关于高校档案管理数字化建设的思考

徐微微 吉林化工学院

高校档案数字化建设是在电子信息和互联网平台影响下，档案管理的必然发展趋势，其是以高校内纸质档案资源为依据将其转化为数字化电子资源，并将其纳入高校办公自动化系统之内进行统一管理，实现各部门之间的资源共享。我国高校档案数字化管理起步比较晚，建设不够完全，需要高校采取有效措施加快档案管理数字化建设速度。

1 高校档案管理数字化建设中存在的问题

1.1 管理软件落后，信息开发能力比较差

在高校档案数字化建设管理过程中，档案管理软件落后的问题始终存在，虽然当前不少高校都已经配备相应的计算机和管理软件，但是从实际操作上看，这些软件、硬件仍然无法满足档案管理的需要。因此就我国档案管理的现状来看，不少高校由于缺乏配套的软硬件设置，导致软件管理系统仅具有档案管理功能，缺乏对于档案资源的深入挖掘和决策功能，不能实现档案信息资源的全面开发。

1.2 数据库建设滞后，影响档案资源的共享

由于档案管理软件的落后，导致数据库建设规模比较小，无论是在标准化还是整体性上都不高，而且绝大部分为低水平的重复建设。数据库内数据资源的使用率不高，使用范围不广。同时当前高校档案馆内所建立的数据主要以条目的形式出现，缺乏媒体数据以及全文数据，无法全方面满足受众的不同需要，当前的数据库建设严重阻碍档案资源的共享。

1.3 数字资源利用不安全，存在安全隐患

高校档案资源数字化过程中存在一些安全问题，主要可以分为内部问题和外部问题两个方面。从内部来看，高校档案部门安全技术的普及率并不高，很少对档案管理资源的软硬件技术进行更新，加之部分档案管理人员技术方面的能力不强，在日常工作中缺少对于数据库的维护和升级，导致安全墙无法充分发挥抵御作用，档案资源的数字化建设存在安全隐患。从外部来看，网络黑客、病毒入侵是造成档案管理不安全的重要因素，尤其是在档案管理数字化平台逐渐扩大的同时，也使得这些外部不安全因素更容易入侵档案系统，增加档案管理系统的不安全因素。

1.4 档案管理人员综合素质不高，档案工作无法充分发挥作用

就当前档案管理部门的人才队伍建设来说，缺乏具有高素质的专业化管理人员，尤其是缺少能够进行信息处理、维护的复合型人才。因此在当前管理建设过程中即使引进先进的设备工具，但是由于缺少相应专业人才，这些设备和仪器的作用无法充分发挥，也严重影响高校档案管理数字化建设的效率。

2 高校档案管理数字化建设

随着高校校园信息化建设速度逐渐加快，从根本上带动档案管理信息化水平和程度，也促进档案部门开展数字化建设，推动档案部门的发展。对于档案部门工作人员而言，高校档案管理数字化建设不仅需要体现在工作方法上，还需要从工作理念层面进行转化和更新。

2.1 加强档案基础信息化建设

为了实现高校档案管理数字化建设，首先需要高校管理部门将档案信息化建设纳入到高校计划当中去，加强档案管理的信息化建设，推动档案信息化管理的进步，充分发挥档案管理工作重要性。其次，由于高校各部门对于档案信息的需求程度不一致，因此集成到档案数据库信息的难度增大。为此高校档案管理部门需要与其他部门进行协调统一，规范文件的名称、类型等信息，并且对于软件以及其他数据的格式也进行规范，从而提高数据库的有效性。此外，利用校园内办公自动化系统对所有电子文档进行分类，筛选其中具有价值的电子档案进行迁移，从而充实高校数据库。这就需要高校建立自动化办公平台与档案管理软件，实现电子文件之间的相互迁移。

2.2 加强档案信息化管理的系统建设

加强档案管理的系统建设既是当前的工作要求，也是信息技术不断发展的必然趋势，因此需要加强对于档案管理的宣传建设工作，实现各部门之间的信息交换以及资源共享，从而提高档案管理技术与水平。此外，还需要加快数据库的建设，将其与校园办公平台进行整合，完善校方数据库。同时还需要充分利用校园网站的公开性与信息共享性，充分发挥校园网站的资源优势，做好信息的宣传和采集工作，从而带动档案信息管理和建设工作的发展。例如可以建立相关档案网站，将文件资料整编完整然后放在网络中允许所有部门人员进行浏览，充分发挥档案信息建设的作用。

2.3 加强档案信息化管理的安全建设

其一，不断增加资金投入力度。一方面档案管理部门需要重视档案管理工作，并且积极争取高校领导的重视和支持，将档案信息化管理纳入到校园信息化建设当中来，从而解决档案管理基础建设中的资金问题。另一方面高校管理人员也需要看到档案管理工作的重要性，从而将资金、政策向档案管理方面倾斜。

其二，完善档案信息安全保障体系。数字化的档案管理方式对高校档案管理部门提出更高的要求，除了制定严格的保密制度、建立严格的监控机制、提高工作人员的保密意识以外，还需要强化档案信息化建设管理过程中的安全保障。一方面需要不断强化对于档案管理系统的监督，确保档案数据完整，强化对于电子档案的管理和监督，确保档案数据信息完整。另一方面还需要强化档案管理人员的网络安全意识和信息安全意识，加强网络管理系统的监控，采取有效的技术手段和管理方式。此外，对于保密等级比较高的文件还需要安装防毒防窃软件进行保护，工作人员还需要定期对重要档案数据资源进行备份，确保档案信息的安全性。

其三，提高工作人员的专业素质。高校档案管理人员一方面需要强化自身的业务能力，通过业务学习提高专业技术和专业能力。尤其在信息技术不断发展的今天，工作人员需要不断更新自身专业知识储备，才能适应档案管理工作的需要。另一方面高校管理人员需要定期组织对于档案管理工作热源的业务培训和教育会，帮助档案管理人员完善自身知识结构，丰富自身修养，从而在工作中不断创新，突破传统观念的局限。此外，在人员选拔和雇佣中，高校管理人员需要健全招聘与培训工作机制，选拔具有计算机技术与档案管理的全方面发展人才，优化档案管理队伍的人才结构。同时还需要健全培训选拔机制，创造良好的学习氛围，使得工作人员在了解档案管理的前沿发展成果的同时，相互进行交流，提高工作人员整体工作素质，优化档案管理人才队伍结构。

3 结束语

综上所述，高校档案管理数字化发展是档案管理工作的必然趋势，也给高校档案管理工作带来新的发展机遇和挑战。一方面高校需要积极搭建数字化平台，采取正确的方法提高档案信息化程度；另一方面档案管理人员也需要更新优化自身工作理念，提升自身服务水平。