利用计算机软件进行文件管理方法刍议

杨静 李园园 郑州升达经贸管理学院

引言

新时代的企业创建与发展离不开计算机云存储和网络开发应用，企业通常使用云端和大数据库联网，将所需文件保存到成文字和图纸的方式用于日常办公并上传至网盘等存储介质，在信息管理上很多企业进行专业人员的企业系统数据备份保存，极大的保护了企业的客户隐私信息和资料安全性，并且还可以处理企业具体事务和管理事项等日常工作，可谓是一箭双雕。本文所指的文件是利用计算机软件等工具，使用文字、图画和程序的信息，转换在计算机的硬盘上进行存储，使得计算机文件资料更加安全、更加合理的保存高效使用，即利用计算机常见软的优势进行文件夹存储。

1 存在问题

1.1 资料无规律

文件资料的存储功能对于计算机来说至关重要，但是经常员工们忙于工作疏于管理，导致常常出现资料乱放无序、信息难于搜索利用的现象。在经过计算机相关软件和智能桌面的摆放处理前，已然可以清晰地看到几乎绝大多数企业员工直接的将文件资料排放在电脑桌面上，而且是平铺，毫无顺序、毫无规则、毫无排列时间的的将文件资料进行随意排放分类。特别是在当前大数据、高智能的时代背景下，文件资料的高效利用成为工作中高效运转的制胜法宝。因此，与其杂乱无章的使用资料，不如利用相关软件进行高效整理和快捷使用。

1.2 存放无章法

好的文件资料存放和使用的好习惯是逐渐培养起来的，在基于计算机智能软件的利用基础上，文件的高效、有序、合理的整理习惯十分重要，便于寻找、利于使用，能够极大提升工作积极性。然而，在实际的企业办公使用中，很多员工会直接将文件命名为新建文件夹或者纯数字的文件夹，对于名字不以为然，随意性太强，并未长远的考虑到文件夹的名称可以被搜索、被检索到。因此，对于不同的资料类型便进行不同文件存放，并且进行有效的文件命才是正确的方法。

1.3 介质存储不同

当前的资料存放介质分为U盘、移动硬盘、刻录光盘、网上硬盘、大数据云端等多种存放渠道，一般情况下，资料所的数据盘如果出现任何一点儿错误，后果不堪设想。然而，若是电脑或者整个硬盘受到一定程度的物理损坏或人为破坏，那么对于文件和资料的复原则是灾难性的，会严重破坏到文件资料的保密性、安全性、完整性。经过一经验的教训，让很多员工在进行文件本地磁盘的保存后，再进行移动硬盘、U盘、云端、网盘、Mac、iPad、iPhone等工具备份。

1.4 不安全性

如果人人都能打开计算机上存储的文件和资料，那就不能够保证企业电脑的安全性和可靠性。显而易见，文件的安全性意义重大，因为在内容敏感、涉密和版权的要求下，企业在进行文件资料存放管理时，可以安心的进行文件的存放与管理，必要时可以设置开关机密码，开启文档隐身功能，甚至进行“3合1单导盒”工具通用口导入到涉密机中，并对非密信息进行杀毒处理后在进行数据传输。总之，重要的文件要进行保密机内存放。

2.计算机智能软件的使用和文件管理方法

2.1 文件创建

对于文件的名称一定要深思熟虑后让其呈现出规律性、识别性和便捷性等功能，比如：“时间+事件++部门+功能”的文件名字命名该文件夹或者文件资料等。同时，也可以借助相关智能文件创建和整理软件，比如：DropIt v8.5.1中文版(一款文件分类整理工具，选定很多各种类型的文件拖放到DropIt的悬浮窗上，它就会按照设定的分发目标目录整理文件，什么类型到什么目录，根据设置快速移动不同类型文件到相应文件夹)、File To Folder(创建子目录软件)v5.3.1免费版（一款非常不错的文件管理辅助软件，可以帮助轻松的整理电脑中乱糟糟的文件和文件夹，这款软件会自动为目录中的每个文件创建一个文件夹，并将它们移动到新的目标路径）等软件，在使用上述软件进行文件夹创建或者文件下载时，切记不可情急之下直接将文件存放桌面或者子目录下，显得毫无规律可言，不便于文件搜索和资料使用，以上两款常见的文件夹软件均可以实现高效的文件创建功能。

2.2 目录分类

目前来说有几个目录分类使用起来比较高效的软件：XYplorer(文件管理)v19.6中文版，是类似于“资源管理器”的Windows文件系统管理工具，具有强大的文件搜索、通用预览及可高度自定义的界面等特点，以及一系列用于自动进行周期性任务的独特功能，可以通过双面板、多标签模式来高效地浏览文件，每个面板都能开启多个文件夹标签，更方便的完成浏览、查看、复制、删除等操作，通过拖动可复制、移动、隐藏、锁定、重命名文件，也可以按需调整应用程序的外观和行为，包括字体、颜色、自定义工具栏按钮、文件图标和程序关联等；Hddb Pro(文件管理工具)中文版，是一款本地资源管理器，Hddb Pro通过双面板、多标签模式来高效地浏览文件，每个面板都能开启多个文件夹标签，更方便的完成浏览、查看、复制、删除等操作，比如要搜索特定文件夹下的，可以在资源管理器列出的文件夹上右击，然后在右键菜单里选择“Search here by Hddb”。如果想要搜索的文件夹在资源管理器里处于打开状态，在管理器文件列表的空白处右击。如果文件夹名包含空格，可以用引号将其包住，或者在文件夹路径最后加上斜杠，如c：program files*.txt。

3 利用软件的文件存储方法

3.1 企业存储方式

企业中的文件和资料等通常是进行专用备份的，或者使用WINDOWS系统进行保存。一般情况下是使用个人的用户账号，在磁盘上进行共享文件，将个人账号与文件进行绑定，最后对文件进行配置限定，以免数据的过大导致用户无法使用，比如，使用Beyond Compare官方版v4.2.8（可以高效对比整个驱动器和文件夹，检查大小和修改时间；或者逐字节完整验证每个文件；无缝集成了FTP站点、云存储和压缩文件，强大的过滤功能允许只看自己感兴趣的），主要原理是通过特殊设计对文件实行存储和备份的系统服务器，在性价上也相对合理，安全系数高，适合企业使用。

3.2 个人存储方式

个人化的存储方式相对来说比较多样化、个性化，毕竟年轻人使用起来便捷性最为重要，体验感必须要符合随时随地、随时随刻的高标准要求，无论多大的文件和资料均可以上传，因此，个人存储方式多数选择使用移动介质的快速保存，增加文件的整体安全性为主要存储措施。同时，要注册多个网络硬盘，比如：腾讯微云、百度网盘、115网盘、360云盘、华为网盘、新浪微盘等网盘等云端存储软件，无论是何种形式上的文件存储和备份，都需要在电脑的系统硬盘上进行合理调整后，在移动云端进行有线或者无线的的数据上传。

4 结束语

计算机软件能否合理高效的使用是文件资料的数据与信息能否精准整合与分析的成败，对局域网中的计算机进行集中管理，让使用计算机进行日常事务的企业在数据的安全与绩效的考核上能够有严谨的保密性和标准的评判性。作为新时代的科技产物，因为条件和设施的不足让其在创新和发展途中受到各种因素的干扰和困惑，但只要将其自身所具备的优点和特性充分的展现出来，再加上相对的合理体系制度，就会在未来的发展中无可限量。