石油企业办公室工作的问题分析与对策探讨

摘 要：新形势下，现代石油企业要想在残酷的市场竞争中得到长远健康发展，需要做好内部管理工作。办公室工作属于内部工作体系的一部分，在提升企业管理效率和质量方面占据着重要地位。文章主要结合石油企业的特点，以办公室管理工作特点和重要性作为出发点，探讨开展办公室管理工作的建议。

关键词：石油企业;办公室;问题改进

一、 引言

对石油企业来讲，办公室作为一个集服务、信息、参谋、指挥和运转之多种功能于一体的机关单位，具有协调机关上下各部门和连接企业领导和企业单位的“中枢神经”，工作中的任何一个环节都要确保准确、高效，否则将会给企业工作带来被动甚至造成损失。在新形势下，如何顺应时代步伐，充分发挥办公室的职能作用，迎接新任务和新挑战，显得迫在眉睫。

二、 石油企业办公室工作现状

（一）单调乏味，创新不足

与其他工作岗位的性质相比较而言，机关办公室的工作常常是单调乏味，任务繁重且琐碎，在别人看来，整天坐在办公室里，风吹不着，雨淋不着，尽管工作做得不少，但不能得到大家的承认和理解，加上办公室的工作成绩不像其他部门一样立竿见影，能迅速赢得领导重视，这在某种程度上就造成了部分工作人员对自己的工作缺乏有效定位，从而墨守成规、循规蹈矩、情绪被动、干劲不足，导致工作目标不明确，创新进取、开放思维劲头差，特别是在当前“低油价、转方式、调结构”的新形势下，办公室人员要不断地解放思想，更新观念，并创造性地开展工作，适应这种新体制的变化，做好领导的参谋。

（二）程序冗杂，呼唤简约

程序是指在工作中应该执行的手续和顺序，尽管时常要求办公室在处理公文、安排会议、印信使用管理等方面，尽可能地把每一项工作“简约化”，但实际操作起来，仍会不可避免的按照一定的程序，有准备、有步骤、循序渐进地进行必要的手续，耗时耗力。在油田“四化”建设的新形势下，要不断加快油田信息化建设，对办公室工作去繁就简，提高工作效率和工作质量，从而推动办公室工作的高效运转。

（三）调研基层少，情况摸不准

办公室的工作人员，平时大多是在处理公文、下发文件、接待和处理一些突发问题等事务上，繁杂琐碎的办公室工作必然会导致办公室工作人员很少深入一线进行调研，这样，由于掌握的素材不多，调研不足，从而就有了闭门造车、脱离实际、分析问题不透等现象，写出来的报告在深度和广度上都不能如实反映职工建议和需求，这在领导决策时参谋助手的作用发挥有限。

（四）办公自动化带来的挑战

近年来，随着信息技术的飞速发展，办公自动化给办公室工作带来新的办公手段和思路，同时也给办公室人员带来了新的技术挑战，比如在现代办公设备中，复印机、打印机、传真机、电脑等已成为办公室工作中不可或缺的设备，然而从办公室工作的长远发展来看，单位计算机联网，资源网络共享，无线组网，网络安全管理，局域网资源管理和分配等都已经出现在许多单位中，这些设备的使用、维护、管理、监控也都摆在办公室工作人员的面前。

（五）“在其位不谋其政”的现象普遍

多年来，办公室工作中普遍存在着“四多四少”的现象：办具体事务多，谋全局、当参谋者少;当前工作参谋服务多，超前谋划少;被动完成领导交办任务多，创造性开展工作少;一般性参谋建议多，有深度的调研精品少。

三、 做好办公室工作的几点思考

（一）加强学习，提高自身能力

办公室工作人员不仅要具备较高的政治素质，还要具备较强的业务能力和文化素养;既要有综合分析、文字表达的能力，又要有沟通协调、调查研究的能力，同时还要会使用各种办公室设备。这些能力的要求，就需要办公室工作人员的知识结构丰富、视野广阔、思维清晰，具备知识“复合型”人才的标准，以适应新的时代要求。因此，除了通过培训等方式全面提高办公室人员的素质，更新相关业务知识外，办公室工作人员自身还要与时俱进，不仅“人会我会”，更要“人会我精”，主动工作、超前服务，找准企业发展的立足点，促进各项工作的顺利开展。

（二）强化标准，确保高效规范

首先，办公室的日常工作很具体，有些事儿甚至很琐碎繁杂，只有建立健全各项工作制度，做到靠制度管人管事，才能使办公室工作和创新走上规范化、科学化的轨道。因此要不断修订完善规章制度，注意总结工作中好经验、好做法，深入分析其中的原因和经验教训，克服工作的盲目性和随意性，使之更加科学、更加合理、更加严密。

其次，职责标准化，就是按照项目管理方式，根据人员特点，合理分工，明确职责，实行分级管理、扁平化沟通的工作机制。管理者要善于带团队，努力为人员的专业学习、拓展眼界、个人提升等创造条件和机会，办事人员负责落实推进，充分发挥各级作用，形成合力，促进工作协调推进，提升整体水平。

最后，流程标准化，就是按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的要求，开展制度流程全面梳理，将工作程序、标准、时限等内容进行规范明确，形成具有可操作性的规范文件，实现标准化操作。

（三）事前控制，防患于未然

办公室工作事无巨细，每一个细节都不容忽视，在管理上办公室干部要敢于打破传统思维定式，對任何问题都要超前思考，提前介入，早考虑，早着手，要想领导所想，想领导未想，由被动变为主动，围绕企业阶段性重点工作，积极深入基层开展工作调研，梳理庞杂的信息，掌握充足资料，收集确凿信息，形成意见或部署方案，为领导提供决策参考，在执行过程中，以督办督查的方式跟踪、分析、敦促落实，工作完成后及时将决策落实反馈给领导。

四、 结语

办公室作为领导的参谋股室，必须多看多写，加强学习，多动脑筋，多调查研究，做到嘴勤，腿勤，手勤，只有这样办公室工作水平才能得到显著提高，办公室工作才能在历史发展中立于不败之地，与时俱进。

参考文献：

[1]郭洪斌.实现企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].化工管理，2018（36）：7-8.

作者简介：王丹，胜利油田东胜精攻石油开发集团股份有限公司。