、研究型转变，更好地辅助决策，发挥战略引领作用。

【关键词】清单式管理;办公室;管理思路;实现方式

一、实行清单式管理的意义

所谓清单式管理，是指针对某项职能范围内的管理活动，分析流程，建立管理台账，并对流程内容进行细化、量化，形成清单，列出清晰明细的管理内容或控制要点，检查考核按清单执行。清单化管理的核心是超前，它突出全面提醒、细节提醒等特点和简单实用。采用清单式管理主要体现以下三个方面的优势：一是它清晰地反映出工作的进展情况以及整个工作任务开展的来龙去脉，使管理者能及时了解工作进展以及存在的问题，使职工清楚认识到自身工作开展情况。二是列出各类业务清单，可以让员工按照程序化、标准化开展工作，有章可循，对全面提高员工业务水平具有一定的促进作用。三是通过清单式管理可以有效提高事务性工作质量和效率，使管理者更多地关注全局性、战略性工作。

二、办公室清单式管理思路

（一）树立清单式管理理念。当前在一些企业的管理中已经采用了负面清单、质量管理清单的清单式管理模式，但大部分高校办公室并未意识到精细化清单式行政管理的重要意义，并未树立清单式管理理念。高校办公室业务工作更加具体且繁杂，这就要求每个工作人员都能够充分了解工作的细节，提升管理工作效率，使管理工作更加精细化。实行清单式管理，首先要求工作人员树立清单式管理理念，做到了凡事有计划、有措施、有结果，解决工作责任不清晰的问题，干什么、怎么干和干到什么程度让人一目了然。

（二）建立清单管理科目。清单式管理需要构建完善的管理工作标准，根据办公室工作情况，建立办公室职责清单、任务清单和执行清单。通过构建办公室清单管理科目，可以使每个工作人员明确工作职责，明确工作任务，明确工作流程，同时便于管理者对工作进行整体把握。

（三）建立动态化督查督办体系。为保证清单任务落到实处，应建立督查督办工作体系，并认真落实督查督办工作职责，对每项清单任务进行“责任化督查、项目化督办，动态化反馈”，推动督办事项落地生根。在督察督办过程中，要合理确定考核标准，尽可能细化工作内容，对能够量化的工作制定量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。

三、办公室清单式管理实现方式

办公室清单式管理主要体现在工作的细化、量化、流程化、标准化、系统化等方面，主要通过提升清单式管理意识、建立工作清单以及动态化督查督办三个方面来实现。

（一）强化清单式管理意识，提高专业队伍素质。树立清单式管理意识、提高工作人员业务素质，是开展清单式管理的基础。在进行清单式管理工作中，要培养办公室工作人员的清单式管理意识并提高职工业务水平，使每个办公室的成员都能够按照流程、按照标准、按照时限做事，高质量、高标准完成工作任务。1.更新观念，提高工作认识。“天下大事，必做于细”。办公室工作人员要对精细化管理的理念宗旨进行了解，明确细节的重要性，牢固树立“细节决定成败”的意识，强化清单式管理意识，无论是办文、办会还是办事都要树立流程意识、标准意识、时限意识，严谨、细致、准确、按时完成工作任务。“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。2.加强学习，提升业务素质。加强办公室人员的学习培训，坚持分类分级、全员培训，紧密结合领导干部、科职干部、工作人员的需要，与不同类别、不同层次、不同岗位的特殊需要结合起来，增强针对性，实现办公室工作人员的培训全覆盖。一是加强内部培训，定期开展办公室业务学习。二是拓展网络培训，通过新媒体平台积极开展学习。三是定期组织不同层次、不同岗位的工作人员参加校外高水平专题培训班。通过培训提高办公室工作人员业务水平，同时更好地在实践中提高办公室的精细化水平。3.建立日志，改善工作习惯。通过建立工作日志，提高办公室人员统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是建立日常事务工作日志。对领导日程安排、会议安排、安全检查等工作建立日常事务工作日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人日常工作日志。对个人职责范围内的工作建立日常工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对突发性、临时性工作建立临时性工作台账，留存记录，以便合理安排工作时间，不被遗忘。

（二）建立清单式管理制度，实现办公室工作的科学管理。通过建立清单式管理制度，可以优化办公室工作的流程，营造高效有序的工作氛围，规范办公室的服务行为，可以让办公室工作专门化、流程化、标准化，从而推动各项工作水平的提高。一是制定职责清单，明确各部门、人员工作职责保证各个岗位的人员分工明确，避免工作人员互相推诿责任，导致办公室行政效率低下。二是制定业务管理清单，根据学校年度工作要点中涉及办公室职责内容，制定办公室年度计划清单，按月动态编制办公室月历工作清单，并按周细化形成周工作任务清单，确保工作按计划、按时限开展。三是制定作业清单，根据每项任务清单详细制定作业清单，保障每一项工作有章可循，可按标准、按流程开展。1.制定职责清单，确保分工详细。办公室要制定详细的岗位职责及分工方案，要将办公室的各项职能逐项分解到各科室、各岗位，确保岗位职责及分工精细化，明确“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干错了怎么办”。真正做到按职责办公，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干（详见“表1”）。

2.制定业务管理清单，确保工作细化。（1）年历计划清单。根据学校年度工作计划，结合办公室工作内容，通过明确问题描述、时间安排、建议措施、预期成效、牵头部门等，制定办公室年历计划清单，为领导者提供指导作用。领导层根据年历计划清单，合力安排全年各阶段工作任务（详见“表2”）。（2）月历工作清单。一是以年历计划清单为主线和依据，与临时性、突发性工作有机结合，每月底动态形成下个月工作月历。二是对于新增重点工作任务，及时调整到年历计划清单中，更好地发挥年历计划清单指导作用。三是通过月历工作清单，为周工作任务清单的编制建立基础，防止在工作执行中产生偏差（详见“表3”）。（3）周历任务清单。以工作月历清单为主线和依据，逐级细化分解，明确到责任部门、完成时限、具体责任人和配合人，以及完成状态（详见“表4”）。3.建立作业清单，确保工作开展有章可循。工作作业清单根据学校规章制度以及办公室规章制度进行制定，在总结业务经验的基础上，详细制定公文运转、档案管理、机要保密、秘书事务、督促检查、新闻宣传、会议管理、信访处理、制度制定等工作的详细作业清单，工作作业清单应包括工作描述、工作流程、工作标准、工作时限等内容，为实际开展工作提供指导依据作用（详见“表5”）。

（三）建立督查督办机制，办公室业务工作考核常态化。建立“三督、三查、四报、三运用”的督察督办工作体系，“三督”是指督起点，明任务;督过程，明进度;督结果，明成效。“三查”是指查认识、查责任、查作风。“四报”是指横向通报、专报、呈报、汇报。“三应用”是指加强督查督办结果应用，并将其与本单位人员的岗位聘任、晋级晋职、年度考评等挂钩。通过对年历计划清单、月历工作清单、周历任务清单中的责任部门、责任人是否按照工作计划、工作流程、工作标准等完成工作任务情况进行督查督办，督促部门和职工按照标准、按照流程、按照时限去完成工作。

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