大数据环境下民办高校的数字档案管理途径

文/靳红

随着国家经济与社会不断的进步与发展，也随着网络技术的崛起，高等教育事业也在不断的努力发展中，然而，高校档案的数字化管理也遇到了瓶颈期，我们需要在大数据环境下，做好企业与高校档案管理的工作，通过大数据管理模式的优势，不仅提高了档案管理人员的主动与积极性，还提升了档案管理工作的效率，使档案管理工作也上了一个新的台阶。

1 什么是数字化档案管理

数字档案室的含义是指把电子档案作为一个对象，使用电子信息化技术设备方法，基于网络化来满足档案信息的收集与整理、管理、保存、信息资源共享利用的档案管理方法。

2 高校建设数字档案的意义与好处

（1）如今是电子信息化时代，数字档案信息的建立的作用让学校内档案信息资源实现共享，提高了各部门管理的规范和流程化，数字化档案的管理，有效的利用了信息化技术管理，丢掉了传统数字化档案管理模式，计算机信息化档案信息管理，给学校带提供了很多的方便，先进的科技化网络技术以及科技信息资源的共享，给用户提供了优质的服务质量，实现有效资源信息之间的共同分享。

（2）首先，数字化管理档案，不仅提高了高校档案的管理效率和利用率，还进一步节省了档案的储存时间和空间，并且使档案资料的保存时间更长，保证了档案资料的丢失和破坏。数字化档案管理最大的作用就是节省了工作精力和工作时间，电子档案数字化管理，可以将文字、声音、图片的内容一起保存下来，多种信息媒体的传输与保存，提高了档案的阅读、观看效率、还让档案内容变得更加的丰富了。

3 民办高校数字化档案管理存在的问题

（1）随着办公自动化的不断发展，很多高校和企业已经实现了计算机自动化工作，所有的资源与信息都在网络中进行沟通与交流，只要简单使用一下鼠标和键盘就能获取到自己需要的信息，把自己获取的信息进行电子存档，这样的存档方式提高了工作效率，简化了很多工作程序，但是，一旦电脑出现硬件和软件问题，存入电脑中的档案信息很有可能会永远的丢失，因此，电脑的故障，会导致电子档案的破坏与丢失。其次，重复保存信息资源，这样不利于节约成本问题。严重浪费了人员劳动力、资金财产。数字化档案管理没有意识到它的重要性，并且还停留在传统的数字化档案管理模式当中，数字化档案建设太注重于形式化，而且没有规范数字化档案流程，由于民办高校缺乏资源、资金、设施设备、人员技术等问题，阻碍了建设数字化档案管理工作的进步与发展工作。

（2）电子档案原文件的真实性与保密问题。电子计算机技术在信息管理保存的时候，很容易丢失与删减，而且删减后不会留下一丁点痕迹，并且就算有人删减并修改了自己的电子存档，自己也不知道和确定是否丢失了原文件。其次，计算机保存的电子档案文档，原文件作者无法签名，看不到自己的字迹，由此，很难判定电子档案原文件的真实情况，现在电子文件传输都是通过电子计算机直接进行传输，一个电子文件可以传送到多个电脑上，这对于电子文件的保密性与安全性，带来了很大的风险问题。

4 大数据环境下，高校数字档案管理的途径与办法

4.1 提升电子网络技术的安全问题

建立IT联网平台，提高档案信息大数据的安全管理，为档案管理员和信息资源提供人员创建一个沟通交流的安全的平台，通过IT信息技术将大数据以及档案管理工作相结合，慢慢改进档案管理的流程。管理安全大数据环境下，我们不但要重视数据的储存与资源共享，还要主动的去关注网络存在的安全风险问题，针对于网络安全问题，我们需要专业的档案管理人员对档案进行自动化备份和资料档案保密工作、并对网络设置防火墙安全系统，这些方式能有效的避免档案资料的丢失与破坏，大数据综合数字化管理需要提高网络技术安全。

4.2 根据大数据时代发展，抓住时代更新的机会

近几年，我国越来越重视建设信息技术资源，很多发达国家已经推出了很多关于数据化管理的政策与方式，我国大数据背景下，数字化档案管理工作还需要更加努力的去研究，目前很多高校仍然在使用传统的工作模式，使用人工档案管理、重复繁琐的工作，大大降低了工作效率，查阅资料起来也非常不方便，档案资料一旦庞大，很难找到自己所需要的资料信息。在电子信息化时代的发展下，推动了数字化档案管理数据的发展，让档案管理方法有了新的发展机会。我们应该抓住这个机会，去改革与创新档案管理工作的有效途径。

4.3 IT互联网平台的建立

档案的管理在大数据条件下必须全面运用现存的互联网信息的平台，建立一个有关档案的管理人员与档案的提交人员的操作性平台。

（1）要对档案部门的信息化管理条件进行改进，使之具备大数据的相关平台。

（2）积极通过大数据的平台，把档案的相关管理工作融为一体，逐步改进业务的流程。

（3）大数据的条件下，要积极增加档案信息管理平台的网络安全性，通过合理的制度，使得档案信息的管理处于安全状态。

5 结束语

随着时代的改革与发展，大数据时代推动了我国各个行业的发展与进步，档案工作在大数据时代影响下，迎来了新的生机与希望，我们要不断研究与创新档案管理的办法与途径，去开创档案管理工作的发展新局面，民办高校的档案管理工作与档案工作中存在着密不可分的联系，他们的关系一起促进了民办高校学校的办学质量和水平，因此，我们要跟上国家发展的脚步，一起走入全新的时代。